De gemeente Zaanstad heeft het IT-beheer van haar duizend werkplekken uitbesteed. Naar verwachting zullen meer gemeentes dit voorbeeld volgen. Het Hilversumse bedrijf Inter Access kaapte de opdracht weg voor de neus van vele grote automatiseerders.
Irma Stroet, afdelingshoofd ICT van de gemeente Zaanstad, vertelt dat om vier redenen tot uitbesteding van het beheer van werkplekken, servers en netwerk is besloten. "De gemeente rekende ICT niet tot haar kerntaak, het werven en behouden van automatiseerders werd steeds moeilijker en de IT-afdeling bleek te klein om de uitdijende dienstverlening door de ruimere openingstijden goed te ondersteunen." Als vierde reden geeft Stroet aan dat er inmiddels op de markt genoeg IT-partijen zijn verschenen die de beheerwerkzaamheden kunnen overnemen.
Zaanstad startte een Europees aanbestedingstraject (dat moet voor overheidsopdrachten boven de vier ton), waarbij ICT-organisatieadviesbureau Quint Wellington Redwood de coördinatorrol vervulde. "Tweeënveertig bedrijven vroegen bij ons de prospectus op; uiteindelijk schreven 24 partijen zich in", vertelt Quint-adviseur Arno IJmker. "Op basis van elf criteria, zoals prijs, deskundigheid en ervaring, zijn de inschrijvingen tegen het licht gehouden. Uiteindelijk kwam Inter Access het beste uit de bus." Daarmee versloeg het Hilversumse IT-bedrijf alle grote meedingende partijen, waaronder Getronics, CSC, Origin, Pink Roccade, IBM en Centric. Alleen EDS deed niet mee, omdat de gemeente haar eigen, vrij nieuwe apparatuur voorlopig in huis wil houden.
Trend
Gedurende het aanbestedingstraject vertrok het merendeel van de beheerders. In totaal gaat er slechts één medewerker over naar Inter Access. Het contract heeft een looptijd van vier jaar, met optie tot verlenging. De afgeslankte ICT-afdeling (circa twaalf medewerkers) van de gemeente houdt wel de ICT-regie in handen en stuurt Inter Access aan. Daarnaast adviseert het Zaanstad over automatiseringsvraagstukken en biedt het gebruikers inhoudelijke ondersteuning voor KA-toepassingen. Los hiervan lopen er op andere afdelingen applicatiebeheerders rond, die de grote gemeentelijke systemen voor sociale diensten en burgerzaken onderhouden.
Zaanstad is een van de eerste gemeentes die op zo’n grote schaal ICT uitbesteed en de automatiseringsafdeling ontmanteld. Eerder waren dit Maarssen, Deventer en Leiden. Quint-analist IJmker ziet bij gemeentes een trend om facilitaire diensten, waaronder ICT, uit te besteden. "Bij Zaanstad speelde de vraag of de gemeente als ambtelijke organisatie de snelle ICT-ontwikkelingen nog zou kunnen bijbenen. Toen viel het besluit om het de deur uit te doen."
Stroet vindt dat een gemeente pas kan uitbesteden als het zicht heeft op hoe automatiseringsprocessen precies erlopen. "Pas dan zijn goede service level agreements af te sluiten en kunnen afspraken goed gecontroleerd worden." Bij de gemeente Leiden loopt over twee jaar het contract met IBM af. Vijf jaar geleden besteedde Leiden haar rekencentrum-activiteiten uit aan IBM. Hoofd automatisering Karel Hollink meldt dat er dan opnieuw gekeken wordt naar wat er wordt uitbesteed en aan wie.
Tactiek
Inter Access is geen bekende naam op uitbestedingsgebied. Toch heeft het bedrijf ervaring in het beheren van machineparken en infrastructuren, vooral na de overname van Interprom vorig jaar. "Dat leverde ons kennis van HP Openview en Tivoli op", aldus woordvoerder René van der Kolk. Ook is het bedrijf – bekend als SAP-specialist – sinds de overname van Cens Software in 1999 actief geworden op de overheidsmarkt. Volgens IJmker zette Inter Access een prijs neer die door grotere bedrijven als onrealistisch wordt bestempeld. Van der Kolk ontkent echter dat zijn bedrijf via deze tactiek een groter gemeentelijk marktaandeel wil veroveren.
