Bedrijven die hun inkoopproces willen automatiseren hebben met het inhuren van een procurement-applicatie een hele zorg minder. Dat zegt aanbieder Purdoc. Is deze stap inderdaad zo gemakkelijk?
Oprichter Bart Hartman ziet een hoge toegevoegde waarde die zijn bedrijf Purdoc biedt, omdat het bedrijven hun inkoopsores uit handen neemt. "Onze dienstverlening is erop gericht om het inkopen van producten elektronisch via onze website plaats te laten vinden. Wij koppelen een aantal vaste leveranciers aan ons systeem en bedrijven kunnen voortaan hun goederen via onze site bij deze leveranciers bestellen." Purdoc heeft in een pilot tien vestigingen van Getronics uitgerust met de inkoopvoorziening voor kantoorartikelen, kleding en drukwerk en is nu klaar om zijn diensten in Nederland en een aantal Europese landen aan te bieden.
De prijs die de onderneming vraagt voor zijn diensten is gerelateerd aan het inkoopvolume dat met het systeem bereikt wordt. Purdoc rekent 2 procent over het inkoopvolume met een minimum van 40 miljoen euro. Bestelt een klant minder dan dit volume dan kan het percentage oplopen tot 5 procent bij een bestelbedrag van 2 miljoen euro. Daarnaast vraagt Purdoc 4000 euro per gekoppelde leverancier en aan de leverancierskant tussen de 10.000 en 15.000 euro afhankelijk van de complexiteit van de exercitie. Stel dat een bedrijf via Purdoc bij vier vaste leveranciers zijn producten wil inkopen dan zijn de ondernemingen gezamenlijk in ieder geval een begininvestering van 56.000 euro kwijt. De rest, dat wil zeggen implementatie, opleiding en onderhoud van het systeem, is in handen van Purdoc.
Het Purdoc-systeem werkt met een Oracle-applicatie en Oracle-database en is via adapters nu al te koppelen aan het Triton-systeem van Baan en aan het Sap erp-systeem. Broadvision-software verzorgt de verpersoonlijking van informatie, zodat inkopers na het aanmelden een favorietenlijstje van goederen te zien krijgen. Als hardware-platform is gekozen voor Sun-servers, die bij Level3 staan en bij Simac in beheer zijn. Het Nederlandse Esperanto is verantwoordelijk voor koppelingen met systemen van leveranciers. Inforay levert management-informatie over het bestelgedrag, zodat dit tot op het artikelniveau per kostenplaats op te vragen is.
Purdoc heeft, als de zaken voorspoedig lopen, binnen de kortste keren de beschikking over een schat aan bedrijfsinformatie. In de database ligt het inkoopgedrag van tientallen bedrijven, misschien wel concurrenten van elkaar, voor het grijpen. Welke grondstoffen koopt een producent op welk moment in? Dit en andere strategische vragen zouden met een eenvoudigequery zo uit het systeem te halen zijn. De vraag of zijn handen ook jeuken ontkent directeur Hartman met nadruk. "Wij zullen nooit bedrijfsinformatie doorsluizen naar andere partijen. Dit leggen wij contractueel vast. Het feit dat ondernemend Nederland een redelijk dorp is, zal ons daar zeker van weerhouden. We hoeven het maar een keer te doen en onze reputatie is naar de knoppen."
Hartman verwacht nog veel zendingswerk te moeten verrichten voordat de scepsis over het inkopen via internet in interesse omslaat. "Het naar de markt brengen van het procurement-systeem is een vrij tijdrovend proces geweest, omdat bedrijven en leveranciers uitermate sceptisch kijken naar nieuwe ontwikkelingen als elektronische handel," aldus Hartman. "Het duurt lang voordat wij een bedrijf of leverancier over de brug kunnen halen. Voor een deel is deze huiver te begrijpen, want inkoopinformatie doe je natuurlijk niet zomaar de deur uit."
