De verwachte besparingen door elektronisch in te kopen zijn op korte termijn moeilijk hard te maken. Investeringen in niet alleen peperdure software, maar ook een kostbare aanpassing van bedrijfsprocessen en bijbehorende administratieve systemen slokken de besparingen grotendeels op.
De drijfveer achter elektronisch inkopen is eerder uit de adviespraktijk afkomstig dan een zelfstandig marktverschijnsel", beweert Arjan van Weelen, Nevi-hoogleraar Inkoop en Supply Chain Management aan de Universiteit Nijenrode en Technische Universiteit Eindhoven, op het Electronic Procurement Congres dat vorige week in de Rotterdamse Doelen plaatsvond. "Vanuit het verstand geredeneerd is het heel logisch dat procurement besparingen oplevert. Toch is het in de praktijk uitermate lastig uit te voeren. Lang niet alle productsegmenten laten zich zo gemakkelijk lenen voor elektronisch inkopen."
Van Weelen laakt de investeringen van bedrijven die zonder strategisch inkoopplan veel geld in dergelijke toepassingen steken. "Heineken voert maandenlang overleg over het inrichten van een nieuwe productielijn. De deelname aan de marktplaats Transora is in enkele weken tijd beslist. Ik vermoed dat die snelheid voortvloeide uit de gedachte dat de boot niet gemist mag worden." In de ogen van de professor is de beschikbare software veel te duur.
Dat is ook de ervaring van Herman Dekker, die bij ABN Amro verantwoordelijk is voor de invoering van Ariba-software voor het elektronisch inkopen. "De pakketten zijn duur, maar herstructurering van de bedrijfsprocessen en aanpassing van administratieve systemen nemen het leeuwendeel van de kosten voor hun rekening. De bank is begonnen met elektronisch inkopen van visitekaartjes, omdat deze best een dag later kunnen komen. Nu bestellen we uitzendkrachten en consultants via Ariba. Een belangrijke reden voor deze keuze is dat hierop 30 procent te besparen valt, zodat het nut van de investering snel hard te maken is. Daarnaast gaat het nog steeds niet om een bedrijfskritisch onderdeel."
Terugverdienen
Dat het een hele klus is de investering van e-procurement terug te verdienen blijkt uit het verhaal van Martin Dober, manager Ebusiness bij de Swissair Groep. Dit Zwitserse concern besloot in 1998 in elektronisch inkopen te investeren om de schaalgrootte van het moederconcern uit te buiten. Met het systeem kopen zelfstandige dochterbedrijven bepaalde goederen gezamenlijk in. "We plukken nog steeds de financiële voordelen niet, ook al kopen we nu de helft van onze goederen elektronisch in", aldus Dober. "De oorzaak is dat lang niet iedereen met het Ariba-systeem werkt. Nog steeds hebben wij duizenden SAP-licenties nodig, omdat bestellingen via dit erp-systeem verlopen. Ook draait de fax nog steeds naast de webbrowser."
Volgens Dober is het sowieso onmogelijk om besparingen van 60 tot 70 procent ten opzichte van een papieren inkoopproces te realiseren. "Swissair Groep ging uit van een conservatieve schatting van de besparingen van 7,5 procent met een totaal van 36 miljoen gulden. Dat doel is nog niet bereikt. Het is nu zelfs zo dat een aangepast proces voor de betrokkenen duurder kan lijken. Zo wordt promotiemateriaal dat vroeger via een binnenlandse vlucht bij het hoofdkantoor terechtkwam nu door de post bezorgd. Doordat het vervoer nu uitbesteed is lijkt het proces duurder."
Chemnuity
Roel van Driel, business line manager bij Chemnuity, een publieke marktplaats voor de handel in chemicaliën, ziet leveranciers vooral terugdeinzen voor zogenaamde omgekeerde veilingen, waarbij meerdere leveranciers op een vraag bieden, zodat afnemers de offerte met de beste prijs eruit kunnen pikken. "Bij deze opzet wordt de commerciële relatie tot één aspect teruggebracht: de prijs. Leveranciers moeten vier uur lang klaar zitten om te reageren op een bod van bijvoorbeeld drie of vier vrachtwagens aceton", geeft Van Driel als voorbeeld. "Dat kan gewoonweg niet uit."
"Op Chemnuity reageert een leverancier anoniem maar één keer in een sourcing (plaatsing van een order waar leveranciers vervolgens offertes op kunnen uitbrengen, red.), die 25 uur in beslag neemt", vervolgt Van Driel. "In het sourcing-portaal van onze marktplaats, die gebaseerd is op een koopgericht systeem van Interworld, ondersteunen wij leveranciers bij het plaatsen en verwerven van orders. In ruil daarvoor krijgen zij toegang tot een online catalogus. Naast dit portaal hebben wij een marktplaats voor de handel in standaard chemicaliën."
