Het klinkt als het ei van Columbus: slim zaken doen of ‘business intelligence’. Is ‘bi’ een nieuw modewoord of oude wijn in nieuwe zakken? Bedrijfsintelligentie is niet meer en niet minder dan het verzamelen, analyseren en interpreteren van alle interne en externe informatie die relevant is voor het besluitvormingsproces op alle niveaus van een organisatie. Zakenmensen doen dit al eeuwen. Wel nieuw zijn de omstandigheden.
‘Slim zakendoen’ is als uitgangspunt voor een bedrijf niet ambitieus genoeg. Doel is dat zowel management als werknemers beschikken over de juiste informatie, in de vorm van harde cijfers en analyses, om de goede beslissingen te kunnen nemen. De meeste bedrijven doen dat al langer, sommige zelfs meer dan twintig jaar. Nieuw is de huidige overvloed aan informatie. Die groeit de eenvoudige rapportagetools boven het hoofd. Tegenwoordig is specifieke programmatuur voor ‘datamining’ nodig om de juiste informatie, de correcte combinatie van gegevens en bijgevolg de goede basis voor analyse naar boven te halen.
Gemanipuleerd
Informatie geeft een bedrijf de mogelijkheid om inzicht te krijgen in zijn markt, zijn prestaties hierin te analyseren, werkmethodes te verbeteren en op die manier meer winst te boeken. Dit moet snel gebeuren; ‘in real time’ is geen loos begrip meer. Ogenblikkelijk de juiste conclusies trekken uit allerhande data kan het verschil maken tussen marktleiderschap of niet. Zoals Bill Gates al zei: "Informatie wordt in de toekomst de enige onderscheidende factor."
Het white paper van IBS ‘Business Intelligence: Business Perspective’ stelt dat 90 procent van de beschikbare bedrijfsdata niet gebruikt wordt bij het besluitvormingsproces. Hier wringt in veel bedrijven de schoen. In het nabije verleden namen organisaties de processen gretig onderhanden. In iedere afdeling werd duchtig geautomatiseerd en geïnformatiseerd. Er werd met man en macht gewerkt aan efficiëntie, maar bedrijven staken weinig energie in het op elkaar afstemmen van de kennis in de verschillende afdelingen. Elke afdeling beschikte over zijn eigen database. Lokale efficiëntie werd als het belangrijkste doel ervaren. Wat ergens logisch is; waarom zou je denken aan het delen van informatie tussen afdelingen en het op elkaar afstemmen daarvan wanneer de processen in de eigen afdeling nog niet op in orde zijn?
Het gevolg hiervan was dat in het verleden managementinformatie uit verschillende bronnen kwam, vervolgens geredigeerd werd en wellicht in veel gevallen ook gemanipuleerd is. Dat resulteerde dan weer in verschillende rapporten met hetzelfde doel maar onderling afwijkend cijfermateriaal. Gunther Robaert, business unit director van Teradata Belux, leverancier van analytische software: "Pure rapportage is geen lucratieve bezigheid. Je werkt immers met gemiddelden en samenvattingen, wat een ruw beeld van de realiteit oplevert. Het gaat erom een antwoord te vinden op ‘waarom’ iets gebeurt zoals het gebeurt, waarom bijvoorbeeld de omzet daalt. Dan pas kan je gepaste actie ondernemen. Die eerste fase van rapportage met taartdiagrammen en grafieken was wellicht de kleurrijkste fase in de geschiedenis van bi, maar ook de minst effectieve. Gemiddelde analyses leiden immers ook tot gemiddelde beslissingen."
Verder doorgronden
Een evolutie drong zich daardoor op: van ‘wat is er aan de hand’ naar ‘waarom is dat aan de hand’ en ‘wat mogen we in de toekomst verwachten’ (predictive modelling). Een eerste stap naar een antwoord hierop is het koppelen van al die verschillende databases uit de diverse afdelingen, ook wel eai (enterprise application integration) genoemd.
Managament Summary
|
De koppeling van verschillende databases is dus slechts een eerste stap. Om verder te gaan in het doorgronden van de bedrijfsvoering zijn datawarehousing en datamining onontbeerlijk. Pas dan belandt men bij de kern van bedrijfsintelligentie. Inmiddels zijn veel bedrijven bij de eerste stap beland, maar nog niet bij de tweede.
Vaak worden gegevens uit de ‘oude’ databases gedownload naar het datapakhuis, een soort superdatabase. Op die manier krijgt de organisatie de beschikking over een berg gegevens die de basis vormt voor allerlei specifieke vraagstellingen van management en personeel. Dit gebeurt met ‘analytische dataminingsoftware’. Dat zijn slimme programma’s die in grote hoeveelheden informatie patronen kunnen ontdekken die met het oog en een gewoon stel menselijke hersenen niet te detecteren vallen. Softwareleveranciers als SAP, Oracle, Peoplesoft, Siebel, Business Objects, Information Builders en SAS Institute begeven zich nu alle op de bi-markt.
Reactievermogen
Datamining wordt vaak in eerste instantie aangewend om de klanten beter te leren kennen en ze daardoor adequater in de eigen stal te kunnen vasthouden. De link met crm (customer relation management) en de ‘balanced scorecard’ is niet ver weg. Klanten terugwinnen kost immers geld. Wanneer het klantenverloop met enkele procenten valt terug te dringen, hebben grote bedrijven al snel veel geld verdiend. Door deze succesverhalen uit de praktijk zetten organisaties vervolgens vaak de bi-tools in op andere vlakken van de bedrijfsvoering, meer en meer ook ten behoeve van de mensen op de werkvloer zelf.
Overigens hoeft bi zich niet tot het eigen bedrijf te beperken. Kennis kan evengoed gedeeld worden tussen partners in een bepaalde keten. Leveranciers en afnemers kunnen immers belangrijke indicatoren uit de bedrijfsvoering delen. Door kennis te delen zijn bijvoorbeeld kosten te besparen. Bovendien vergroot dit het reactievermogen van de keten als geheel. Door een goed inzicht dankzij bi kunnen bijvoorbeeld de voorraad en de productiecapaciteit van leveranciers op elkaar afgestemd worden en is de mogelijke vraag in kaart te brengen. Op die manier zal bi over enige tijd deel uitmaken van het zakenleven. ‘Slim’ zakendoen wordt dan ‘gewoon’ zakendoen.
Ongebruikt is verloren
De bedrijfsomgeving verandert tegenwoordig in een razendsnel tempo. Het is zaak die veranderende omgeving bij te houden. Ook wordt het zakenleven complexer door de opkomst van gevarieerdere producten en diensten. Bi helpt door de bomen het bos te blijven zien en stelt een bedrijf in staat de bestaande it-systemen zo lang mogelijk te blijven gebruiken. Diverse computertoepassingen en -systemen in de financiële-, verkoop-, marketing-, aankoop-, productie- en hr-afdelingen zijn nu eensgezind voor hetzelfde doel inzetbaar. Het voordeel is dat bedrijven en hun mensen de mogelijkheid krijgen vlugger te ageren, breder toegang krijgen tot meer informatie en voortaan in staat zijn om op een andere manier tegen de beschikbare data aan te kijken.
Bij bi draait het om het nemen van betere zakelijke beslissingen. Jan Meir, auteur van het IBS-white paper, stelt daarom dat beslissingen over de aankoop van bi-tools en de bijhorende architectuur steeds genomen moeten worden door zowel het management als de it-mensen. Bovendien moet de organisatie ook de gebruiker bij het bi-verhaal betrekken. Een ongebruikte bi-tool is immers een verloren bi-tool. < BR>
