Software asset management (sam) is een essentieel element in het nalevingsprogramma van bedrijven. Gegevensbescherming en andere wettelijke eisen zijn natuurlijk belangrijk, maar het in licentie geven van software is vandaag de dag een heel zichtbaar probleem. Door softwareleveranciers worden soms ongelooflijke claims neergelegd vanwege winstderving door niet-betaalde licenties, die tot miljarden euro’s kunnen oplopen.
Het is dan ook belangrijk dat een bedrijf een goedgedefinieerde methodologie hanteert voor het voldoen aan de eisen. Daarbij wordt de hulp van gespecialiseerde derde partijen ten zeerste aanbevolen. Als deze methodologie is ingevoerd, is sam het volgende onderwerp. Dit is gelijk een probleem, omdat het kiezen van het juiste sam-product behoorlijk lastig is.
Wellicht is de eerste vraag die beantwoord moet worden: waarom doen we al die moeite en uitgaven? Eerder gaf ik al aan dat sam noodzakelijk is voor een correct beheerd en betrouwbaar systeem, maar vandaag richten we ons op de licenties. Er worden vragen gesteld over het recht van een softwareleverancier om gebruikerssystemen te auditen en het benodigde aantal licenties te vergelijken met de officiële gegevens die in Redmond of andere plaatsen worden bijgehouden. Vervolgens zijn er vragen over onbedoelde of opzettelijke onderbetaling, omdat alleen degenen die bewust gebruikmaken van onbetaalde licenties bezwaar zouden hebben tegen een audit. In de praktijk weten de verkopers hoeveel licenties er zijn betaald en wat een ‘normale hoeveelheid’ is voor het soort bedrijf. Er wordt alleen actie ondernomen als er aanzienlijke verschillen opgemerkt worden.
De softwareleveranciers suggereren dat ongeveer 25 procent van de gebruikte software in Europa niet betaald is, maar tegelijkertijd blijkt dat veel grote bedrijven over een overschot aan licenties beschikt. Dit vloeit voort uit het feit dat het voor sommige organisaties enorm pijnlijk zou zijn betrapt te worden op illegale software, zoals de politie of de BBC in Groot-Brittannië (die wordt betaald door verplicht kijk- en luistergeld). Uiteindelijk komt het erop neer dat alle bedrijven die legaal willen werken, sam zullen moeten implementeren.
Software voor het kleinere bedrijf wordt geleverd als individueel verpakt product dat, eenmaal geïnstalleerd, op de machine actief blijft. Grotere organisaties beschikken over een flexibelere, server-gebaseerde licentieovereenkomst, waarbij de software naar de afzonderlijke desktops wordt gedistribueerd vanaf een centrale server. Het is dan eenvoudig het aantal geactiveerde licenties te traceren in de database op de server.
Hier bestaat echter ook een mogelijkheid tot kostenbesparing op de uitgaven voor sam zelf. De veelgebruikte producten als Word zullen beschikbaar zijn op vrijwel alle pc’s terwijl andere pakketten als Access of Photoshop slechts door enkelen gebruikt worden. Sommige producten worden in groepen in licentie gegeven, zodat de gebruiker over alle producten in de groep beschikt, of ze nu gebruikt worden of niet. Dit is voor veel gebruikers even slikken, maar het is duidelijk omlijnd en goed te beheren. Toch zijn er veel gevallen waarin een gebruiker een softwarepakket uitprobeert of slechts eenmalig voor één specifiek doel gebruikt. Na distributie zullen de gewone sam-agenten deze software detecteren en zal er dus voor betaald moeten worden. Een meer geavanceerd sam-product zal herkennen dat een pakket is geïnstalleerd, maar al langere tijd niet is gebruikt. De licentie kan dan worden verwijderd en teruggeplaatst in de licentie-pool voor gebruik door iemand anders.
Het grootste probleem blijft echter nog steeds dat de meeste softwarelicenties worden berekend op het aantal potentiële gebruikers, en dat is natuurlijk vele malen hoger dan het aantal feitelijke gebruikers. Dat is verkeerd!< BR>
Martin Healey, pionier ontwikkeling van op Intel gebaseerde computers en c/s-architectuur. Directeur van een aantal it-bedrijven en professor aan de Universiteit van Wales.
