Toezicht op e-mails en instant messaging binnen bedrijven steeds scherper
In Nederland wordt het merendeel van de e-mail en een groot gedeelte van de instant messaging (chat)-berichten (IM) van de medewerkers gecontroleerd. Daarmee liggen de cijfers in Nederland voor e-mail (66 procent) boven het gemiddelde (56% procent) en voor IM-berichten (31 procent) iets onder het gemiddelde (36 procent) in de regio Europa, Midden-Oosten en Afrika (EMEA). Dit is de uitkomst van het nieuwste Storage Index-onderzoek dat werd uitgevoerd in opdracht van Hitachi Data Systems.
Het onderzoek werd uitgevoerd onder grote en middelgrote bedrijven in het EMEA-gebied. Meer dan de helft van de ondervraagde bedrijven (56 procent) monitort de e-mails van medewerkers standaard. Een derde van de bedrijven (36 procent) controleert ook IM-communicatie en 68 procent heeft expliciete richtlijnen voor e-mail- en IM-gebruik van medewerkers.
De introductie van de nieuwe regelgeving voor de aansprakelijkheid van bedrijven, zoals de Sarbanes-Oxley Act, is niet populair onder medewerkers die er dubieuze e-mail- en IM-praktijken op nahouden. Toch heeft de nieuwe regelgeving ertoe geleid dat veel bedrijven hun beleid ten opzichte van elektronische communicatie onder de loep nemen. Dat geldt zeker voor sterk gereguleerde markten als de financiële dienstverlening, waar bedrijven geconfronteerd worden met hoge boetes als ze niet voldoen aan de audit-eisen voor communicatie.
Volgens Hitachi Data Systems wordt de introductie van striktere en efficiëntere e-mailbeheersystemen gezien als dé oplossing om de storage-kosten voor de snel-groeiende hoeveelheden berichten te minimaliseren. Uit het onderzoek blijkt dat e-mailberichten, inclusief bijlagen, tot meer dan 40 procent van de dataopslagcapaciteit van een bedrijf kunnen beslaan.
Het onderzoek toont aan dat minder dan een op de vijf bedrijven (18 procent) e-mailberichten langer dan drie jaar bewaart. Dit ondanks dat de diverse regels aangeven dat elektronische communicatie tot acht jaar bewaard moet blijven. Voor Nederlandse bedrijven geldt dat het percentage dat e-mail tot drie jaar (53 procent) en langer dan drie jaar (22 procent) bewaart, boven het EMEA-gemiddelde van respectievelijk 43 procent en 18 procent ligt. Voor het bewaren van IM-berichten tot drie jaar zitten Nederlandse bedrijven met 9 procent onder het gemiddelde van 20 procent. Voor een bewaarperiode van meer dan drie jaar ligt het Nederlandse percentage (9 procent) boven het EMEA-gemiddelde (6 procent). Het is zorgwekkend dat slechts één op de 20 bedrijven IM-berichten langer dan drie jaar bewaart, terwijl driekwart van de ondervraagden deze berichten helemaal niet opslaat. Zeker doordat IM wordt erkend als het snelst groeiende communicatiemedium ooit. Analistenbureau Gartner verwacht dat circa 70 procent van de bedrijven, bewust of onbewust, een vorm van een IM-client gebruikt. Deze resultaten onderstrepen de problemen voor IT-afdelingen voor het beheer van een communicatietool die oorspronkelijk voor consumenten ontwikkeld is.
De resultaten van dit onderzoek zijn gebaseerd op 690 anonieme interviews met IT-directeuren in EMEA.
