Dat epm aantrekkelijk is voor organisaties die projectmatig werken staat voor Jaap van Belkum “buiten kijf”. De vraag is volgens hem of dat een apart epm-systeem vereist; de benodigde functionaliteit zit grotendeels al in de betere erp-systemen.
In ‘Stap voor stap voor stap voor …’ (Computable, 7 mei 2004, p. 10) van Erik van Dijk en Willem van Ravesteijn staat enthousiast beschreven hoe epm (enterprise project management) kan worden ingezet en vooral hoe een implementatie ervan valt uit te voeren. Dat epm-systemen aantrekkelijk zijn voor bedrijven die (grotendeels) projectmatig werken staat voor mij buiten kijf. Ik vraag me echter af hoe vaak het nuttig is om daarvoor een apart epm-systeem in te zetten.
Van Dijk en Van Ravesteijn hebben hun verhaal geïllustreerd met een epm-softwareschema met project- en programmafuncties, combinaties hiervan en doorlopende functies. Het valt meteen op dat vooral de in het schema genoemde doorlopende- en projectfuncties op de een of andere wijze ook worden aangeboden door erp-systemen met crm-modules. Epm-systemen zijn gezien de kosten en de rompslomp vooral rendabel bij middelgrote tot zeer grote bedrijven. Nu hebben juist veel van de middelgrote en vrijwel alle grote bedrijven al erp-systemen in gebruik. De doelgroep voor epm-systemen is dus al voorzien veel epm-functionaliteit, maar is dat voldoende?
Erp-functionaliteit
Met erp-systemen valt veel bedrijfsinformatie gestructureerd vast te leggen, zoals de behoeften en wensen van klanten, concrete opdrachten, klachten, relevante contactpersonen en hun rol, offertes en andere correspondentie met de klanten, kennis en vaardigheden van in te zetten personeel, uitgegeven en nog beschikbare financiën en materialen, leveringen, bestellingen en logistieke gegevens. De meeste voor projecten en projectportfolio’s benodigde gegevens zijn dus in principe al in erp-systemen vastgelegd. Kun je die dan ook voor een project gebruiken?
Een erp-systeem kan een projectmodule bevatten. Met zo’n module is ook de visuele presentatie mogelijk van mijlpalen en ingezette en geplande uren op diverse niveaus. De betere erp-systemen bieden verder de mogelijkheid om kwantificeerbare ervaringsgegevens te koppelen aan projectactiviteiten. De gemiddelde hoeveelheid in te zetten uren en materialen is bijvoorbeeld te koppelen aan de oplevering van producteenheden. Door koppeling van geplande aan gebruikte middelen zijn deze ervaringsgegevens bij een gebruiksscenario aan te passen aan de methoden en vaardigheden.
Erp-systemen zijn voorzien van uitgebreide mogelijkheden om zelf sjablonen voor correspondentie te gebruiken. Daarmee kan je sjablonen voor projectdocumenten maken, zoals Prince II-documenten, zonodig met informatie rechtstreeks uit de database. Dit betekent dat naast de standaard managementinformatierapportages ook projectrapportages mogelijk zijn. Projectleden zijn via het erp-systeem bovendien van informatie te voorzien door taakgerelateerde berichten en ‘direct-mail’. Erp kan ook uitgebreide zoekmogelijkheden voor projectdossiers bieden. Dat is allemaal functionaliteit die je voor epm kunt inzetten.
Mankement
De auteurs stellen terecht dat je voordat je epm-software kunt inzetten wel aan een flinke trits voorwaarden moet hebben voldaan. Is een erp-systeem reeds succesvol in gebruik, dan is daar al grotendeels of zelfs geheel aan voldaan. Genormaliseerde invoer van gegevens en het delen van informatie is geaccepteerd en past bij de cultuur van relatiebeheer en de gestructureerde bedrijfsvoering.
Er zijn nog bedrijven die niet aan die organisatorische voorwaarden voldaan hebben. Bij die organisaties is daarom of nog geen erp-systeem ingevoerd of de implementatie ervan niet succesvol te noemen. In die gevallen zal het verstandiger zijn om eerst de organisatieproblemen op te lossen voor je epm gaat gebruiken.
De voordelen en voorwaarden die Van Dijk en Van Ravesteijn aan epm toeschrijven zijn ook aan erp-systemen toe te schrijven. Welke gegevens en functionaliteit missen die dan nog om voor epm ingezet te worden? Het grote mankement van de gangbare erp-systemen is het ontbreken van voldoende functionaliteit voor het analyseren en managen van bedrijfs- en projectrisico’s. Risicoaandachtspunten kan men wel kwijt, maar een gestandaardiseerde checklist en werkstroom voor de afhandeling van risico’s is door de bank genomen afwezig. Die moet dan door maatwerk geleverd worden. Erp-projectmodules hebben meestal een beperkte ‘wat als’-analysefunctionaliteit, maar die zou verder ontwikkeld kunnen worden voor een betere ondersteuning van beslissingen.
Bekritiseren
Een separaat epm-systeem biedt slechts een beperkte erp-functionaliteit en moet gekoppeld worden aan een reeds aanwezig erp-systeem wil je dubbele invoer van gegevens voorkomen. Een keuze voor een erp-systeem met projectmodule ligt daarom meer voor de hand dan de aanschaf en implementatie van een apart epm-systeem. Dat scheelt invoering en beheer van overlappende systemen en de verwarring door nog meer leveranciersgebonden termen die je bij het gebruik tegenkomt. Voor de klassieke complexe projectsituatie met een eenmalige organisatie en unieke combinatie van processen en methoden kan MS Project of een vergelijkbaar programma gebruikt worden.
Van Dijk en Van Ravesteijn prijzen niet zozeer epm-systemen maar bekritiseren bestaande erp-systemen. Microsoft, waarvan de epm door de heren uitgebreid is beschreven, heeft erp-systemen in zijn productaanbod door de aankoop van Great Plains en Navision. Als de bijbehorende planningmodules van die software niet geheel voldoen, zou het concern daar eens naar moeten kijken. Of geldt ‘information at your fingertips’ niet zonder een epm-softwarehype te creëren? Het continu verbeteren van erp-systemen en bijbehorende implementatiemethoden door kritische epm-specialisten zou ik toejuichen.< BR>
Jaap van Belkum
