Bob Schat hanteert in zijn stuk ‘Slagvaardig met ict’ (Computable, 5 november 2004) een te simplistisch strijdplan om ict te vernieuwen. Althans, dat vinden Aernoud van de Graaff en Johan Timmermans, solution architecten bij PinkRoccade.
Een technische bottom-up benadering doet geen recht aan het directe belang voor onze klanten. In onze praktijk zien wij dat bedrijven vooral geïnteresseerd zijn in hoe ict aansluit bij hun zakelijke doelstellingen. Deze doelstellingen zijn bepalend voor het vaststellen van de ict -behoefte van een organisatie, de benodigde functionaliteit en informatie, dienstverleningsniveaus en de daarvoor benodigde besturing en organisatie.
De onderliggende techniek krijgt steeds minder aandacht en wordt steeds vaker uitbesteed. De infrastructuur moet ‘smart’ zijn, en snel geschikt te maken zijn voor nieuwe of veranderende business en daarmee voor nieuwe toepassingen. Kernwoorden hierbij zijn: betrouwbaar, flexibel (adaptief), schaalbaar en kosteneffectief. Een centrale infrastructuur ligt voor de hand, maar hoeft niet. Centralisatie is een middel en geen doel op zich. Onze benadering omvat een transformatie gebaseerd op een integrale architectuur van de informatievoorziening en de infrastructuur. Daarbij worden tevens de consequenties voor de organisatie-inrichting (mensen, processen, producten/diensten) meegenomen. Zowel voor de gebruikersorganisatie als de ict-afdeling zelf.
Informatievoorziening:
In het artikel van Bob Schat wordt gesteld dat de kern van de oplossing onder andere ‘een reductie van het applicatieportfolio’ omvat. In onze ervaring is het rationaliseren van applicaties een van de minst grijpbare processen en daarmee een van de grootste risico’s binnen een transformatie.
Onderdeel van de integrale architectuur is de architectuur van de informatievoorziening die de informatie- en functionaliteitbehoefte van de organisatie beschrijft. Door het huidige applicatie-portfolio te confronteren met deze architectuur, ontstaat het beeld van de benodigde transformatie.
Waar bestaande applicaties passen in de architectuur wordt volstaan met het overzetten (eventueel scripten, testen en implementeren) van deze applicatie naar de nieuwe infrastructuur.
Voor elke bestaande applicatie die niet past in de architectuur van de informatievoorziening of niet past in de nieuwe infrastructuur wordt een business case opgesteld. De business case geeft inzicht in de benodigde inspanning, tijd, kosten en risico’s die het uitfaseren, functioneel aanpassen of technisch upgraden van de applicatie met zich meebrengt, afgezet tegen de voordelen van het niet meer beheren van de huidige (versie van de) applicatie. Op basis van deze business cases wordt een definitieve applicatieportfolio vastgesteld, waarna projectmatig de transformatie van de applicaties naar de nieuwe omgeving wordt geëffectueerd.
Indien de applicatie niet past in de nieuwe architectuur, maar uitfasering (nog) niet opportuun is wordt door virtualisatie (zoals met behulp van VMWare) of ‘legacy wrapping’ (bijvoorbeeld met Citrix en Softgrid) deze applicatie een plekje gegeven in de nieuwe infrastructuur.
Overigens leert de ervaring dat naast mogelijke technische obstakels met name de volgende punten een grote rol spelen in het rationaliseren van de applicaties. De besluitvorming over welke applicatie in de nieuwe portfolio moet worden opgenomen (en dus ook welke applicatie wordt geschrapt), het beschikbaar krijgen van de benodigde informatie en gekwalificeerde resources voor het vaststellen van de business case, het testen en migreren van de applicatie en de daarbij benodigde conversie van data, en tot slot het langdurige proces van rationalisatie van de applicatieportfolio.
Gedurende de looptijd van de transformatie staat de wereld echter niet stil. Dus wordt niet alleen de interne transformatie gemanaged, maar ook de omgeving. De strategie, aanpak en inhoud van de transformatie wordt zodanig aangepast dat ook bij veranderende omstandigheden de doelen worden gerealiseerd.
Organisatie
Mogelijk nog moeilijker te realiseren dan de nieuwe applicatieportfolio is het afstemmen van de ict-organisatie op de ict-behoefte van de gebruikersorganisatie en het gewenste dienstverleningsniveau.
De taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van medewerkers worden aangepast aan de eisen van deze nieuwe ict-organisatie. Ze worden omgeschoold of herplaatst, terwijl voor andere posities nieuwe medewerkers worden aangenomen. De ict-organisatie wordt op deze wijze opnieuw opgebouwd, locaties worden mogelijk afgestoten, processen worden aangesloten op de nieuwe architectuur en er worden nieuwe afspraken gemaakt met de klant over de te realiseren service levels van producten en diensten. Naast deze ‘maakbare’ organisatieaspecten wordt ook aandacht geschonken aan aspecten als leiderschap, cultuur, motivatie, teamspirit en flexibiliteit van de ict-organisatie en medewerkers.
De procesinrichting is elementair bij het onder architectuur brengen van ict. Zonder de garantie dat iedereen dezelfde principes hanteert, blijft het bij een eenmalige exercitie, waar na een jaar weinig meer van over is, terwijl de transformatie wellicht nog niet eens is afgerond.
Niet alleen binnen de ict-organisatie heeft de transformatie impact. Ook bij de gebruikersorganisaties verandert het nodige. Gebruikers worden geconfronteerd met een nieuwe interface en nieuwe applicaties en raken hun vertrouwde applicaties kwijt. Op zijn minst moeten de gebruikers bij de ict-transformatie tijdig en adequaat worden geïnformeerd, maar in vrijwel alle gevallen is opleiding van gebruikers bij een aangepast applicatieportfolio noodzakelijk. In sommige situaties betekent dit dat ook binnen de gebruikersorganisatie aanpassingen nodig zijn. Een goed communicatieplan vormt hierbij een essentieel onderdeel van het uiteindelijke succes.
De relatie tussen de gebruikersorganisatie en de ict-afdeling verzakelijkt. Investeringen moeten worden gerechtvaardigd en de afname van ict-diensten vindt plaats tegen een vastgesteld dienstenniveau met een marktconform tarief. Dit vergt een aanpassing van de besturing, zowel binnen de gebruikersorganisaties als de ict-afdeling.
Infrastructuur
Op basis van de in de markt beschikbare technische mogelijkheden zorgt de architectuur van de infrastructuur ervoor dat de ict-diensten betrouwbaar, flexibel, schaalbaar en kosteneffectief worden geleverd. Met name de inrichting van de beheeromgeving speelt hierin een cruciale rol.
Hoewel iedere situatie uniek is, blijkt het bouwen van een nieuwe basisinfrastructuur naast de bestaande omgeving de meest effectieve aanpak. Deze wordt minimaal gevuld met de basisfunctionaliteit die aan iedere gebruiker beschikbaar wordt gesteld (zoals e-mail, printen, opslag, internet, et cetera). De infrastructuur wordt aangevuld met een beheeromgeving die centraal en geautomatiseerd beheerd wordt en indien gewenst utility computing mogelijk maakt.
Tevens wordt aan de basisinfrastructuur een portal toegevoegd die gebruikers via hun client toegang geven tot hun benodigde functionaliteit en informatie (ongeacht of deze functionaliteit en informatie op de client, een ‘oude’ server, het nieuwe doelplatform of ergens op het internet staat). De portal wordt onder meer uitgebreid met een self-service helpdesk, informatie over de kwaliteit en kosten van de dienstverlening en mogelijkheden om ict-bestellingen te plaatsen en autoriseren.
Als deze basisinfrastructuur beschikbaar is, kunnen clients worden gemigreerd naar de nieuwe omgeving. Dit kan door het plaatsen van een nieuwe (image op een) client, maar ook door het op de bestaande client plaatsen van een toegang tot de portal.
Beveiliging moet net als de beheeromgeving over alle lagen van de architectuur worden gelegd. Op basis van de aan beveiliging gestelde eisen worden organisatorische en technische maatregelen genomen om het gestelde beveiligingsniveau te realiseren.
Integrale architectuur eerste stap
We beseffen ons dat de bovenstaande punten lang niet dekkend zijn voor alles wat er tijdens een transformatie speelt. De kern van de boodschap is dat de architectuur integraal moet worden vastgesteld en (slechts) de eerste stap is in een proces dat uiteindelijk leidt tot de gewenste situatie: een ict die de slagvaardigheid van bedrijven ondersteunt in plaats van dwarsboomt.< BR>
Aernoud van de Graaff, Johan Timmermans, Solution Architecten PinkRoccade
