Evert Offereins plaatst enkele kanttekeningen bij het artikel ‘Prince II ontbeert communicatiestrategie’ (Theo Koster, Computable 25 januari 2005). Zo vindt hij het probleem matig voorgesteld. De oplossing laat volgens hem ook te wensen over.
De heer Theo Koster schrijft in de Computable van 28 januari een sprekend stuk over de miscommunicatie tussen it en de business. Op zich een heldere probleembeschrijving en herkenbaar voor een ieder die als ict-projectleider projecten doet met de business. Ondanks deze herkenning heb ik grote moeite met de wijze waarop het probleem wordt voorgesteld en de oplossing die wordt aangedragen.
De problemen die de heer Koster constateert als het om communicatie gaat hebben niets te maken met de methodiek Prince2, maar voornamelijk met de bedrijfscultuur en de aansturing van de (ict-)organisatie.
Projectcommunicatie wordt gedefinieerd als: draagvlak creëren bij toekomstige gebruikers en de omliggende organisatie, de doelgroepen.
Met deze definitie verwacht je dat er iets gezegd gaat worden over het product dat door het project wordt opgeleverd en hoe dit door de gebruikers geaccepteerd en binnen de bestaande organisatie ingebed moet worden. Niets van dat alles.
Er wordt bij het creëren van draagvlak alleen gesproken over de slechte communicatie van de ict’er en welke bijdrage ict levert aan de bedrijfsdoelstellingen. Bij doelgroepen wordt gesproken over imagomanagement met als echte uitdaging “een visie voor de toekomst ontwikkelen.”
De hier genoemde problemen lijken mij geen projectaangelegenheden, maar horen op het bord van de ict-manager thuis. Een project werkt niet aan visie, maar aan een eindproduct met kosten, kwaliteit en vooral een deadline.
Een projectleider hoeft niet uit te leggen wat ict bijdraagt aan de bedrijfsdoelstellingen. Wel is hij medeverantwoordelijk voor de business case van een project. Hiervan is de business executive eigenaar, de opdrachtgever. Als de business case gebaseerd is op de bedrijfsdoelstellingen levert het project daaraan een bijdrage. Dit resultaat kan echter zowel bereikt worden dankzij of ondanks de ict-afdeling.
Het probleem dat de heer Koster schetst is vooral een imagoprobleem van de ict-afdeling. Natuurlijk zien de doelgroepen wat projecten opleveren en met welke houding een ict’er in een project participeert, maar dit zal niet veel verschillen van de ervaringen die de doelgroepen hebben met de ict-beheerafdeling. De titel van het verhaal van de heer Koster had ook kunnen luiden: ITIL ontbeert communicatiestrategie, met de suggestie om ITIL (Information Technology Infrastructure Library) aan te passen.
De heer Koster kaart wel degelijk een reëel probleem aan. Ondanks alle ROI- (return on investment) en TCO-studies (total cost of ownership) wordt het bestaansrecht van een ict-afdeling nog steeds betwist.
Ict heeft vanaf het allereerste begin een sterke relatie met de financieel directeur gehad, was het niet vanwege de geautomatiseerde financiële administratie dan wel vanwege de hoge investeringen die met de introductie van de eerste computers gepaard gingen. De opmerking van de heer Koster, “het is schrijnend dat ict-afdelingen tegenwoordig veelal onder de financieel directeur vallen”, geeft vooral aan dat de ict nog steeds moeite heeft om zich een plaatsje te veroveren aan de creditzijde van de bedrijfsbalans.
Een duidelijke ict-communicatiestrategie is hiervoor niet dé oplossing, maar kan het wederzijdse begrip tussen ict en de business wel vergroten.< BR>
Evert J.K. Offereins
