Na de overname van de erp-software (enterprise resource planning) van Navision heeft Microsoft daar flink aan gesleuteld, vooral aan de gebruikersinterface. De integratie met Microsoft Office is de belangrijkste nieuwigheid in versie 4.0.
Navision is een erp-pakket waarvan de functionaliteit vergelijkbaar is met bijvoorbeeld SAP Business One (zie: https://www.computable.nl/artikels/archief5/d15hb5yi.htm). Versie 4.0 brengt inhoudelijk en functioneel weinig nieuws. Wel is de gebruikersinterface grondig gewijzigd. Verder is meer integratie met andere Microsoft-producten gerealiseerd.
De nieuwe gebruikersinterface volgt het uiterlijk en bedieningsschema van Outlook 2003. Er is integratie met Outlook voor de uitwisseling van contacten, afspraken en taken, en met de rest van Office via ‘smart tags’: aanklikbare links vanuit bijvoorbeeld een Word-document die toegang geven tot een pop-upvenster met Navision-informatie.
De leverancier belooft dat nog te verbeteren in de volgende versie van Navision met behulp van Information Bridge Framework. De testers kregen daarvan schermafdrukken te zien. Daarmee kan je binnen je Office-applicatie Navision-informatie visualiseren zonder dat je het erp-pakket daar specifiek voor moet openen en zonder dat daar pop-upvensters voor nodig zijn. Voor externe koppelingen doet Navision vooral beroep op XML, maar import en export via Excel is vaak de makkelijkste manier.
Fouttolerant
Navision kent een ver doorgevoerde modularisering. In het kader ‘Productinfo’ staat daarom ook geen exacte adviesprijs geven: die is afhankelijk van de gekozen modules. De opgegeven richtprijs is een gemiddelde voor alle modules die een typisch Nederlands midden- of kleinbedrijf nodig heeft.
Alle informatie wordt opgeslagen in een centrale database. Dat is naar keuze een eigen Navision-database of Microsoft SQL Server. De lezer mag drie keer raden welke keuze Microsoft prefereert. De Navision-database heeft een uitstekende reputatie opgebouwd en wordt als extreem fouttolerant beschouwd. Dat is bij SQL Server niet bepaald het geval, maar Microsoft werkt daaraan.
Wie zelf applicaties wil ontwikkelen voor Navision of het pakket aan zijn eigen wensen wil aanpassen, kan met Microsoft een overeenkomst sluiten waarbij hij de broncode ter beschikking krijgt. In de praktijk is Navision echter zo modulair opgebouwd dat de meeste bedrijven hier geen behoefte aan zullen hebben.
In lagen
De volledige Navision-objectstructuur is opgebouwd in lagen. De onderste lagen bevatten de noodzakelijke basisobjecten en de bovenste objecten zijn bestemd voor nichemarkten. Deze objecten zijn door derde partijen geprogrammeerd. Het is mogelijk objecten in bepaalde lagen te vervangen door op maat gemaakte exemplaren. Dat maatwerk komt per definitie in de hoogste laag terecht. Deze aanpak maakt het mogelijk om ook bij een Navision-installatie met veel maatwerkobjecten een opwaardering naar een nieuwe versie uit te voeren terwijl de klantspecifieke functionaliteit behouden blijft.
De basislaag omvat eerst de wereldwijde algemene objecten (worldwide generic objects), vervolgens de regionale objecten (country-specific objects), dan de klantspecifieke objecten (customer-specific objects) en ten slotte de objecten voor verticale oplossingen (vertical solutions objects).
Als erp-pakket voorziet Navision in alle benodigde zakelijke functionaliteit: boekhouding en financiën, voorraadbeheer, verkoop en marketing, inkoop, facturatie, personeelsbeleid, bankverrichtingen, magazijn- en productiebeheer, magazijn- en productieplanning, klanten- en leveranciersbeheer, en het bijbehorende crm (customer relationship management).
Microsoft heeft zelf ook een crm-pakket (zie: https://www.computable.nl/artikels/archief5/d09hb5ri.htm), maar dat heeft hiermee niets te maken. Er is ook geen directe interactie mogelijk tussen Microsoft CRM en Navision, al kan de leverancier of een van zijn partners wel helpen bij het converteren van crm-gegevens als een organisatie wil overstappen naar het completere erp-pakket van Navision. In principe is dat ook mogelijk via het contactbeheer van Outlook, maar dit zet weinig zoden aan de dijk aangezien dat contactbeheer veel van de in Microsoft CRM aanwezige informatievelden niet bevat.
Vertrouwde interface
Microsoft koos voor Navision 4.0 een interface die volledig geënt is op die van Outlook 2003. Wie met Outlook 2003 kan werken, zal Navision direct vertrouwd voorkomen. Je logt in als gebruiker en dat bepaalt meteen je rol binnen Navision, en wat voor informatie je kunt zien of wijzigen.
Aan de linkerkant van het scherm staat boven aan de boomstructuur van het geopende menu en daaronder alle andere menuknoppen. Helemaal onderaan staat een menuknop ‘Snelkoppelingen’. Daarin kan de gebruiker aanklikbare links kwijt voor de door hem het meest gebruikte onderdelen. De overige menuknoppen komen overeen met de overeenkomstige zakelijke functies: Financieel beheer, Verkoop & Marketing, Inkoop, Magazijn, Productie, Resourceplanning, Service, Personeel en Administratie.
Een muisklik op zo’n menuknop laat boven aan links de bijbehorende boomstructuur met detailmenu’s zien. Die zijn vaak nog onderverdeeld en monden uiteindelijk uit in aanklikbare acties die aanleiding geven tot het openen van een informatievenster in het centrale paneel. Die informatievensters hebben een indeling die erg doet denken aan een spreadsheettabel met daarboven een reeks naamvelden. De informatievelden zijn vaak zelf aanklikbaar en kunnen weer aanleiding geven tot het openen van een bijbehorend informatievenster. Zo kan je doorklikken om telkens nieuwe detailinformatie op te vragen.
Meertalig
| Productinfo Product: Navision 4.0 Producent: Microsoft; http://www.microsoft.com Leverancier: Microsoft; http://www.microsoft.nl/BusinessSolutions Adviesprijs (excl. BTW): gemiddeld 1950 euro per gelijktijdige gebruiker Systeemvereisten: Windows 2000/XP met Office 2000 of beter |
De weergavetaal van Navision is op elk moment aan te passen. Samenwerkende gebruikers mogen met verschillende talen werken. Dat zijn handige functies voor meertalige bedrijven. Ook is er de mogelijkheid om meerdere munten aan een bedrijf of transacties te koppelen. Een Europees filiaal van een Amerikaans bedrijf kan dus voor zijn transacties met euro’s werken, maar in alle rapporten aan het moederbedrijf de bedragen automatisch in dollars laten zien.
Conclusie
Microsoft Navision is een fraai erp-pakket voor het mkb met een indrukwekkende functionaliteit. Wel is er behoefte aan verdergaande integratie. Microsoft is daar dan ook druk mee bezig. Een aantal acties hebben geen automatische waarschuwingen of gekoppelde acties tot gevolg waar dat wel nuttig zou zijn, dus op dat punt zijn ook nog verbeteringen mogelijk. Microsoft heeft de laatste jaren goede keuzes gemaakt bij het overnemen van bedrijven, en Navision is daar een voorbeeld van.
