Na de integratie van drie producten in één suite en het samenvoegen van drie verkoopkanalen in één partnerprogramma staat Captaris in de startblokken om veel rumoer te maken in de markt. Voor resellers die de overstap maken van producten naar oplossingen liggen er grote kansen in de markt van documentmanagement.
Dat stellen Berry Hattink, regional manager Benelux en Nordics, en Limor Joseph-Raz, directeur internationale marketing van Captaris. De leverancier richt zich met zijn oplossingen voor informatiebeheer op het integreren, verwerken en automatiseren van de berichten, gegevens en documenten die door een organisatie stromen. Het productportfolio is gebouwd op drie pijlers, waarvan RightFax voor oplossingen rond de faxserver en e-document door Captaris zelf ontwikkeld is. Door overnames kwamen daar in de afgelopen twee jaar Captaris Alchemy en Workflow bij. Alchemy verzorgt het beheer van documenten en gegevens; Workflow zorgt voor geautomatiseerde werkprocessen en integratie in de bedrijfsapplicaties van onder meer Microsoft.
Sinds de oprichting in 1982 heeft de Amerikaanse leverancier wereldwijd verkoopkantoren opgezet die de het distributienetwerk en resellers ondersteunen met technische en commerciële trainingen, kennisoverdracht en adviesdiensten. Het Europese hoofdkantoor is gevestigd in Nieuwegein en staat onder aanvoering van John Harrison. Daar zijn 25 medewerkers actief met de verkoop en ICT-ondersteuning voor EMEA. Na de verhuizing van het bedrijf naar Vianen in het najaar moet dit aantal groeien naar 30.
CRN sprak met Hattink en Joseph-Raz tijdens Tech Ed 2005 in de Amsterdamse RAI, wereldwijd de grootste jaarlijkse bijeenkomst van ICT-professionals en softwareontwikkelaars van Microsoft. Aangezien de producten van Captaris integratie in back-endsystemen van onder meer SAP, Oracle, IBM, Siebel en Xerox hoog in het vaandel heeft staan, rijst de vraag waarom het bedrijf de nadruk legt op de samenwerking met Microsoft. Joseph-Raz: ‘Wereldwijd draaien de meeste geïnstalleerde systemen nu eenmaal op Windows. Vanuit het oogpunt van gebruiksgemak, maar ook van investeringskosten, willen wij een product leveren dat daarop aansluit. Om ervoor te zorgen dat onze producten werkelijk samenwerken met en geïntegreerd kunnen worden in de producten van Microsoft, zijn we een alliantie aangegaan. Dat betekent voor het verkoopkanaal dat ons product eenvoudiger te verkopen is, omdat men vaak al Microsoft verkoopt.’
Risico
De nauwe samenwerking creëert echter ook een risico, stelt de marketingdirecteur. ‘De nieuwe versie van Microsoft Workflow, waarvan dit najaar de eerste bètaversie uitkomt, lijkt erg veel op Captaris Workflow.’ Toch vreest Joseph-Raz niet voor een situatie waarin Captaris opeens moet concurreren met de reus uit Redmond. ‘Onze onderneming is niet afhankelijk van Workflow; het maakt slechts een klein percentage van de omzet uit. Het is een aanvullende oplossing die onderdeel uitmaakt van onze drieledige oplossing, die we onder de naam Business Information Delivery leveren.’
Workflow is binnen Business Information Delivery (BID) echter wel de lijm die alles bijeen houdt, voegt Hattink daaraan toe. ‘Met Workflow wordt BID bevestigd aan het bestaande ERP-systeem. BID vangt informatie en levert het af met RightFax. Workflow bepaalt daarbij wat de inhoud van een fax is en of er naar aanleiding daarvan bepaalde processen gestart moeten worden, zoals een toestemmingsproces, een hypotheekproces of een HR-proces.’
Naast het vangen van informatie met RightFax en de aflevering ervan via Workflow, produceert Captaris Alchemy, een product om geautomatiseerd informatie te beheren, te archiveren en op te slaan. ‘Dat is niet het einde van het proces, want documentbeheer is cyclisch,’ zegt Joseph-Raz. ‘Ook wanneer men bestanden archiveert of indexeert, is Workflow nodig om te weten wat het is, hoe lang het opgeslagen moet zijn, of het een “dood” bestand is en zo ja, wie het weer tot leven kan wekken.’
Concurrentie
De software voor het vangen, verwerken en afleveren van gegevens werkt het beste samen met multifunctionele printers (MFP’s), die de hardware vormen voor ditzelfde proces. ‘MFP’s zijn inderdaad een aanjager voor ons, dus werken we samen met de grotere MFP-leveranciers,’ aldus Joseph-Raz. ‘In Nederland worden de producten van Captaris bijvoorbeeld uitgeleverd via de Xerox Document Houses en Canon Business Centers.’
Dat is verbazingwekkend, omdat MFP-leveranciers zich steeds vaker als dienstverlener profileren en nagenoeg allemaal zelf oplossingen voor documentmanagement op de markt brengen. Captaris zou dus eerder een concurrent dan een partner moeten zijn. ‘We werken toch met hen samen, want niet alle landenorganisaties volgen de richtlijnen van het hoofdkantoor,’ zegt Hattink. ‘In Nederland heeft Canon een aantal Business Centers die zelf beslissen wat ze overnemen van de leverancier en wat ze lokaal zoeken. De businesspartners van MFP-leveranciers willen hun klanten niet dwingen om Canon- of Xerox-specifieke oplossingen te kiezen. In die zin voegen we waarde toe voor de MFP-leveranciers en hun partners.’
Partners
Het samenvoegen van drie producten tot één oplossing die vooral voor de grootzakelijke markt interessant is, vereist nieuwe partners, weet Hattink. ‘Het product is nu echt documentmanagement. Dat betekent dat de partners die aanvankelijk alleen RightFax verkochten, nu met een heel nieuwe marktbenadering te maken hebben.’ Daarom introduceert Captaris dit najaar een nieuw distributiemodel. ‘We zoeken bedrijven die dat hele portfolio en de BID-formule kunnen vertegenwoordigen,’ aldus Hattink. ‘Tegelijkertijd proberen we natuurlijk ook onze bestaande partners daarin mee te krijgen.’
Het nieuwe partnerprogramma is volgens Joseph-Raz een verbetering van het bestaande programma. ‘Captaris levert al tien jaar RightFax; door de twee overnames kwamen daar Workflow en Alchemy bij. Dat wordt nu allemaal geïntegreerd in één partnerbestand met één partnerprogramma. We zitten in een opgaande lijn en dat is positief, maar ook uitdagend. Want het betekent dat allerlei verschillende soorten partners zaken moeten kunnen doen met één onderliggende architectuur die onder één merk verkocht wordt. Dit jaar zullen we meer rumoer maken en meer investeren. De drie bedrijven zijn geïntegreerd en we staan in de startblokken. De volgende stap is om later dit jaar het nieuwe partnerprogramma te lanceren.’
