Veel aanbieders van ecm (enterprise contentmanagement) combineren hulpmiddelen voor websitebeheer en documentmanagement in één systeem. Gebruikers profiteren op dit moment niet of nauwelijks van deze combinatie.
James Robertson, analist en oprichter van Step_Two, riep op het ECMPlaza-congres vorige week in Rotterdam vooral tot nuchterheid op. “Veel aanbieders zullen je voorspiegelen dat je met hun grote systeem, waar tegelijkertijd websites en ongestructureerde bedrijfsdata mee te beheren zijn het beste uit bent. Je zult alleen een hele zee water aan de kook moeten brengen voordat je van zo’n systeem daadwerkelijk profijt hebt.” Hij riep zijn toehoorders op het beheer van websites en ongestructureerde bedrijfsinformatie voorlopig apart te houden en zich vooral op kortetermijndoelen te concentreren. “Als je meer dan 50 duizend euro uitgeeft aan een contentmanagementsysteem dan ben je bekocht. Verder moet je binnen drie jaar uit een systeem groeien, anders heb je te groot ingekocht. Kijk ook maar zes maanden vooruit voor het realiseren van je doel. Als het meer tijd kost, moet je een ander probleem oplossen.”
Twee systemen
Robertson vindt dat het websitebeheer en beheer van andere bedrijfsinformatie uit elkaar gehouden moeten worden, omdat deze disciplines elk hun specifieke gebruikerseisen vergen van systemen. “Webpagina’s zijn klein en komen alleen in de context van een site tot hun recht. Verder heb je goede functies nodig voor het beheer van doorverwijzingen en een goed hulpmiddel voor publicatie. Dit is wat anders dan documentmanagement waar je een efficiënte emmer zoekt waarin je al je grote en kleine documenten kunt uitstorten, metadata eraan vastplakt, wat versiebeheer uitvoert en workflow-functies nodig hebt. Het zijn heel verschillende aandachtsgebieden. Dat zit nooit in één systeem ingesloten.”
Robertson ziet website-informatie en conventionele documenten wel degelijk naar elkaar toe groeien. Volgens hem kun je met een simpel hulpmiddel voor het bouwen van een website (bijvoorbeeld FrontPage) een intranet bouwen dat alle documenten uit een directoryboom in een internetpagina weergeeft. De gebruiker klikt in zo’n pagina zelf het document aan dat hij zoekt. Het achterliggende documentmanagementsysteem zorgt er vervolgens voor dat de gebruiker de juiste versie van het document krijgt. “Zo’n systeem bouw je met wat programmeerwerk zelf in twee dagen. Elk documentmanagementsysteem is momenteel voorzien van een api die documenten uit het systeem kan trekken. Dit combineer je vervolgens met je bestaande webinfrastructuur die op Php, .Net of Java is gebaseerd. Voila, je eigen gebouwde combinatie van documentmanagement en contentmanagement is een feit.”
De browser moet volgens Robertson ook het gebruikersgemak van documentmanagement een nieuwe impuls geven. “Mensen weten uit ervaring goed hoe ze informatie op een webpagina kunnen vinden. Het klikken op een koppeling is ook de gewoonste zaak van de wereld. Documentmanagementsystemen zijn op dit moment veel te groot en te specialistisch. Eindgebruikers krijgen nu soms een venster voor hun neus met een waslijst aan opties. Dat is zo bedreigend dat ze zonder te lezen op escape drukken. Het systeem moet zo werken dat eindgebruikers en applicaties automatisch en ongezien informatie in de juiste classificatiecategorie stoppen. Zorg voor een doordachte taxonomie in het dms die dat aankan.”
Veldslag
Het jarenlang rustige vakgebied enterprise contentmanagement is in hevige beroering door grote overnames. IBM neemt FileNet over en OpenText koopt concurrent Hummingbird uit de markt. “Dit is geen goed nieuws voor eindgebruikers”, zegt Wim Hamers, documentmanagementspecialist bij Unisys. “Je zult maar net een systeem van een van de genoemde leveranciers aangeschaft hebben. Op dit moment is niet duidelijk welke applicatie overblijft na de integratieslag die ongetwijfeld op het overnamenieuws zal volgen. Weg is je investering.”
Naast de consolidatieslag ziet Hamers ook een opvallende nieuwkomer opdoemen. “Google heeft nu een appliance die naast de telefoon, printer en fax komt te staan. Het apparaat houdt alle informatie bij die er inkomt of uitgaat. Dit werkt heel anders dan de rigide gestructureerde opslag die we van de documentmanagementsystemen kennen. Toch vindt Google veel sneller iets terug voor de eindgebruiker, ook al is dat niet direct de informatie die hij nodig heeft. Dit zal zeker zijn impact hebben.”
Met de stelling “het websitebeheer en beheer van andere bedrijfsinformatie moeten uit elkaar gehouden moeten worden, omdat deze disciplines elk hun specifieke gebruikerseisen vergen van systemen” ben ik het in hoofdlijnen wel eens, echter is dit wel sterk afhankelijk van het type organisatie en mate waarin je de bedrijfsinformatie wil delen met derden (dus vooral via het internet). Daarnaast is zo’n systeem zelf bouwen “met wat programmeerwerk in twee dagen” natuurlijk nooit het geval. De intergratie tussen een (internet)website en de bedrijfsdocumenten kent alleen al op security gebied een leuke uitdaging.