Iedere organisatie loopt er een keer tegenaan. Groot of klein, allemaal krijgen ze ooit te maken met een tekort aan opslagruimte. Bij de ene organisatie wordt er rationeel en efficiënt gewerkt aan een blijvende oplossing waar aan ieders eisen wordt voldaan. Andere, vaak kleine, organisaties schaffen in blinde paniek extra serverruimte aan zonder een duidelijke inventarisatie van de wensen en behoeften binnen het bedrijf.
Veel organisaties vergeten rekening te houden met kosten die niet meegenomen zijn in de eerste kostenraming voor het vergroten van de opslagserver. Natuurlijk ligt de grootste zorg bij die verruiming van de opslagmogelijkheden. Daarbij mogen echter de volgende additionele kostenposten zeker niet uit het oog verloren worden.
Optimaal benutten
Storage management software, zoals storage resource management (SRM) en information lifecycle management (ILM), wordt gebruikt voor het optimaal benutten van de opslagserver en bij het voldoen aan de levensverwachting van diezelfde server helpt SRM ruimte effectief te beheren, terwijl ILM het beheer van data ondersteunt tijdens de gehele levenscyclus.
Hoewel er bij SRM en ILM sprake is van nuttige software, kunnen ze niet aan alle behoeften van een zakelijke omgeving voldoen. Ze zijn ontworpen om bestanden en opslag effectief en met een zeker automatiseringsniveau te beheren. Naast deze software is gewoon, ouderwets ‘ruimtebeheer’ noodzakelijk.
Verstandig opslaan raakt dus nooit uit de mode. Denk maar een paar jaar terug. Ruimte was schaars en er waren verschillende methodes om inactieve bestanden elders, bijvoorbeeld op floppies, op te slaan. Daarnaast werd er driftig gebruik gemaakt van compressiebestanden waarmee iedere overbodige byte uit bestanden werd geperst. Deze technieken zijn helemaal niet achterhaald ook al is de prijs per MB gedaald.
Energie, koeling en geluid
Fabrikanten werken er hard aan om hun machines zo goed mogelijk te laten presteren. Vaak stijgt daarbij het energieverbruik. Dit kan een verborgen, vaste kostenpost zijn die bij de aanschaf van meer opslag niet mee wordt genomen. Met de huidige energieprijzen kan een onvoorziene toename in verbruik een erg grote hap uit het budget nemen.
Op ongeveer gelijke voet met energieverbruik staat de koeling van zwaardere processoren in nieuwe machines. Zowel de prestaties als de levensverwachting van de apparaten worden direct beïnvloed door de temperatuur van de componenten. Sinds de Pentium II processor van 1997 is een degelijke warmteverdeling door het gebruik van een warmtebak en ventilatoren de nieuwe standaard geworden voor computerapparatuur. De huidige hoogpresterende processoren, moederborden, videokaarten en harddrives kunnen niet zonder betrouwbare temperatuurbeheersing om dag in dag uit effectief en efficiënt te kunnen werken.
Het toevoegen van extra opslagruimte of het creëren van de juiste omgeving kan echter extra verbouwingskosten betekenen. Ook daarbij mag het eerder geschetste kostenplaatje voor de stijging van stroom- en energieverbruik zeker niet ontbreken.
Met de juiste warmteverdeling en koeling komt extra geluid. Al deze extra ventilatoren en koelende compressoren leveren een merkbaar aantal decibel op. Bij een grootschalige it-omgeving kunnen overlastgevende machines uit de buurt van de gebruikers gehouden worden. In een kleinere organisatie merken werknemers al snel dat dit extra geluid niet alleen hun concentratie verstoort, maar dat het soms ook tot ondraaglijke situaties kan leiden. Zorg daarom dat geluidsoverlast tot een minimum beperkt wordt, maar verlies daarbij een optimale omgeving voor apparatuur niet uit het oog.
Prijzige blunders
Naast de aanzienlijke investering voor apparatuur, lopen zowel grote als kleine organisaties tegen de vraag aan wel of geen professionele netwerkconsultant in te schakelen. Kleinere organisaties zijn hierbij vaak in het nadeel omdat zij wellicht geen dure consultant kunnen betalen en daarom vaak op de eigen werknemer af moeten gaan.
Een niet-gespecialiseerde beheerder kan de behoeften voor dataopslag verkeerd inschatten, apparatuur verkeerd installeren of apparatuur kopen die helemaal niet bij de omgeving past. Hoewel onbedoeld, zijn dit toch prijzige blunders. Opslagbeheer komt nooit neer op alleen maar extra ruimte creëren. Het gaat hierbij om een ingewikkeld, gelaagd proces dat ieder aspect en iedere werknemer van het bedrijf beïnvloedt.
Hoewel het inschakelen van een professional de kans op uiteindelijk succes aanzienlijk vergroot, wordt ook het eindbedrag stukken hoger. Kijk dus zeker naar het totale kostenplaatje, maar denk daarbij ook aan ‘extra kosten’ die kunnen ontstaan bij het niet professioneel aanpakken van een dergelijk probleem.
Brand, overstroming en een orkaan als Katrina schudden velen wakker die voorheen pertinent tegen het idee van opslag buiten het bedrijf waren. Data opslaan buiten het bedrijf kan zo simpel zijn als back-uptapes op een andere locatie bewaren of data archiveren in opslagruimten tegen een maandelijkse huur. Het kan ook complex zijn zoals bij een gespiegelde omgeving waarin een directe kopie van alle data bewaard wordt.
Welke oplossing een organisatie ook gebruikt, de back-ups die gemaakt worden, moeten sowieso getest worden. Daarbij moet ook het back-up-systeem en de opslag getest worden om te zien of inderdaad alles goed opgeslagen wordt.
Databaseopslag
Databases die ontwikkeld worden voor dagelijkse, zakelijke activiteiten kunnen immens groot zijn. Dit zorgt voor een enorme hoeveelheid data die opgeslagen moet worden. Een manier om de prestaties van de database te optimaliseren is door de databasebestanden te scheiden en ze in drie afzonderlijke locaties op te slaan. Databestanden worden opgeslagen op de ene locatie, transactiebestanden en –logs op een andere plaats en back-ups worden op weer een heel andere locatie opgeslagen. Dit zorgt niet alleen voor een efficiëntere verwerking van data, maar ook voor een spreiding van risico’s.
Bescherming
Dergelijke databaseoptimalisatie kan niet zonder de eerder genoemde planning en apparatuurvervanging. Houdt daarbij in gedachten in hoeverre de organisatie al doordrongen is met informatie zoals klantinformatie, inventarisoverzichten en facturatie, die opgeslagen is in de database. Vergeet dus niet hoe belangrijk het is dat dergelijke informatie goed beschermd wordt.
Vroeger bestonden processor en opslag doorgaans uit één systeem. Nu is het gebruikelijk een apart opslagsysteem te maken dat via het netwerk toegankelijk is voor gebruikers en servers. Over het algemeen zijn er twee soorten aparte opslagsystemen, namelijk storage area network (SAN) en network attached storage (NAS).
Een apart opslagsysteem biedt verschillende voordelen waaronder eenvoudiger uitbreiden. Belangrijk hierbij is dat als het opslagsysteem in een ander gebouw staat, een snellere netwerkverbinding nodig is om te voorkomen dat de communicatie tussen server en opslagapparaat ‘verstopt’ raakt.
Data- en disaster recovery
Een disaster recovery-plan omvat alles wat maar zou kunnen gebeuren bij systeemonderbreking. Een belangrijk onderdeel voor een goed disaster recovery-plan is door te kunnen werken ongeacht welke tegenslag ook. Bij het plannen voor meer dataopslag, moet het disaster recovery-plan herzien worden om er zeker van te zijn dat de bedrijfsdata toegankelijk zijn, mocht er onverhoopt iets gebeuren. Data recovery kan daarnaast ook een verborgen kostenpost worden als het niet in de planning is opgenomen. Ieder rampenplan en business continuity-plan zou professionele data recovery-voorzieningen op moeten nemen in hun volledige oplossing.
Intussen is wel duidelijk dat er veel meer komt kijken bij het vergroten van data-opslag dan op het eerste gezicht gedacht wordt. Hoewel dat de juiste planning en voorzorgsmaatregelen bij het oriënteren en uitvoeren van een werkende opslagbeheeroplossing is meegenomen, zijn er altijd onvoorziene omstandigheden die roet in het eten gooien. Oftewel, hoe goed een bedrijf zich ook voorbereidt, een ongeluk blijft in een klein hoekje zitten.
Phil Bridge, UK Ontrack data Recovery
