De virtuele vergadertafel

Om de kwaliteit van een videovergadering te waarborgen, heeft HP een eigen netwerk opgezet, het Halo Video Exchange Network. Zelfs Canon, dat een eigen videoconferentieoplossing op de markt brengt, zweert bij Halo.

In de weken na de brute aanval op de Twin Towers in New York (2001) brak Jeffrey Katzenberg, algemeen directeur van filmproducent DreamWorks, zijn hoofd over de productie van een vervolg op kassakraker Shrek. Creatief talent is schaars en de onderneming heeft zichzelf opgelegd minimaal twee gigasuccessen per jaar te maken. De mensen die hij in gedachten had, waren inmiddels al weer door andere projecten, elders in de VS, in beslag genomen. Reizen kost tijd, geld en bleek ook nog eens bijzonder riskant. De wanhoop van Katzenberg bleek de geboorte van een nieuw videovergadersysteem dat mensen over de hele wereld via digitale techniek bijeen brengt als waren zij in dezelfde kamer. Katzenberg wendde zich tot HP en samen hebben zij Halo ontwikkeld.

Een paar jaar later zit een groep journalisten in een zogenoemd Halo-room in het hoofdkantoor van de it-fabrikant in Palo Alto, Californië. De verslaggevers zitten aan een gebogen vergadertafel, twee rijen dik. Op de tafel microfoons en één computermuis. Recht voor hen drie grote, platte beeldschermen. De middelste vertoont een bleekjes ogende jongeman. De Halo-medewerker van HP in Singapore. Voor hem is het bijna vijf uur ‘s morgens en hij heeft er al een paar sessies op zitten. Rechts van hem een montere dame en heer in New York. Links van hem twee mannen uit Londen. Allen zijn medewerkers van HP en zitten in een zelfde Halo-room als de journalisten. Iedereen stelt zichzelf voor. Geluid en beeld zijn haarscherp. Er is geen walkietalkie-effect, zoals bij veel videoconferentiesystemen waarbij je pas kunt praten als de ander de praatknop heeft losgelaten. De deelnemers kunnen door elkaar heen praten en in die wisselgesprekken anderen verzoeken even stil te zijn om met iemand een tweegesprek aan te gaan, dat overigens door iedereen is te volgen in beeld en geluid. Alsof je met elkaar in dezelfde kamer zit en niet duizenden kilometers van elkaar bent verwijderd. Precies zoals Katzenberg in gedachten had.

Terwijl hij vroeger elke drie weken pendelde tussen het kantoor van DreamWorks in Californië en dat in het Engelse Bristol, hoeft hij dat nu slechts eens in de drie maanden te doen. Ook zijn creatieve medewerkers hebben het reisbudget met een derde weten te verminderen. Het geld is echter niet de belangrijkste meevaller. De tijdwinst en de daardoor verhoogde productiviteit zijn bijkans doorslaggevender, aldus Katzenberg.

Hand geven

Wie eenmaal een tijdje in de Halo-room met de anderen op de schermen aan het praten is, vergeet de afstand. HP heeft er namelijk voor gezorgd dat de kamers er precies hetzelfde uitzien. Dezelfde kleuren, hetzelfde meubilair, dezelfde technologie. Alleen de mensen zijn anders. Het geeft het gevoel alsof je aan een grote vergadertafel zit, in een ellipsvorm, waarbij de gesprekspartners aan de andere kant van de ellips zitten.

Henry Kissinger, bekend Amerikaans ex-minister van buitenlandse zaken die veel werk heeft gedaan voor de beëindiging van de Vietnam-oorlog en versoepeling van de contacten tussen de VS en China, kon na een Halo-sessie zijn diplomatieke neiging niet weerstaan om zijn gesprekspartner een hand te geven; vergetend dat die persoon slechts virtueel aanwezig was.

Het feit dat Canon openlijk de Halo-geneugten predikt, is veelzeggend. Het bedrijf brengt zelf Emblaze Vcom op de markt, een videoconferencing-oplossing. Maar blijkbaar heeft het last van de gangbare gebreken aan dergelijke systemen: morsig beeld, echoënd geluid, vertraging en de onmogelijkheid meer dan twee gesprekspartners aan het woord te laten zonder aan duidelijkheid in te boeten. De R&D-afdeling van Canon gebruikt sinds enige tijd Halo en Yasuo Mitsuhashi, managing director, chief executive of Peripheral Products Operations bij Canon, is vol lof. Doordat zijn medewerkers wereldwijd makkelijk met elkaar in contact kunnen treden en documenten kunnen uitwisselen, is de productiviteit gestegen. “Maar dat niet alleen. Het reizen gebeurt vaak alleen door de chefs. Die moeten vervolgens elders in de wereld een idee van een ander bespreken. Dat is meestal niet bevredigend. Vaak ook laten mensen het maar na om een idee met een collega in een ander land te bespreken, omdat er zoveel gedoe bij komt kijken. Dat hebben we nu niet meer. Onze medewerkers maken een afspraak voor een bijeenkomst en ontmoeten elkaar in de Halo-rooms. We zijn beduidend beter geworden met onderzoek en ontwikkeling”, aldus Mitsuhashi.

Beheer

Een gegarandeerde bandbreedte, want die heb je nodig voor een dergelijke ervaring, is alleen mogelijk als je het netwerk in eigen beheer hebt. Dat is de kern van Halo: HP heeft het netwerk zelf in handen. Het bedrijf heeft software ontwikkeld om het te beheren en te onderhouden.

Denk nou niet dat HP zelf aan het graven is geslagen en globeomspannend glasvezeldraden heeft gelegd. Die zijn er genoeg. Maar geen enkele telecommunicatieaanbieder heeft de wereld in zijn zak. Daarom heeft HP afspraken gemaakt met eigenaars van grote glasvezelnetwerken (zoals Sprint en Global Crossing) om hun netwerken te gebruiken. Op de kruispunten heeft HP zelf uitwisselposten gebouwd. Over de technische specificaties laat HP niet veel meer los dan dat het een all-ip oplossing is en dat ze beschikken over een gegarandeerde bandbreedte van 54 Mbps wereldwijd. Zelfs de vraag of OpenView (hét beheergereedschap van HP) wordt gebruikt om het netwerk te beheren, blijft onbeantwoord. Wel wordt gezegd dat HP meerdere hubs beheert en dat dit aantal nog steeds groeit.

Hot spots

Halo is in aanschaf en gebruik niet goedkoop. Wie een systeem aanschaft, moet een abonnement nemen op de ‘conciërge’. Deze zorgt er 24 per dag, zeven dagen per week en 365 dagen per jaar voor dat alles op rolletjes loopt. HP beseft dat niet ieder bedrijf zich dit kan veroorloven. Daarom is het op zoek naar mogelijkheden om integratie met bestaande, veel goedkopere videovergadersystemen mogelijk te maken. “We zullen daarbij echter geen enkel compromis sluiten. De huidige kwaliteit van Halo is maatgevend”, aldus Ed Neumann, director of Business Development bij HP. Hij kan niet onthullen met wie HP in gesprek is over deze kwestie.

Evenmin wil hij aangeven met welke partijen hij in gesprek is om een systeem van ‘hot spots’, analoog aan plekken waar je al dan niet tegen betaling contact kunt leggen met internet, op te tuigen. Regus, een bedrijf dat volledig ingerichte kantoorruimten verhuurt, zou in aanmerking komen, evenals vliegvelden en congrescentra. Neumann houdt de kaken echter stijf op elkaar. Duidelijk is wel dat HP bezig is een dergelijk netwerk in het leven te roepen. Mensen gaan dan niet meer naar een vliegveld om uren later enigszins vermoeid tegenover de gesprekspartner te zitten, maar huren ter plekke een Halo-room.