Het probleem met het woord ‘portal’, dat wij hebben overgenomen uit het Engels, is dat iedereen er iets anders onder verstaat.
Een van de definities is: ‘Startpagina’. Op zich is die niet slecht, maar deze geeft onvoldoende aan wat de functie van een portal is, namelijk het makkelijker maken om die dingen die je nodig hebt te vinden op het inter- of intranet. Met de nadruk op ‘je’ en ‘nodig’. Dat wil zeggen: een portal is persoonlijk, mijn portal ziet er anders uit dan de jouwe. Een van de grote fouten bij het bouwen van een bedrijfsportal is dat iedereen hetzelfde te zien krijgt. Op mijn portal verwacht ik mijn KPI’s te zien, maar ook de verkeersinformatie voor de weg die ik naar huis neem. Als ik niet langs Rotterdam hoef, dan zal het mij een zorg zijn of er een file staat voor de Van Brienenoordbrug of niet, wel jammer voor de mensen die erin zitten natuurlijk, maar ik heb mijn eigen problemen. Verder wil ik mijn portal kunnen aanpassen. Als de dollarkoers van dit moment mij hoofdpijn geeft vanwege de teruglopende winstgevendheid van de producten waar ik verantwoordelijk voor ben, dan wil ik die op de eerste pagina hebben – in grote vette letters. En als volgende week blijkt dat wij bezig zijn met een deal in Japan, dan wil ik de dollarkoers kunnen vervangen voor de koers van de yen.
Wat ik heel vreemd vind is dat bijna niemand dit soort flexibiliteit in hun bedrijfsportals aanbiedt. Binnen de hele Web2.0-beweging zijn er vele softwaremogelijkheden, allemaal met Engelstalige namen zoals ‘Mashup’ en ‘Web Clipping’ die je de mogelijkheid geven om in een paar minuten de functionaliteit van verschillende websites in te bouwen in je eigen portal. Als je rondkijkt, kom je gauw tot de conclusie dat wij bijna geen portals hebben – wij hebben alleen heel veel websites die wij portals noemen omdat dit, neem ik aan, veel chiquer klinkt.
Portals verschaffen ons een aantal voordelen, zoals één plaats om in te loggen voor alle applicaties, makkelijk toegang tot die interne en externe informatiebronnen die wij regelmatig nodig hebben, en een eigen ingerichte omgeving waar wij in een oogopslag alle belangrijke informatie kunnen zien die wij nodig hebben om te werken – en deels ook om te spelen.
Net zoals bij andere toepassingen van business intelligence, en portals worden vaak gebruikt als de front-end voor business intelligence, gaat het om het gebruik. Wij moeten portals de ‘TomTom-test’ laten doorstaan: als wij erin slagen een portal te laten gebruiken door iedereen die deze nodig heeft, zonder uitleg, zonder speciale training, en als de portal de gebruiker zonder problemen brengt naar de plaats van bestemming, net zoals TomTom doet, alleen dan heb je een grote kans dat de portal veel gebruikt wordt. Anders heb je weer veel geld uitgegeven aan het bouwen van een stuk software dat niemand zal gebruiken.
Norman Manley
