Tien tips bij de aanschaf van software

SPSS stelde een lijst samen met de do's en don'ts voor de aanschaf van nieuwe software. Organisaties worden overspoeld met informatie over verschillende soorten oplossingen. Met deze tien tips kunnen organisaties makkelijker de juiste keuze maken.

DOEN: Definieer een duidelijke klantstrategie
Definieer als organisatie eerst een klantstrategie voordat je op zoek gaat naar beschikbare technologie. Het komt vaak voor dat organisaties verschillende softwareleveranciers uitnodigen, terwijl ze zelf nog niet hebben bepaald welke strategie bij hun organisatie past.

NIET DOEN: Stop niet bij een pilot wanneer je de ROI wilt berekenen
Het is belangrijk dat organisaties zowel voor als na de aankoop van software hun ‘return on investment' bepalen. Het is aan te raden om regelmatig de ROI te onderzoeken om zo het resultaat van investeringen goed bij te houden. Wanneer een project succesvol is verlopen, kunnen de ROI-gegevens helpen bij het veiligstellen van nieuwe financieringsmogelijkheden voor nieuwe projecten en software.

NIET DOEN: Laat je niet imponeren door de unieke totaaloplossingen van softwareleveranciers
Het kan logisch zijn om de technologische omgeving af te stemmen op de nieuwe software, maar het probleem is dat een organisatie vaak geïnvesteerd heeft in nichesoftware voor verschillende afdelingen binnen het bedrijf. Het is vaak té kostebaar om deze software uit te faseren en helemaal opnieuw te beginnen. Daarom is het belangrijk om te weten of de nieuwe software ook werkt in de bestaande it-omgeving.

DOEN: Werk met een leverancier die openheid geeft over zijn prijzen
Als organisatie moet je een duidelijk beeld krijgen van de kosten die je maakt bij en ná aankoop van de software. Laat je informeren over de kosten die ná het eerst jaar worden berekend voor onder meer licenties en onderhoud, daar sommige leveranciers de kosten verhogen. 
 
NIET DOEN: Vergeet niet dat het alleen software is
Er bestaat geen tool die honderd procent van het werk doet. Uiteraard zijn er veel tools die automatische functies hebben voor het verwerken van klantdata. Maar voor het vernieuwen en verbeteren van deze data zijn organisaties nog steeds afhankelijk van mankracht.

DOEN: Zoek een leverancier die een flexibele oplossing kan bieden
Het kan zijn dat de interne omgeving van de organisatie niet klaar is voor implementatie van de software of dat de it-afdeling zoveel achterstallig werk heeft dat je het aandragen van nieuwe projecten stop moet zetten. Onthoud dat hoe eenvoudiger het gekozen product te integreren is met de bestaande hard- en software, hoe aantrekkelijker het project voor de it-afdeling is.

NIET DOEN: Vergeet de training niet
Veel organisaties vergeten de kosten die berekend worden voor trainingen. Zorg dat deze kosten vanaf het begin in het budget worden opgenomen en evalueer daarbij ieder product op de hoeveelheid training die nodig is.

DOEN: Kijk naar de mogelijkheden om investeringen veilig te stellen voor de toekomst
Kan de aangeboden software meegroeien met de organisatie en is het product schaalbaar? Een flexibele technolgoie-omgeving is van groot belang, omdat je als organisatie niet goed kunt aangeven hoe de klantstrategie zich over vijf jaar heeft ontwikkeld. Daarnaast is het nuttig om te weten of de leverancier samenwerkt met andere leveranciers. Dit wijst meestal ook op een flexibeler en opener technologie.

NIET DOEN: Vaar niet blind op kennis van de leverancier als het gaat om klantenservice
Vraag de leverancier om een referentie, zodat je kunt spreken met een bestaande klant over de service en producten die de leverancier aanbiedt. Het is ook raadzaam om te spreken met klanten die niet zijn aangeraden door de leverancier om de onafhankelijkheid te waarborgen.

DOEN: Gebruik de mogelijkheid om te onderhandelen
Sta open voor samenwerking met de softwareleverancier om samen tot een goede overeenkomst te komen. In ruil voor medewerking aan pr-uitingen van de leverancier kan vaak een goede korting worden bedongen.

Verder lezen? Twijfelen over software