Jaren geleden had ik een aannemer die met een flinke zelfgemaakte spreadsheet de verbouwing van mijn huis begrootte en bestuurde. Het leek heel overzichtelijk, maar laat ik u een ding op het hart drukken: spreadsheets zijn gevaarlijk voor uw bedrijfsresultaat.
Spreadsheets (denk aan Microsoft Excel) zijn handige en goedkope hulpmiddelen om wat berekeningen te maken. Echter, voor je het weet is zoiets uitgegroeid tot een bedrijfskritische applicatie.
Spreadsheets worden doorgaans door eindgebruikers gemaakt. Eigenlijk zijn het dus ‘user generated applications’ (UGA’s). Daarmee hebben we meteen een treffende parallel te pakken met ‘user generated content’ zoals je die op YouTube, weblogs en dergelijke aantreft. Niet alleen de benaming komt overeen. Helaas is ook de kwaliteit vergelijkbaar: hoogstens enkele juweeltjes in een zee van bagger.
Meestal worden ze in elkaar gedraaid door goedbedoelende gebruikers, die net zoveel verstand hebben van professionele softwareontwikkeling als een kunstschilder van motorfietsonderhoud. Ik heb het dan niet alleen over de hoeveelheid fouten. De meeste UGA’s worden gemaakt voor het gemak van de gebruiker, maar dat loopt niet altijd gelijk aan het nut voor de organisatie. Zo wil de organisatie bijvoorbeeld dat er bepaalde boekhoudregels worden gevolgd. En wie doet het functioneel beheer als de eerste ontwikkelaar weg is? Wie doet support? Het is maar de vraag of de ontwikkelaar daar in al zijn ijver rekening mee heeft gehouden.
Er is slechts één reden om UGA’s serieus te nemen, maar die is dan ook meteen belangrijk. Ze laten een gevoelde functionele wens van de gebruikers zien. Deze wens wordt blijkbaar onvoldoende door de it-afdeling opgepakt, anders had men niet zoveel moeite gedaan om ze naast het gewone werk in elkaar te klussen.
Hoe het met mijn aannemer is vergaan? Die was een jaar of twee later failliet. Misschien had hij toch wat geld moeten uittrekken voor professionele software.
