Van papieren naar digitale contactgegevens

De 21ste eeuw mag dan al de eeuw van de digitalisering zijn, het aloude, gedrukte visitekaartje is nog steeds sterk aanwezig in de zakenwereld, ondanks vCards en LinkedIn’s. Toch ontsnapt ook deze traditie niet aan de digitalisering. CardScan brengt hard- en software op de markt om visitekaartjes te digitaliseren.

CardScan, dochterbedrijf van Newell Rubbermaid dat ook eigenaar is van Dymo, Parker en Waterman, verkoopt drie versies van zijn scanners voor visitekaartjes: Personal, Executive en Team. De twee duurste modellen scannen in kleur, de Personal alleen in grijswaarden. Voor deze test ontvingen we de Personal- en de Team-versies. De Executive en de Team hebben overigens dezelfde hardware: het enige verschil zit hem in het aantal softwarelicenties.

De CardScan Personal meet 121 mm x 83 mm x 38 mm. Dit is een gesloten scannertje dat kaartjes tot maximaal 60 mm breed kan verwerken. De kaartjes worden overigens met de smalle kant ingevoerd. De CardScan Team is groter: 166 mm x 92 mm x 45 mm. Deze heeft een open ontwerp, zonder afsluitdeksel. Visitekaartjes kunnen in de breedte worden gescand. De meegeleverde CardScan 8 software ondersteunt alleen Windows, geen MacOS.

Website

Samen met de CardScan krijg je ook een gratis account bij AtYourService (www.cardscan.net). Automatisch worden de contactgegevens gekopieerd naar de servers van CardScan, zodat je niet alleen altijd een back-up hebt, maar de gegevens overal ter wereld kunt raadplegen. Uiteraard is een en ander beveiligd.

Een bijkomende service van CardScan AtYourService is het actueel houden van de gegevens. Zo kan de website elke drie maanden per e-mail aan de opgeslagen contactpersonen vragen of ze hun gegevens willen bijwerken of bevestigen. Omdat niet iedereen gediend is met dergelijke e-mails kun je deze service ook beperken tot geselecteerde contactpersonen of helemaal uitschakelen.

De software CardScan 8 is erg gebruiksvriendelijk. Klik je op een naam, dan zie je rechtsboven de details van die persoon en rechtsonder het ingescande beeld van het visitekaartje. Je kunt ook op allerlei manieren zoeken naar gegevens, bijvoorbeeld als je je alleen maar de voornaam herinnert of als je vergeten bent wie de contactpersoon binnen een bepaald bedrijf is.

Bij AtYourService op het internet is de lay-out iets anders, maar na het inloggen heb je wel dezelfde mogelijkheden, inclusief het ingescande beeld van het visitekaartje. Bijzonder handig is de rechtstreekse link met Google Maps: met één klik op het adres verschijnt een kaartje op het scherm met een pijltje naar de juiste locatie.

Ook is het mogelijk de gegevens uit CardScan in twee richtingen te synchroniseren met de lijst contactpersonen uit je e-mailprogramma, je Palm-handheld (Palm-software 3.0 of hoger) of je Windows Mobile-apparaat (via Microsoft ActiveSync 3.0 of hoger). Wil je ook synchroniseren met ACT! 4.0 tot ACT! 2007, GoldMine 5.0 of hoger of met Lotus Notes 4.6 of hoger, dan ben je aangewezen op de CardScan Executive of de CardScan Team.

Praktijk

Voor de test verzamelden we enkele tientallen kaartjes. De oriëntatie van het kaartje speelt bij het invoeren geen enkele rol; leg je het ondersteboven of dwars (in de CardScan Team) dan draait het programma het beeld wel in de juiste richting. Zelfs een diagonaal bedrukt kaartje werd foutloos herkend. Na het inscannen van het beeld start het softwareprogramma met het herkenningsproces en de verwerking van de gelezen gegevens. Met het programma kun je ook de achterkant van het kaartje scannen, maar dat kun je alleen bewaren als beeld, er wordt geen OCR (tekstherkenning) op uitgevoerd. Dat is vervelend omdat op veel kaartjes de gegevens van het bedrijf aan de ene kant, en de gegevens van de contactpersoon aan de andere kant staan.

Bij de verwerking probeert het programma de data in het juiste veld van de databank te plaatsen. Een en ander is wel aan te passen. De software werkt vliegensvlug. Voor beide toestellen duurde het scannen van twintig visitekaartjes iets minder dan twee minuten, voor het OCR-proces noteerden we ongeveer dezelfde tijd. Het meest tijdrovende is de visuele controle achteraf en de eventuele correcties: je dient toch rekening te houden met ongeveer een minuut per kaartje. Dit lijkt weinig, met maar een stapeltje van honderd visitekaartjes ben je al gauw twee uur zoet.

In onze verzameling zaten ook twee kaartjes die niet te scannen waren. Het ene was volledig hoogglanzend zwart met witte letters, het andere kaartje was afkomstig van een speelgoedzaak, en alle letters stonden in kubusjes zoals in een blokkendoos.

Conclusie

Wanneer men al die kaartjes bekijkt met hun sterk uiteenlopende lay-out, kan men alleen concluderen dat CardScan puik werk aflevert. Toch is het achteraf controleren van de gegevens zonder meer een must, want foutloos is het zeker niet. Onze voorkeur gaat uit naar de CardScan Team (en Executive) die in de test betere resultaten liet zien. De eenvoud van het programma, de automatische back-up van alle gegevens, de beschikbaarheid van die data op het internet en de mogelijkheid gegevens uit te wisselen met de lijst contactpersonen uit e-mailprogramma’s zijn zeer sterke troeven van CardScan.