Nederland Handelsland. De vrije jongens op de binnenvaart maken het al eeuwen mogelijk. Snelle communicatie geeft concurrentievoordeel. Maar moeilijk en duur doen zijn uit den boze.
De Nederlandse binnenvaart vormt een belangrijke schakel in het Europese distributiesysteem. De sector wordt gekenmerkt door traditie en kleinschaligheid. De meeste spelers lopen niet voorop bij het invoeren van nieuwe technologie. Degenen die dat wel doen, nemen onmiddellijk een voorsprong op de concurrentie. Neem familiebedrijf KN Overmeer & Zn. Dankzij het vroegtijdig doorvoeren van innovaties heeft het bevrachtingsbedrijf binnen Europa een krachtige positie opgebouwd. ICT is een belangrijk hulpmiddel in de bedrijfsstrategie. Internetcommunicatie moet verdere internationalisering mogelijk maken. Kahuna WebWerken is de spil.
KN Overmeer & Zn was er vroeg bij met automatisering. Halverwege de jaren tachtig is een geavanceerd informatiesysteem gebouwd dat voortdurend wordt doorontwikkeld. Het is een elektronische marktplaats voor eigen gebruik met geïntegreerde CRM en documentmanagementfuncties. 'Onze medewerkers hebben in een scherm alle informatie die ze nodig hebben over schepen, ladingen en verladers. Het systeem helpt ze bij het matchen van vraag en aanbod, en met de administratieve afhandeling van de transacties.' Dat zegt Johan Overmeer, directeur bij KN Overmeer & Zn en architect van het systeem. Hij is alweer de derde generatie Overmeer aan het roer van het scheepsbevrachtingskantoor. In 1948 begonnen als specialist in de Franse en Belgische markt, bemiddelt het bedrijf tegenwoordig in heel Europa.
De binnenvaart is bij uitstek een internationale aangelegenheid. Toch is lokale aanwezigheid voor tussenpartijen als KN Overmeer & Zn uiterst belangrijk. 'Handelspartners hebben er moeite mee zaken te doen met iemand die niet in de buurt zit. De telefoon is het belangrijkste communicatiemiddel. Als ze een kengetal in een andere regio, laat staan in een ander land, moeten kiezen, dan is dat een belemmering. Om die reden hebben we in 2000 een vestiging in Rotterdam geopend.' Het ging om een experiment, waarin de communicatie tussen het hoofdkantoor met een vaste lijnverbinding verliep. Het experiment is inmiddels geslaagd, de zaken gaan goed. Dat was de reden om de infrastructuur en de communicatie goed onder de loep te nemen. Besloten is om te standaardiseren op Microsoft, alle toepassingen en gegevens centraal in Amsterdam te houden en de mogelijkheden van Internet en e-mail volledig te benutten. Overmeer: ‘De nieuwe infrastructuur moest snel, stabiel, gestandaardiseerd en flexibel zijn. En het mocht geen hoge kosten met zich meebrengen. Sinds eind 2002 zijn we na een test live gegaan. We zijn nu aan het fine tunen en de snelheid aan het opvoeren. Kahuna levert prima ondersteuning.'
Vanuit huis
In de Rotterdamse vestiging draait een eenvoudig netwerkje met standaard-pc's en een browser. Langs een door Kahuna geleverde DSL-verbinding met internet komen ze door authenticatie op de WebWerken-site op het eigen bedrijfsinformatiesysteem en kunnen ze aan de slag. 'Op die manier houden we alle informatie centraal en actueel op de server in Amsterdam, terwijl de medewerkers in Rotterdam of elders veilig toegang hebben. De kosten voor de infrastructuur en de communicatie zijn zo beperkt mogelijk gehouden,' zegt Erik van Rossum, de verantwoordelijke voor systeembeheer. ‘Systeembeheer kan ik in het weekend gewoon vanuit huis doen.'
Deze opzet stelt KN Overmeer & Zn in staat gemakkelijk en snel buitenlandse vestigingen te openen. "Dat zal niet op korte termijn gebeuren, maar alles is er klaar voor. Een pc met een snelle internetverbinding is genoeg om op afstand volledig mee te draaien." Zijn er ook plannen om de buitenwereld toegang te geven tot het systeem? 'De verladers zullen steeds meer eisen gaan stellen aan stroomlijning van het logistieke proces. Dat betekent integratie van de informatiesystemen via internet.' Vanzelfsprekend is er met de verladers al veel contact per e-mail. Overmeer onderzoekt daarnaast of chatten via MSN een optie is. Dat scheelt veel telefoonkosten. De DSL-verbindingen zijn er toch al.
Aan de vervoerderskant gaan de veranderingen niet zo snel. 'De meeste schippers communiceren noodgedwongen per GSM-telefoon. Ze zijn beperkt in hun mogelijkheden tot het gebruik van andere communicatiekanalen. Daar ontbreekt aan boord ook vaak de ruimte voor. De nieuwe schepen daarentegen hebben wel geavanceerde communicatiemogelijkheden. De nieuwe generatie schippers staat meer open voor vernieuwing. Ik denk dat binnen een jaar of tien ook deze sector voor een groot deel afhankelijk zal zijn van internetcommunicatiemogelijkheden, al dan niet mobiel. Wij zijn er klaar voor.'
