Alle kennis en informatie in je bedrijf aan je vingertoppen… als je die informatie maar kunt vinden. In de meeste bedrijven wordt er heel wat informatie opgeslagen in bestanden, e-mails, streams, noem maar op. Maar daar iets in terugvinden is heel andere koek. Microsoft brengt met Search Server 2008 een zoeksysteem voor bedrijfsinformatie op de markt.
Het Search Server 2008-systeem van Microsoft is in feite een uitbreiding op SharePoint Services. Zoals de naam al aangeeft, is het een zoeksysteem om informatie terug te vinden opgeslagen in SharePoint-sites, websites, netwerkvolumes en publieke folders van Exchange. Er bestaat een gewone en een Express versie van Search Server. De gratis Express-versie is bedoeld voor wat kleinere bedrijven die minder informatie en servers te doorzoeken hebben en waar dus één fysieke zoekserver volstaat. De betaalde gewone versie is bedoeld voor grote organisaties en kan op meerdere servers draaien. Wij hebben Search Server 2008 Express uitgeprobeerd.
Beheer-dashboard
Voor het beheer vertrek je vanuit een verenigd dashboard voor Search Server en SharePoint Services. Je kunt verschillende servers centraal beheren, aan systeembewaking doen en de "vergaarstatus" (crawl status) bekijken. Vergaren (crawling) is het scannen van servers en sites op zoek naar informatie om te indexeren. Een heel belangrijk onderdeel van het beheer is uiteraard het definiëren van vergaaropdrachten. Zo'n vergaaropdracht kan volledig zijn (scan een heel systeem), of aanvullend (scan incrementeel).
Daarbij kun je regels opgeven waarvan voldaan moet worden. Bijvoorbeeld mét bijbehorende controlegegevens voor de authenticiteit, of mét impactregels om het prestatieniveau van bepaalde servers of diensten niet te laten lijden onder je vergaaropdrachten. Die regels kun je in een rooster zetten om ze op bepaalde tijdstippen te laten uitvoeren. Er is ook een mogelijkheid om een volledige vergaaractie meteen te starten. Voor een vergaaropdracht kun je 'content sources' (inhoudsbronnen) opgeven: dat zijn zowat alle mogelijke plaatsen waar data opgeslagen wordt, maar ook applicaties en diensten die je geïndexeerd wilt hebben.
De vergaarregels stellen je in staat om bepaalde inhoud mee te nemen of juist uit te sluiten. Om een en ander overzichtelijk voor de beheerder te houden, kan die servernaam-mappings toepassen om site-adressen binnen en buiten het eigen netwerk makkelijker te herkennen en gebruiken. Van alle vergaaropdrachten worden logbestanden bijgehouden. Die zijn gedetailleerd te bekijken; ook gesorteerd op lokatie, datum en tijd, inhoudsbron en status.
Search Server 2008 biedt verder uitgebreide rapportagemogelijkheden voor zoekopdrachten en de resultaten daarvan. Je kunt de meest voorkomende zoekopdrachten bekijken, de zoekopdrachten zonder resultaat, de meerst voorkomende resultaatpagina's, het zoekopdrachtenvolume, de doorklik-verhoudingen, en nog veel meer. Zo zie je niet alleen de populairste zoekopdrachten, maar ook de meest succesvolle. En dat stelt jou als beheerder weer in staat dat verder te verbeteren door nieuwe 'Best Bets' (als zoekoptie en direct als beste gok) en nieuwe inhoudsbronnen toe te voegen.
Functionaliteit
Search Server biedt standaard back-up en herstel voor configuratiedata en indexen, ook op afstand. Het systeem kan gefedereerde zoekrelaties aangaan met bijbehorende mechanismes voor authenticiteitscontrole. Ook de resultaten worden beveiligd: bij het doorlopen van inhoudsbronnen wordt niet alleen de informatie geïndexeerd, maar worden ook bijbehorende toegangscontrolelijsten (ACL's) opgeslagen. Dit geldt voor zowel netwerkvolumes en SharePoint-sites als IBM Lotus Notes-databases, zodat gebruikers alleen die zoekresultaten zien waarvoor ze de juiste rechten hebben.
Beheerders kunnen gevoelige informatie in de index verwijderen zonder dat de bijbehorende inhoudsbron opnieuw geïndexeerd hoeft te worden. Daarbij wordt dan volautomatisch een uitsluitingsregel voor het vergaren aangemaakt. Die specifieke inhoud wordt dan niet opnieuw geïndexeerd.
Search Server 2008 kent geen limiet voor de documentomvang. Hierdoor kan het al je documenten indexeren, hoe groot ze ook zijn. Tijdens het vergaarproces wordt de data voortdurend doorgestuurd naar de zoekservers.
Connectors
Behalve de hierboven genoemde inhoudsbronnen, kan Search Server 2008 nog vele andere opslagsystemen doorzoeken en indexeren. Mits je daar de juiste indexeringsconnector voor hebt. Microsoft biedt standaard al 'federatieve' connectors aan voor bekende publieke informatiesites zoals Google News, Wikipedia en vele andere.
Daarnaast maken heel wat bedrijven met specifieke databewaarsystemen zelf ook connectors voor Search Server 2008, die je dan ook nog kunt toevoegen. Op deze manier is er vrijwel geen enkele beperking op wat je kunt 'vergaren' voor de indexering. Voorbeelden van bedrijven met connectors zijn Business Objects, EMC, HP, OpenText, SAS en Symantec. Er zijn er nog veel meer.
De weergave van alle zoekresultaten, ook die van federatieve zoekopdrachten, kan gepersonaliseerd worden met behulp van XSL-stylesheets. Overigens kunnen ook metadata-eigenschappen geïndexeerd worden.
Gebruiksvriendelijkheid
Voor gebruikers verandert er niet veel aan hun zoekervaring, als ze tenminste gewend waren te werken met Microsofts zoektechnologie, Live Search. Ze krijgen een zoekcentrum ter beschikking met een webachtige interface en een vrij gemakkelijke syntaxis voor zoekopdrachten. Zoekresultaten worden getoond met tekstsamenvattingen zodat gebruikers snel een overzicht krijgen en het gezochte kunnen herkennen. Hierbij worden de zoektermen gemarkeerd. Als een gebruiker zich vergist bij het intikken van zoektermen, krijgt hij automatisch suggesties te zien met gecorrigeerde zoektermen.
Zoekresultaten kunnen gegroepeerd, gesorteerd en gefilterd worden om sneller tot het gewenste antwoord te komen. Zoekresultaten kunnen voorts ook in tabbladen onderverdeeld worden en bewaard als favorieten. Je kunt vaak terugkerende zoekresultaten in Search Server 2008 programmeren, zodat het systeem je via e-mail of RSS waarschuwt zodra er nieuwe informatie binnenkomt die overeenkomt met je zoekopdrachten. En uiteraard spreekt de zoekinterface jouw taal.
Conclusie
Search Server 2008 Express biedt een rijke zoekomgeving die heel wat verschillende soorten opslagsystemen kan doorzoeken en indexeren. Voor alles wat niet standaard ondersteund wordt kunnen derden speciale connectors schrijven. Zoals we gewend zijn van Microsoft is een en ander wel nogal Windows-centrisch en worden er bijvoorbeeld geen controlesystemen voor authentificatie ondersteund die niet werken zoals die van Microsoft zelf. Maar als je netwerk en bedrijf Windows-centrisch is, kan deze Search Server je gouden diensten bewijzen.
Productinfo
Product: Search Server 2008 Express
Producent: Microsoft Inc., USA; www.microsoft.com
Leverancier: Microsoft Nederland, www.microsoft.nl
Adviesprijs (excl. BTW): de Express-versie draait op één server en is gratis; de gewone versie werkt in een multiserver-omgeving en is bedoeld voor grote organisaties; prijzen hiervan werden niet medegedeeld.
Systeemvereisten: Windows Server 2003, .NET Framework 3.0, evt. SQL Server 2005
De Kern
- Microsoft Search Server 2008 Express zoekt informatie in al je documenten en e-mails in heel het netwerk.
- De juiste informatie zoeken én vinden is het halve werk.
Valt een reclamefolder overschrijven tegenwoordig ook onder journalistiek?
Waar zijn de alternatieven? Waar de performance-metingen? Net als in een folder, geen enkele kritische opmerking.
Hoofdredactie, controleert u eigenlijk wat gepubliceerd wordt?
Als je iemand niet kunt ervan beschuldigen de reclame van Microsoft klakkeloos over te nemen, ben ik het toch wel. Iedereen die geregeld mijn artikels leest weet wel van mij dat ik meer dan behoorlijk kritisch sta ten opzichte van Microsoft. Maar als ze iets goed doen, schrijf ik dat natuurlijk ook. Alternatieven heb ik niet vermeld omdat de test specifiek over de Search Server van Microsoft ging, het was geen vergelijkende test. Prestatiemetingen zijn ook minder van belang omdat het zoeksysteem op een aparte server draait en het bovendien weer niet om een vergelijkende test ging. Als het systeem op mij een trage indruk gemaakt had, had ik dat wel vermeld. En ik heb wel degelijk een paar kritische opmerkingen gemaakt, onder meer dat een en ander weer behoorlijk Windows-centrisch is. Overigens leest de redactie inderdaad alle artikels na voor publicatie. Computable publiceert natuurlijk wel degelijk en geregeld vergelijkende testen, maar besteedt ook aandacht aan nieuwe producten. En deze Search Server 2008 is zo’n nieuw product dat we gewoon even wilden voorstellen.