Het ontwerpen en bouwen van een geavanceerde zoekschil inclusief opslag in digitaal dossier met workflow ondersteuning.
Organisatie: Ministerie van BZK
Probleemstelling: Een afdeling van het Ministerie van Binnenlandse Zaken moet een groot aantal informatiesystemen handmatig doorzoeken. De gevonden resultaten worden handmatig opgeslagen in een MS-Office bestand.
Oplossing: Er is gekozen voor een oplossing waarbij Autonomy zo is ingericht dat een groot aantal systemen in één keer doorzoekbaar zijn. De geselecteerde resultaten worden opgeslagen in een electronisch dossier (EMC Documentum). Het werkproces wordt ondersteund door de inrichting van workflow management in Documentum.
Meerwaarde: Op basis van de gekozen oplossing zal de zoektijd per dossier aanzienlijk afnemen en de kwaliteit van de dossier toenemen. Op basis van de workflow is de stand van zaken per dossier transparanter geworden en kan er beter gestuurd worden op de werkvoorraad.
Rol Content Strategy: Als consultant verantwoordelijk voor de realisatie van het Functioneel Ontwerp, inclusief procesherontwerp. Als Projectleider verantwoordelijk voor de technische realisatie van het ontwerp.
Tools en methodieken: De belangrijkste componenten in deze oplossing zijn Autonomy IDOL en EMC Documentum. Er wordt gewerkt volgens de Prince2 methodiek.
