“Onze website trekt maandelijks 15.000 bezoekers. De site werd vijf jaar geleden gelanceerd. We liepen toen al ver voor op andere gemeenten. Maar sinds de komst van de Elektronische Identiteitskaart was de site wat verouderd. Daarom besloten we de site te vernieuwen,” vertelt communicatieambtenaar Geert Vanhorenbeeck. Schepen van Informatie Bart Coopman vult aan: “Zemst. be is inmiddels uitgegroeid tot een belangrijk informatiekanaal. Sommige interactieve toepassingen doen het bijzonder goed. Zo komen per jaar 3000 meldingen via de site bij ons binnen. We merken dat er veel potentieel is. Een enquête wees uit dat de Zemstenaren meer dan de modale Vlaming internetgebruikers zijn.”
Zemst heeft inmiddels een moderne e-governmentsite. Met het contentmanagementsysteem van Smartsite is het aantal functies grondig uitgebreid. Paradepaardje van de site is de mogelijkheid de Elektronische Identiteitskaart (EIK) te gebruiken. Dit is een ID-kaart waarmee je ook op internet je identiteit kunt aantonen en een elektronische handtekening kunt zetten. Op 1 september 2006 ging de nieuwe site de lucht in.
Documenten aanvragen vanuit je luie stoel
Gebruikers kunnen nu met hun Elektronische Identiteitskaart of met een zogenaamde Tokencode online documenten aanvragen. Die aanvragen worden -na goedkeuring- meteen in de procedure van de betreffende dienst opgenomen. "Dit is pas echt e-government: zowel de burger als de ambtenaar vaart er wel bij. Hoe meer digitale aanvragen er komen, hoe vlotter de loketdiensten kunnen verlopen. Het is dus een pure win-winsituatie" glundert Geert Vanhorenbeeck.
Als gebruiker kun je bovendien de status van je aanvraag opvragen. En als het document klaar is, ontvang je een bericht dat je het af kunt halen aan het loket. In de toekomst kan de gemeente sommige documenten zelfs digitaal toesturen, zodat je de deur niet meer uit hoeft. Een voorbeeld: je kunt nu via het digiloket aangeven dat je verhuisd bent. Je hoeft daarvoor niet meer naar het loket te komen. Dankzij de Tokencode of de EIK kan de gemeente met zekerheid vaststellen wie de aanvraag gedaan heeft. Die authentieke identificatie vormt de sleutel van de website.
Site veel overzichtelijker
Schepen Coopman wilde absoluut een overzichtelijke website: "Wie naar Zemst. be surft, moet meteen zien waar onze gemeente voor staat. Bovendien moet de navigatie direct tonen wat er achter zit. Verschillende doelgroepen moeten meteen kunnen vinden wat ze zoeken. Herkenbaarheid en overzicht zijn de uitgangspunten van Zemst.be."
De structuur werd daarom volledig omgegooid. De site is nu heel overzichtelijk en duidelijk. Bovendien voldoet de site aan de normen van het Anysurfer-label, zodat ook slechtzienden en blinden de site kunnen gebruiken. En toeristen zullen voortaan sneller informatie vinden, omdat de VVV-Zemst binnen Zemst.be een volledig autonome minisite heeft.
Eigen minisite voor bedrijven en verenigingen
Via de nieuwe site kunnen ook bedrijven een eigen miniwebsite online zetten. Wie de minisite echter niet invult, wordt niet in de database opgenomen. Zo voorkomt de gemeente dat inwoners terechtkomen op lege minisites met alleen een adres.
Nieuw is ook de verenigingendatabase. "Deze unieke database speelt een sleutelrol voor zowel ambtenaren, burgers als verenigingen," legt Leander Price, afdelingshoofd Vrije Tijd en Welzijn, uit. "Voortaan werken we met één centrale online database waar zowel verenigingen als ambtenaren van onze afdeling wijzigingen in kunnen doorvoeren. Daarmee is deze database steeds actueel. Bovendien kunnen verenigingen via de verhuurmodule materialen en infrastructuur te huur aanbieden of zelf huren. De verenigingen kunnen hun eigen activiteiten opgeven, die direct en automatisch in de activiteitenkalender van Zemst worden opgenomen. Kortom, deze database vormt het platform van het verenigingsleven."
Website ontlast ambtenaren
"Ook in de administratie is heel wat gewijzigd. Dankzij het contentmanagementsysteem van Smartsite verlopen veel handelingen en processen nu via de website: inschrijvingen voor de sportweek, meldingen en het afleveren van documenten bijvoorbeeld. Dit ontlast ambtenaren. Bovendien kan elke dienst via de Smartsite Manager zelf publicaties op de website zetten, formulieren aanmaken en foto's online zetten, waardoor we steeds actueel zijn," licht Geert toe.
Fotodatabase en forum
Ook de Archiefdienst is bijzonder tevreden met de nieuwe site. Haar unieke beeldbank krijgt er binnenkort een eigen plekje. De Archiefdienst archiveert al jaren zowel analoog als digitaal fotomateriaal over Zemst. Zij voert die pareltjes binnenkort digitaal in in een online database. Op termijn kan ze de foto's op de site zetten, zodat inwoners kunnen snuisteren in het rijke fotoverleden.
"Het forum is een heet hangijzer en zorgt regelmatig voor controverse," mijmert Geert Vanhorenbeeck. "Het oorspronkelijke idee was een open forum te ontwikkelen waar burgers kunnen meedenken. Die utopische gedachte werd echter neergesabeld door scheldtirades en ongepaste thema's. Daarom werken we voortaan met een inlogsysteem via de Elektronische Identiteitskaart of een paswoord. Hiermee weren we verzuurde foragebruikers van Zemst.be."
Wedstrijd om site te promoten
Om de site en het gebruik van de Elektronische Identiteitskaart te promoten geeft de gemeente bij de uitreiking van een EIK een folder mee. Daarin staat alles over het gebruik van de kaart, de installatie van de software of het aanvragen van een TokenCode bij de federale overheid. Ook organiseerde de gemeente een online wedstrijd. Wie deelnam, maakte kans op één van de vijf elektronische kaartlezers. Surfen naar Zemst.be was dus de boodschap!
In de prijzen
In België organiseert CMS-Channel elk jaar de CMS-Awards. Van de publieksjury ontving de site van gemeente Zemst de eerste prijs voor de beste navigatie, van de vakjury een eerste prijs voor de beste content. Een mooie prestatie!
