We zijn een aantal jaren verder en hopelijk ook wijzer na de eerste introductie van information lifecycle management (ilm). Terugkijkend kan gezegd worden dat ilm niet heeft gebracht wat men beloofde en om verschillende redenen is ilm langzaam in het slob geraakt. Inmiddels is ook de afkorting ilm overgenomen door de securitycollega's voor identity lifecycle management. Is er nog hoop voor ilm, is er nog behoefte aan de strategie, de methodiek en de voordelen die ilm met zich meebrengt?
Het antwoordt hierop is ja! Er is een verschuiving in de markt aan de gang die leidt tot toenemende bewustwording dat informatie binnen een bedrijf van cruciaal bedrijfsbelang is. Tevens wil men weer grip krijgen op de total cost of ownership kosten (tco) van de infrastructuur waar deze informatie op staat. En operationeel ict begint er moe van te worden weer een doos met schijven naar binnen te schuiven, om zo het opslagtekort op te lossen. Dus ja, ilm is bezig met een wederopstanding en is zelfs sterker, bewuster en realistischer dan ooit te voren. Misschien is de term 'true ilm' wel van toepassing om zo met het verleden te breken. Te breken met de tijd dat men nog dacht dat ilm en archiveren één en hetzelfde waren, dat men nog dacht dat ilm een technische oplossing was en dat men nog dacht dat ilm in een doos zat.
Mocht de indruk ontstaan zijn dat de wereld nu aan de voeten van ilm ligt, dan is het enthousiasme iets te ver doorgeslagen, want dat is nog niet het geval. Hiervoor zijn twee hoofdredenen. Als eerste geldt dat business en operationeel ict moeten gaan samen werken, wetende dat 90 procent van het werk aan de businesskant zit. Als tweede geldt dat de heilige graal van ilm, dataclassificatie, nog niet technisch volwassen genoeg is.
Als de eerste horde genomen wordt en de business en operationeel ict echt gaan samenwerken (hiermee bedoel ik niet het werk over de schutting gooien met een service level agreement erbij), dan vallen er nu al zowel voor de business als operationeel ict veel voordelen te halen. Deze voordelen kunnen zijn:
- Hoge beschermingsgraad van essentiële informatie.
- Verlaging tco-kosten door onder andere energiebesparing en gebruik van duurdere en goedkopere opslagmedia.
- Geen verrassingen tijdens audits op informatieniveau.
- Controle over ict-complexiteit.
- Controle over datagroei.
- Controle over bedrijfscontinuïteit.
Terugkijkend had ILM de befaamde woorden van Arnold Schwarzenegger kunnen gebruiken: "I'll be back". Want information lifecycle management komt weer helemaal terug.
Paul Sijbers
Groot obstakel bij de acceptatie en ingebruikname van ILM is ook het ontbreken van een best practise: er bestaan geen algemene richtlijnen voor het optimale beheer van de levenscyclus van informatie, en de manier waarop een objectieve classificatie van datatypes en de daar bij horende fasen in de levenscyclus van gegevens moet worden ingevoerd. Dat is ook een complexe materie: die cyclus kan voor een aandelenhandelaar in millescondes worden uitgedrukt, en die van een medische instelling in termen van tientallen jaren.
Dataclassificatie, en daarmee ILM, komt dan neer op maatwerk, en maatwerk kost veel tijd en geld. Als die factoren schaars zijn in een bedrijf, komt de beslissing al snel op de stapel goede bedoelingen te liggen. En het kan lang duren voor het daar weer vanaf komt.
Inderdaad, was vroeger ILM in de praktijk meer “DLM” (Data Lifecycle Management), waarbij hele applicaties met data en al ingedeeld werden op de juiste storage “tier”, zien we momenteel ontwikkelingen die classificatie mogelijk maken op kleinere stukjes informatie.
Hier is wel applicatiekennis en kennis van het bedrijfsproces voor nodig in de ILM software.
Er zijn ook tussenvormen; zo is het mogelijk om, zonder wijziging van applicaties, Oracle database data te verdelen over meerdere storage tiers (d.m.v. partitioning). Wel moet van te voren nagedacht worden over hoe die data dan ingedeeld moet worden (bv. naar tijd/datum of op een andere selectiemethode).
Archivering van ERP data (bv. SAP/Oracle Apps) is ook mogelijk waarbij de gearchiveerde data gewoon zichtbaar blijft voor de eindgebruiker.
Maatwerk blijft inderdaad noodzakelijk maar gelukkig worden we wat geholpen door slimmere tools die patronen herkennen in informatie, evenals tools die verbanden tussen applicaties realtime kunnen ontdekken en in kaart brengen.