Een vaak genoemd voordeel van SaaS-oplossingen is de mogelijkheid om snel en zonder grote investeringen te kunnen beginnen. Er wordt immers gebruik gemaakt van standaardsoftware en je hebt als klant in principe alleen een browser en een wachtwoord nodig. Dit werkt goed voor relatief eenvoudige processen zoals bijvoorbeeld boekhouden of urenadministratie. Om SaaS geschikt te maken voor complexere bedrijfsprocessen zoals bijvoorbeeld contractbeheer, klachtenafhandeling, reserveringen of onderhoudsplanning is een standaard 'one-size-fits-all'-benadering ongeschikt en is meer flexibiliteit vereist.
Bij het gebruik van SaaS voor automatisering van meer complexe bedrijfsprocessen moeten klanten de mogelijkheid hebben om de omgeving naar eigen wensen in te richten. Het gaat hier om flexibiliteit op ten minste vier onderdelen: gegevensopslag, rollen en authorisaties, werkprocessen en integratie met externe systemen.
Gegevensopslag: Elk informatiesysteem beschikt over basisobjecten met een aantal velden. Gebruikers moeten de mogelijkheid hebben om een onbeperkt aantal eigen velden aan te maken. De benadering waarbij klanten een beperkt aantal custom tekstvelden kunnen 'herlabelen' is niet toereikend. Bij de opslag van gevens over bedrijfsmiddelen in een SaaS moet voor een type 'Auto' bijvoorbeeld een kenteken en brandstofsoort worden opgeslagen en bij een 'Computer' het interne geheugen en de installatiedatum van het besturingssysteem. Het is essentieel dat gebruikers zelf het type veld kunnen specificeren (getal, datum, tekst, keuzelijst) zodat je hier ook efficiënt op kan zoeken.
Rollen en authorisaties: Het is essentieel dat SaaS een flexibel authorisatiemodel heeft zodat je als klant kan instellen wie welke gegevens mag zien of wijzigen. Een goede benadering is om rollen aan gebruikers toe te kennen en de authorisatie per rol in te stellen. Deze authorisaties kunnen betrekking hebben op type objecten, velden en functies. Zo heeft bijvoorbeeld alleen een personeelmanager rechten tot een object met salarisgegevens, mag alleen een projectmanager de opleverdatum van een taak wijzigen en kan alleen een contractbeheerder een contract goedkeuren of verwijderen.
Werkprocessen: Elke organisatie werkt met eigen processen voor bijvoorbeeld goedkeuring van facturen of afhandeling van klachten. Vaak zijn deze processen ook weer afhankelijk van een bepaalde categorie. Meldingen voor storingen van telefoons verlopen anders dan klachten van klanten over leveringen of aanvragen voor offertes. Het is daarom belangrijk dat SaaS de mogelijkheid heeft om dergelijke processen via workflows eenvoudig en zonder programmeren te kunnen specificeren. Het moet ook mogelijk zijn om de workflows zonder tussenkomst van de leverancier te kunnen wijzigen, bijvoorbeeld bij veranderde wetgeving of aangepaste interne procedures.
Integratie: Het moet mogelijk zijn om snel en eenvoudig beveiligde koppelingen te maken met andere systemen. Zo kunnen persoonsgegevens in SaaS gekoppeld worden met een interne LDAP-server en kunnen facturatiegevens voor reserveringen en werkorders geëxporteerd worden naar een financieel systeem. Naast uitwisseling op basis van CSV/XML is een directe koppeling via webservices (SOAP) gewenst. Het gaat hier zowel om uitwisseling van records als om documenten. Een ander belangrijk aspect van integratie is de mogelijkheid om SaaS binnen een intranet te integreren, waarbij gebruikers vanuit het intranet automatisch ingelogd worden in de SaaS en de look-and-feel van de SaaS aangepast kan worden aan de huisstijl van het intranet.
Een goede SaaS-oplossing combineert de eenvoud en gemak van een hosted service met de flexibiliteit van maatwerksoftware. Het aanbieden van een voordelige maatoplossing door gebruik te maken van internettechnologie wordt ook in andere sectoren toegepast. Zo kun je via internet een pak op maat laten maken of zelf het design van je sportschoenen ontwerpen. Het oude 'one-size-fits-all'-idee wordt vervangen door 'mass customization'. Een maatpak voor de prijs van confectie.
Goede opinie en met de meeste dingen ben ik het met eens.
Wat gegevensopslag betreft: Hier kan tagging uitkomst bieden, erg flexibel en krachtig. Nadeel van tagging is dat gegevens “vertikaal” worden opgeslagen. Je krijgt dus heel veel kleine records en dat is vaak weer lastig als je de data bijv. horizontaal wilt presenteren.
One-size-fits-al kan prima met SaaS als je model flexibel is (lees: Niet in steen gebeiteld). Nadeel is -en dit geldt dus ook voor rollen en autorisaties- dat de complexiteit in het beheer gaat zitten. Je krijgt al snel een wildgroei aan rollen en probeer die nog maar eens beheersbaar te maken of in goede overzichten te gieten.
Belangrijke afspraken met functioneel beheerders zijn cruciaal. Iemand aan de voorkant weet immers niet waarvoor de data aan de achterkant belangrijk is.
Hoe dan ook, bedrijfprocessen, software, beheer zijn gewoon zaken die ergens complexiteit in zich hebben. Door het coderen generiek te doen verplaats je de complexiteit maar kom je wel naar een “one-size-fits-all” applicatie. Door dan goede sjablonen te genereren kun je de implementaties wel vereenvoudigen. Je pakt de sjabloon waar je het meeste op lijkt.