Defensie parkeert opslag-aanbesteding

Het ministerie van Defensie heeft een miljoenenaanbesteding voor opslagapparatuur geparkeerd. Het aantal biedingen was te beperkt. Leveranciers zagen niets in de voorwaarde van Defensie om pas tot aanschaf over te gaan nadat de apparatuur aantoonbaar een jaar succesvol zou draaien.

Het ministerie van Defensie schreef al begin 2008 een grote tender uit voor opslagsystemen (voor het beschikbaar, houden, veiligstellen en teruglezen van veiliggestelde data: storage, backup en restore). Het betreft een aanbesteding voor opslagapparatuur bij drie grote datacentra: in Maasland, Woensdrecht en Den Helder. Defensie heeft de procedure inmiddels 'on hold' gezet, melden diverse bronnen. Het aantal inschrijvingen van leveranciers was te gering om tot een serieuze selectie te komen.

Hans Timmerman, technisch consultant bij EMC, vertelt dat een van de leveringsvoorwaarden van Defensie een groot struikelblok vormde voor leveranciers. Het betreft een eis dat het ministerie pas na een jaar definitief tot aanschaf zou overgaan als de systemen aantoonbaar zonder problemen hadden gedraaid. "Dat betekent dat een leverancier pas een jaar na levering pas zijn omzet kan boeken. Dat is geen normale leveringsvoorwaarde die bijna geen enkele juridische afdeling accepteert. Het commerciële traject wordt er onzeker door."

Lastig traject

Een consultant van HP meldt dat vooral Amerikaanse leveranciers vanwege de strenge boekhoudregels de aanbesteding van Defensie een lastig traject vonden. "Als je een doos levert, stuur je een factuur en mag je de omzet inboeken. Maar als een partij een tijd lang het recht van teruggave heeft, kun je dus die omzet niet in de boeken schrijven totdat die periode voorbij is. Dat is niet werkbaar." Deze financiële barrière vormde voor HP aanleiding om zich terug te trekken uit de procedure.

EMC'er Timmerman zegt dat de eis van Defensie tot veel discussie binnen EMC heeft geleid. Uiteindelijk heeft de opslagspecialist toch een bieding uitgebracht. IBM en Unisys (een partner van EMC) zouden zich hebben teruggetrokken. Beide partijen weigeren een reactie te geven.

Afblazen?

De opslagtender zou een waarde hebben van vijf tot tien miljoen euro. Het ministerie heeft de aanbesteding inmiddels geparkeerd. Slechts een of twee partijen hebben een bod uitgebracht, te weinig om een serieuze selectie uit te voeren. Defensie ging uit van vijf leveranciers die een bod zouden neerleggen. Onduidelijk is wat Defensie met de tender gaat doen: afblazen of voortzetten onder gewijzigde leveringsvoorwaarden. Het department zegt in een reactie geen commentaar te willen geven op lopende aanbestedingen.