Overal om ons heen zien we bedrijven ingrijpende maatregelen nemen die onder de noemer van de economische crisis worden geschoven. Het mag duidelijk zijn dat het in deze tijd noodzakelijk is om daar waar nodig in te grijpen om zaken weer onder controle te krijgen.
Ook in ict-sector herkennen we dit. Ict is inmiddels een kostenpost zo groot dat er bij bezuinigingen snel voordelen te halen zijn. Uitgaven aan ict maken een groot gedeelte van de bedrijfsuitgaven uit. Dat deze ontwikkeling voor 'ons ict'ers' niet wenselijk is, mag duidelijk zijn. Dit geeft ons nu wel de kans om onderwerpen die nooit echt hoog op de agenda stonden, nu wel onder de aandacht te brengen. De 'sence of urgency' is aanwezig.
Op de vraag: 'waar kunnen we financieel voordeel halen?' zijn in mijn ogen diverse antwoorden mogelijk. Ik zie hier juist kansen ontstaan. Een grote behoefte van veel ict-organisaties is standaardisatie en professionalisering van het dienstenportfolio. Maar welke organisatie heeft zijn ict-shop nu dusdanig op orde dat hij direct kan aangeven welke producten hij levert en wat ze kosten? Ik ben dan ook erg benieuwd naar benchmarks hierover en wat er in de business case staat over de ict-kostenvoordelen door ontslag van medewerkers. Door standaardisatie van de producten- en dienstencatalogus (PDC) worden deze kosten beter inzichtelijk. Binnen een PDC zijn er veel meer maatregelen mogelijk die het gewenste financiële voordeel kunnen opleveren. Mogelijkheden kunnen zijn: het versoberen van het aantal PDC-artikelen (we kunnen een gedeelte van het aanbod schrappen), verlenging van de afschrijvingstermijn van hardware, etc.
Maar dit kan en moet nog veel verder gaan. Op het moment dat inzichtelijk is, wat welk product en/of dienst kost, kun je hierop analyses maken. Met de som van het aantal van de producten en diensten wat binnen het bedrijf wordt afgenomen, krijg je inzicht in wat er allemaal wenselijk al dan niet onwenselijk is. En dan heb ik het nog niet over de ratio's die hieraan ten grondslag liggen. Ik heb in de praktijk wel eens ratio's gezien die betrekking hebben op:
– de verhouding tussen het aantal werkplekken versus medewerkers (voorbeeld: 1,24 werkplek per medewerker);
– de verhouding van het aantal printers versus aantal medewerkers (voorbeeld: één printer per vijftig medewerkers).
Maar ik heb nog van niemand antwoord gekregen op vragen als:
– Hoe is de verhouding van telewerkers versus het aantal laptops en daarbij de toetsing aan de hrm-aantallen van een medewerker met een ambulant contract?
– Wat is de norm van het aantal prints per medewerker versus het daadwerkelijke verbruik per afdeling?
Zou deze informatie wel bekend zijn, dan kunnen ook direct de financiële voordelen gerealiseerd worden door bijvoorbeeld de norm van het aantal printers per afdeling te verlagen. Een simpel voorbeeld kan zijn dat iedere afdeling die een X-aantal prints maakt recht heeft op een eigen locale printer. Anders moet deze afdeling hem delen met een andere afdeling.
Ik ben er dan ook van overtuigd dat er veel financieel voordeel te halen is op hardware, software, licenties, onderhoud- en servicecontracten als het ict-portfolio is afgestemd op de actuele behoeften. Met bovenstaand betoog wil ik aangeven, dat de crisistijd door ict-beheer juist gebruikt moet worden om het beheer verder gestandaardiseerd en geprofessionaliseerd te krijgen. De 'sense of urgency' is nu aanwezig en dus is dit dé kans om dit eens echt goed aan te pakken.
