Iron Mountain, wereldwijd leider in het beschermen, opslaan en beheren van digitale en fysieke informatie, introduceert een documentmanagementoplossing speciaal voor Human Resource-afdelingen (HR). De oplossing ondersteunt het volledige beheer van dossiers: van aanmaken tot en met vernietiging.
Binnen een bedrijf bevatten HR-dossiers zeer gevoelige informatie. Goede opslag en toegankelijkheid van deze gegevens zijn erg belangrijk, maar vormen tegelijkertijd een uitdaging. Als verschillende kantoren HR-taken uitvoeren of de HR-manager verantwoordelijk is voor verschillende geografische regio’s (nationaal en internationaal), is het vaak lastig om snelle toegang tot de verspreide HR-informatie te realiseren.
Als het gaat om documentmanagement, staan HR-afdelingen voor drie uitdagingen. Ze moeten veilige toegang tot HR-gegevens bieden, garanderen dat informatie voldoet aan regelgeving en de opslagkosten reduceren.
– HR-bestanden – op papier of digitaal – moeten veilig en gecontroleerd toegankelijk zijn. Medewerkers op locatie en het management moeten tenslotte tot dezelfde documenten toegang hebben. Doordat verschillende medewerkers documenten gebruiken, bestaat er een risico op inefficiëntie, gegevens die ongewenst naar buiten komen of documenten die zoek raken. Als de originele documenten niet makkelijk beschikbaar zijn, maken gebruikers ongeautoriseerde kopieën. Zelfs als hier controle op is, kunnen verschillende kopieën in omloop zijn. Dit staat de nauwkeurigheid en privacy van medewerkersgegevens in de weg.
– HR-afdelingen staan ook voor de uitdaging om te voldoen aan landspecifieke regelgeving omtrent HR-gegevens. Zo dienen in Nederland sollicitatiegegevens, zoals een sollicitatiebrief of psychologisch onderzoek, tot een jaar na beëindiging van het dienstverband bewaard te blijven, en gegevens omtrent salarisafspraken dienen maar liefst tot zeven jaar na einde dienstverband bewaard te blijven. Ook de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) geeft regels voor een zorgvuldige omgang met de persoonsgegevens. Zo moeten passende technische en organisatorische maatregelen getroffen worden om de gegevens zorgvuldig te bewaren en mag de HR-afdeling bijvoorbeeld niet meer gegevens verwerken dan strikt noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.
– Afhankelijk van hun omvang creëren bedrijven honderden of zelfs duizenden HR-bestanden per dag. Het opzetten en onderhouden van opslagruimten vereist hoge investeringen in onroerend goed en personeel. Om bedrijven hierin te ondersteunen, biedt Iron Mountain een op maat gemaakte oplossing voor het beheer van HR-dossiers.
De Document Management Solutions van Iron Mountain komen tegemoet aan de behoeften van zowel mkb’ers als grote bedrijven. De oplossingen omvatten de gehele levenscyclus van actieve bestanden en combineren fysieke opslag, imaging en digitale opslag. Daarnaast stellen ze bedrijven in staat zonder extra investering hun plannen voor calamiteiten en bedrijfscontinuïteit beter te beheren.
Onderdeel van Document Management Solutions is het Digital Record Center. Gebruikers kunnen met het Digital Record Center-hostingplatform van Iron Mountain opgeslagen documenten via hun webbrowser oproepen. Hierbij is het mogelijk om – afhankelijk van de toegangsprivileges – miniatuurweergaven te bekijken, in en uit te zoomen, afbeeldingen te roteren en te downloaden, en via efficiënte streamingtechnologie bestanden te printen en door te sturen. Hiermee heeft de HR-afdeling altijd en overal toegang tot medewerkersgegevens. De inzet van Iron Mountain-technologie verlaagt de kosten voor fysieke opslag en verbetert de bescherming van gevoelige informatie. Tegelijkertijd biedt de oplossing uitgebreide interne rapportagemogelijkheden.
