Monolitische organisaties hebben veelal plaats gemaakt voor flexible samenwerkingsverbanden van zelfstandige ondernemingen. Voorbeelden zijn franchising organisaties, bouwprojecten en outsourcing van catering en facilitaire diensten. Discussies over SaaS hebben vaak betrekking op interne bedrijfsvoering terwijl SaaS met name voordelen kan bieden bij samenwerking binnen de extended enterprise. SaaS biedt een platform waarbij medewerkers, klanten en leveranciers op een veilige, voordelige en gestructureerde manier kunnen samenwerken. Als neutraal platform kan een SaaS een belangrijke bijdrage leveren aan transparantie en kunnen partijen aangesproken worden op naleving van afspraken en service level agreements.
Mainframe en pc
Tot begin jaren '80 draaiden softwareapplicaties voornamelijk op mainframe en minicomputers. De software was veelal specialistisch en slechts toegankelijk voor een beperkt aantal mensen die bovendien 'verstand' van computers moesten hebben. De data en applicaties werden net als bij het huidige SaaS-model centraal opgeslagen en data was relatief goed beschermd. Met de opkomst van de pc in de jaren '80 is software gepopulariseerd, met het gevolg dat iedereen zijn tekstverwerking, rekentaken en planning vanaf de desktop kan doen.
De persoonlijke productiviteit ging omhoog maar de kwaliteit van data en veiligheid vaak omlaag. Vertrouwelijke gegevens staan op desktopcomputers die voor iedereen toegankelijk zijn, verschillende versies zijn in omloop en back-ps zijn vaak slecht geregeld. Bovendien is het vaak niet na te gaan wie wijzigingen gemaakt heeft en wie die geauthoriseerd heeft. De kosten voor ondersteuning, licenties en support worden vaak onderschat. Volgens Gartner bedraagt de total cost of ownership (TCO) voor een desktop meer dan 5800 dollar en voor een notebook zelfs 9900 dollar.
Web-based
Met de opkomst van web-based applicaties eind jaren '90 worden de voordelen van het centrale mainframemdel en pc-model gecombineerd: hoge beschikbaarheid, toegankelijkheid, eenvoudig te gebruiken, relatief lage beheerskosten en centrale beveiliging en opslag. SaaS gaat nog een stap verder, omdat organisaties zelf de infrastructuur hiervoor niet meer hoeven te beheren. Je betaalt alleen voor feitelijk gebruik en je kan snel en zonder veel risico en investering beginnen.
De meeste discussies over de voor- en nadelen van SaaS zijn toegespitst op applicaties voor intern gebruik, bijvoorbeeld voor crm of boekhouden. Dit is uiteraard belangrijk maar het is nog belangrijker om een stap verder te kijken, naar de extended enterprise. De extended enterprise is het hele ecosysteem waarin een organisatie zich bevindt: medewerkers, nevenvestigingen, thuiswerkers, klanten, partners, leveranciers en concurrenten. Om efficiënt met partijen samen te werken is een web-based systeem te prefereren boven pc-, mainframe- of client-serversystemen. Er is geen speciale software nodig om via computer of telefoon te kunnen connecteren. De vraag is wat een SaaS extra kan bieden boven een web-based systeem in eigen beheer.
SaaS of software?
Neem als voorbeeld een organisatie die een internetapplicatie wil aanbieden waarbij klanten online storingen kunnen melden, externe partijen werkopdrachten ontvangen om deze op te lossen en vervolgens online hun factuur indienen. Het is uiteraard mogelijk om zelf iets te bouwen en intern te hosten, maar daar zijn een aantal consequenties aan verbonden. Ten eerste is het de vraag of er genoeg interne expertise is om een dergelijke applicatie te bouwen, te onderhouden en te verbeteren. Daarnaast zijn er kosten om de applicatie 24/7 te monitoren en eventuele storingen op te lossen. Het afbreukrisico en imagoschade bij langdurig falen kan hoog zijn. Als de applicatie intern gehost is moeten de overige interne systemen en data goed afgeschermd zijn.
Ook politieke overwegingen spelen een rol. Indien de applicatie bij een van de partijen gehost is, kunnen de andere partijen hier bezwaar tegen maken. Het is voor de hostingpartij immers mogelijk om 'alles' te zien wat er zich afspeelt en men is afhankelijk van de technische expertise en commitment van deze partij om de vereiste beschikbaarheid te garanderen. Een SaaS-leverancier is bij samenwerkingsverbanden een neutrale en professionele partij. Een SaaS-leverancier heeft standaard service level agreements (SLA's) voor beschikbaarheid en is over het algemeen goed schaalbaar als het aantal gebruikers of intensiteit van gebruik toeneemt.
Workflows en SLA’s
Een belangrijk aspect van een SaaS voor de extended enterpise is de ondersteuning van workflow management. Workflows zijn standaard procesbeschrijvingen waarbij taken automatisch aangemaakt worden op basis van rollen van leden van de extended enterprise en klantspecifieke beslissingsregels. Als een leverancier online een factuur indient kan op basis van het factuurbedrag een bepaalde goedkeuringsprocedure uitgevoerd worden. Bij storingsmeldingen kunnen er afhankelijk van betreffende apparaat taken aangemaakt worden voor bijvoorbeeld de ict-afdeling of de facilitaire dienst.
Een SaaS moet het mogelijk maken om klantspecifieke workflows snel te bouwen en aan te passen zonder tussenkomst van de leverancier. Uit de workflow kunnen gegevens gedestilleerd worden over het verloop van het proces zelf, bijvoorbeeld responstijden, doorlooptijden en bottlenecks. Hiermee kan gecontroleerd worden of er aan onderlinge service level agreements (SLA's) tussen de partijen voldaan wordt. Workflow managementsystemen zorgen ervoor dat processen tussen partijen in de extended enterprise efficiënt en transparant verlopen. Traditionele workflow managementsystemen zijn vaak duur en complex om te implementeren. Door de opkomst van SaaS-technologie is deze technologie ook voor kleinere organisaties en samenwerkingsverbanden beschikbaar en betaalbaar geworden.
