Een goede herinnering vormt mijn eerste Smart IT-bijdrage: Vervang dure licenties van gevestigde formaten voor gestandaardiseerde open formaten (vaak eveneens gevestigd). Met gratis gereedschap. In 2007 kijkt een middelgroot advocatenkantoor kritisch naar zijn ict-kosten. Wie doet dat niet? Het bleek dat voor eenvoudige pdf-generatie van documenten 11.400 euro aan licentiekosten per jaar de deur uit ging. Is dat met 'google-zoeken' een inkoppertje voor open doel? Jazeker.
Hoe bespaar je 11.400 euro per jaar in dit geval:
1. Google op 'free + pdf generator + open source' of zoek op www.sourceforge.net naar 'pdf generator' + besturingssysteem (OSX, XP, Vista of iets dergelijks).
2. Download een tool uit de circa vijftig keuzes, wellicht een tiental netwerk-installeerbare versies.
3. Vraag je systeembeheerder om het voor iedereen toegankelijk te installeren.
Veelal werken deze (bijna) gratis en vrije tools voor veel doeleinden net zo goed als de duur betaalde versies. In dit specifieke geval gebruikt pdf-generatie meestal het bekende Print-menu. In plaats van een echte printer kies je een pdf-printer. Misschien even wennen aan een nieuwe gebruikersinterface, maar bij overstap op gratis software, is dat het wel zo'n beetje qua noodzakelijke aanpassing.
In 2009 kun je overigens ook direct in pdf printen vanuit veel desktopsoftware. Het veranderen van de inhoud/achtergrond van een pdf is echter vaak nog functionaliteit die met speciale software (eveneens gratis) mogelijk is.
De warme herinnering? Na anderhalve dag waren alle veertig werkplekken bijgewerkt en het nieuwe pdf-tooltje gedocumenteerd actief. Sinds 2007 heeft het advocatenkantoor deze structurele kosten naar nul terug gebracht. De advocaten hebben inmiddels meer bespaard met het pdf-tooltje alleen dan er in totaal voor het kantoorautomatiseringwerk in rekening werd gebracht.
Waarom geen namen van pdf-tools? Google en Sourceforge (.net) het zelf maar!
OS X kan al sinds jaar en dag pdf’s genereren, daar heb je geen extra tools voor nodig. Hoef je dus niet naar te zoeken, scheelt weer tijd. Open Office heeft dit ook al jaren in het pakket zitten, ook dat kost dus geen extra tijd/geld.
Volgens mij is het gebrek aan pdf-ondersteuning voornamelijk een Microsoft probleem.
Leuk idee, goed verhaal – een ding mis ik echter. Die 50+ Open Source tooltjes die je misschien voor de gezochte toepassing vindt, zijn niet allemaal even goed…
Enige selectie zal toch plaats moeten vinden 🙂
Daarnaast zul je e.e.a. moeten beheren (security patches e.d.), maar ja, dat moest je met de oorspronkelijke tool ook (al is dat vaak meer ge�nstitutionaliseerd)
Er wordt gedoeld op een “PDF-printerdriver” die je met behulp van ghostscript laat draaien.
Heb ik in het verleden ook al eens gedaan, maar met Linux en OOo 3.1 heb ik dat al lang niet meer nodig.