Ernst & Young onderzoekt kosten via de cloud

In de strijd om de beste business cases van 2009 heeft ook HumanWave een inzending gedaan. Met het project ' Onkostenonderzoeken via de cloud' dingen zij mee naar de prestigieuze Computable-prijs. Het project en aangekoppelde business case gaan over het uitvoeren van kostenonderzoeken door Ernst & Young via de cloud.

Ernst & Young Belastingadviseurs voert kostenonderzoeken uit voor bedrijven. Ernst & Young Belastingadviseurs heeft een methode ontwikkeld die deze processen optimaal ondersteunt. Hiertoe worden gedurende een bepaalde onderzoeksperiode, alle declaraties nauwgezet vastgelegd, gevolgd en beoordeeld. Ter ondersteuning van deze methode heeft Ernst & Young Belastingadviseurs aan HumanWave gevraagd op basis van haar standaard declaratiemodule, de door Ernst & Young Belastingadviseurs ontwikkelde methode toe te voegen aan 'de cloud', zodat dergelijke onderzoeken volledig via het web kunnen worden afgehandeld.

Rapportagemogelijkheden

'Door in te loggen op de beveiligde klantomgeving kunnen cliënten van Ernst & Young Belastingadviseurs en haar medewerkers online hun declaraties (bonnen) vastleggen', aldus Bart Aarsen, directeur van HumanWave. 'Na invoer worden deze bonnen direct op de juiste wijze gerubriceerd en door medewerker van Ernst & Young Belastingadviseurs beoordeeld en verwerkt. Doordat alle gegevens in de database worden opgeslagen, hebben zowel de cliënt als Ernst & Young Belastingadviseurs altijd inzage in de voortgang van het proces en de status ervan. De uitgebreide rapportagemogelijkheden stelt Ernst & Young daarbij in staat haar cliënten optimaal te informeren. Door volledige digitalisering van het onderzoek, verloopt het onderzoek sneller en efficiënter. Het project is in enkele weken gerealiseerd en opgeleverd en de eerste cliënten konden al binnen drie maanden gebruik maken van deze methodiek.'

Door de HumanWave-software kunnen de processen volledig op locatie worden gemodelleerd. Dit leidt tot snelle zichtbare resultaten. Doordat het een oplossing 'in de cloud' betreft, was installatie niet van toepassing en kon al binnen drie weken een proefomgeving opgeleverd worden. Ernst & Young kon zelfstandig aan de slag met een werkende proefomgeving die vervolgens gefinetuned is. Door de software van HumanWave heeft men alleen te maken met businessconsultants die zich richten op de businessprocessen, ontwikkeling van software is hiermee verleden tijd.

Prijs per transactie

Aarsen is van mening dat het project erg innovatief is. 'Zowel de methodiek van Ernst & Young ten behoeve van kostenonderzoek is volledig nieuw als ook de gekozen techniek daarachter. Medewerkers van cliënten van Ernst & Young kunnen via het web inloggen en hun bon en onkosten in een beveiligde klantomgeving achterlaten. Door online afhandeling van de bonnen krijgen zowel de cliënt, de Belastingdienst als Ernst & Young snel inzicht in voortgang en status. Hiermee zijn in één stap drie belangrijke partijen aan elkaar gekoppeld wat leidt tot een snelle en efficiënte aanpak, zonder papieren rompslomp. Ook de financiering is compleet vernieuwend, met de oplossing in de cloud wordt alleen nog maar betaald voor werkelijk gebruik (prijs per transactie). Geen licentiekosten en geen kosten in netwerk en infrastructuur. Hiermee kunnen bedrijven zoals Ernst & Young nieuwe initiatieven makkelijk en eventueel tijdelijk in de markt zetten.'

Op basis van de module Declaratie van HumanWave heeft Ernst & Young voortgeborduurd op de onkostenvergoeding bij zijn cliënten. Hiermee krijgen cliënten inzicht in de werkelijke onkosten die hun medewerkers maken. Daarnaast kan een helder declaratiebeleid opgezet worden dat ook voorbereid is op de nieuwe werkkostenregeling van 2011. Door gebruiksvriendelijkheid en overzichtelijke rapportages kunnen cliënten en medewerkers het direct binnen een beveiligde klantenomgeving in gebruik nemen zonder enige training.

Snelle resultaten

Een vaste projectmanager van HumanWave heeft de business case begeleid in de vier stappen: inventariseren van processen, modelleren op locatie, implementeren en finetunen door de klant zelf. Aarsen: 'Interactie en samenwerking tijdens het project zorgde voor snelle resultaten. Dankzij onze oplossing in de cloud kan Ernst & Young beter inspelen op de informatiebehoefte van de cliënt en focus houden op de fiscale beoordeling van een kostenonderzoek, in plaats van op problemen met de ict. Hiermee heeft Ernst & Young het proces precies gekregen zoals zij wenst. De oplossing in de cloud zorgt voor snelle implementatie, snelle adoptie en snelle (zichtbare) resultaten. Wanneer een nieuw proces niet aanslaat of niet werkt kan men direct weer stoppen aangezien alleen betaald wordt voor daadwerkelijk gebruik.'

Beste business case van 2009

Ook meedoen aan deze competitie? Zorg dan dat je ook je business case uitwerkt en indient bij de redactie van Computable. Een vakkundige jury buigt zich over voorgedragen cases en kiest de uiteindelijke winnaar. Uiteraard zijn business cases van afgeronde projecten welkom, maar ook de business cases van nog lopende of nog te starten projecten zijn welkom. Zolang de business case of het project maar linkt aan het jaar 2009.

Het aanmelden van business cases kan tot en met 20 januari 2010. In april 2010 worden de beste business cases van 2009 bekendgemaakt, mede in de jaargids Computable Business Cases 2010.

Meld nu jouw business case aan!