Gartner noemde het al het 'do nothing-scenario': als er niets gedaan wordt aan de wildgroei in het applicatielandschap, zal ict de verwachtingen van de business (steeds hogere service voor steeds lagere kosten) niet kunnen waarmaken. Vroeger of later krijgt het applicatieportfolio dus te maken met de noodzakelijke downsizing, of liever rightsizing, om tegemoet te kunnen komen aan deze verwachtingen. Daarvoor moet er allereerst een goed inzicht zijn in de bestaande applicatieportfolio, om deze vervolgens te rationaliseren of liever te optimaliseren. Alles met als doel om het applicatielandschap meer in lijn te brengen met de bedrijfsprocessen die deze applicaties behoren te ondersteunen. Maar is dit laatste niet de kerntaak van functioneel applicatiebeheer? En wat is dan precies de rol van een functioneel applicatiebeheerder in optimalisatie van het applicatieportfolio?
In mijn optiek heeft functioneel applicatiebeheer een actieve rol in ten minste de volgende vier stappen binnen een optimalisatietraject van de applicatieportfolio:
1) Aanvullen business case
Om de mogelijke baten en voordelen, maar ook de bijbehorende kosten en inspanningen in kaart te brengen, is inzicht nodig in de huidige structuur (inclusief kosten/tco) van het applicatielandschap en de potentiële voordelen van optimalisatie voor de business. Functioneel applicatiebeheer speelt een belangrijke rol in het beschikbaar stellen van de gewenste informatie om deze business case concreet te maken vanuit de ondersteuning die hij/zij levert aan de uitvoering van de bedrijfsprocessen.
2) Inventarisatie en analyse
Hoewel toolmatige inventarisatie, ofwel discovery, te allen tijde aanbevelenswaardig is (interfaces, effectief gebruik, gedeelde componenten, etc.), blijft het overmijdelijk dat een deel van de inventarisatie van het huidige applicatielandschap handmatig moet plaatsvinden. Ditzelfde geldt voor de analyse om van de verkregen data werkbare informatie te maken. Er moet bijvoorbeeld een match gemaakt worden tussen applicaties en hun functionaliteiten, alsmede de aansluiting met de daarmee ondersteunde bedrijfsprocessen. Ook het verzamelen van informatie over licenties en contracten is veelal een handmatige activiteit. Functioneel applicatiebeheer moet deze informatie kunnen leveren vanuit haar operationele verantwoordelijkheden.
3) Acceptatie
Op het moment dat optimalisatie- of rationalisatieprojecten benoemd of reeds in uitvoering zijn, komt de impact op het deel van het applicatieportfolio waarvoor de functioneel applicatiebeheerder verantwoordelijk is steeds meer naar de oppervlakte. Immers, misschien gaan enkele van de applicaties in zijn/haar scope verdwijnen, om zo mogelijk te worden vervangen door centrale, divisie-overstijgende applicaties. Als linking pin naar de business en de eindgebruiker houdt functioneel applicatiebeheer zich in dit stadium vooral bezig met het toetsen en accepteren aan de hand van vooraf aangegeven acceptatiecriteria. Van de functioneel applicatiebeheerder mag immers verwacht worden dat deze de aansluiting van de applicatie met de bedrijfsprocessen continu verifieert en bewaakt. Vooral als decentrale applicaties vervangen worden door centrale systemen, waarbij de lokale requirements niet (volledig) ingevuld kunnen worden, moet functioneel applicatiebeheer ook met dit spanningsveld en mogelijke weerstand kunnen omgaan.
4) Exploitatie
Functioneel applicatiebeheer van lokale, decentrale applicaties verschilt in een aantal opzichten van centrale, afdelingsoverstijgende applicaties. Zo is afstemming tussen bedrijfsonderdelen bij functionele wijzigingsverzoeken, maar ook acceptatie van bijvoorbeeld nieuwe releases een veel complexere aangelegenheid bij centrale applicaties. Zeker gedurende de eerste levenscycli van gecentraliseerde applicaties zullen de requirements van de diverse gebruikersgroepen en businessmanagement nog betrekkelijk heterogeen zijn en in sommige gevallen verandert dit ook nooit. Dit bemoeilijkt het werk van de functioneel applicatiebeheerder, die zich in dit soort gevallen regelmatig in een uitdagende spagaatpositie ziet belanden. Niet verwonderlijk dan ook dat positionering van functioneel applicatiebeheer, maar zeker ook van governance en van het eigenaarschap van de bedrijfsprocessen, tijdens én na de optimalisatie een cruciaal aandachtspunt is. Ditzelfde geldt voor bijvoorbeeld het changeproces, dat voldoende moet zijn toegerust om te kunnen sturen op decentrale wensen in relatie tot centrale voorzieningen.
Functioneel applicatiebeheer heeft dus een belangrijke rol, zowel in de opstartfase als in de feitelijke implementatie en exploitatie van het geoptimaliseerde applicatieportfolio. Optimalisatie- of rationalisatieprojecten zijn niet eenvoudig. Sterker nog, veel organisaties krijgen dit maar moeilijk van de grond. Het effectief gebruiken en positioneren van functioneel applicatiebeheer kan echter een zeer belangrijke bijdrage leveren aan het welslagen van dit soort initiatieven.
Zo vernieuwend is dit allemaal niet hoor! Een organisatie die serieus met zijn IT organisatie bezig is heeft dit volwassenheidsniveau al lang en breed bereikt.