Onlangs was ik op initiatief en uitnodiging van ICT~Office’s algemeen directeur Sylvia Roelofs en de CIO Rijk, Maarten Hillenaar te gast voor een kennismaking, middels een eendaagse workshop met het Gateway Review-proces. Doel van de bijeenkomst was een kennismaking met Gateway Review zoals dit door de overheid in gebruik is c.q. in gebruik wordt genomen om een impuls te geven aan de kwaliteitsverbetering van (ict)-projecten. De workshop werd verzorgd door het, onlangs door de Engelse overheid gecertificeerde, Nederlandse bureau Gateway, onderdeel van de Werkmaatschappij (de ‘kraamkamer’ voor interdepartementale initiatieven) ressorterend onder het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.
Gateway Review is ontwikkeld door het Britse Office of Government Commerce en behelst een methodiek, gebaseerd op best practices, om allerlei programma's en projecten, dus niet specifiek ict-gerelateerd, op cruciale (beslissings)momenten van de levenscyclus van een project door te lichten en vast te stellen wat er dient te gebeuren om succesvol door te gaan naar de volgende fase. Zij bestaan uit:
– Gateway 0, de strategische doorlichting waarbij de richting en beoogde uitkomsten van het programma in samenhang met de voortgang van de onderliggende projecten wordt onderzocht;
– Gateway 1, de zakelijke rechtvaardiging van het project, waarin de business case wordt getoetst op haalbaarheid (commitment, organisatiedoelstellingen eenduidig met het programma en balans van kosten/baten en risico's);
– Gateway 2, de verwerving of veranderstrategiefase, dit betreft een review op de uitgangspunten van de business case gerelateerd aan de voorgestelde aanpak voor de uitvoering van het project;
– Gateway 3, de investeringsbeslissing, een review op de doelmatigheid van het project vertaald naar de noodzaak, betaalbaar- en haalbaarheid;
– Gateway 4, de fase van gereedheid voor de dienstverlening, ofwel het onderzoek in hoeverre de organisatie gereed is voor de transitie van de projectuitkomsten naar de implementatie;
– Gateway 5, de evaluatie van de bedrijfsresultaten, de review of de beoogde doelen van de business case zijn gehaald en of het operationele proces naar wens verloopt.
Status groen, oranje of rood
Met een review wordt aan de fase van een programma of project een status toegekend. De status groen is veilig en kan door naar de volgende fase; oranje impliceert dat er de nodige aandachtspunten zijn en rood, deze status betekent dat er risico's zijn die een succesvolle doorgang naar de volgende fase verhinderen als daarop geen actie wordt genomen. Een Gateway Review kent, naast de voorbereidingsfase, een doorlooptijd van vier dagen en heeft als doel om de projecteigenaar (de ‘senior responsible owner (SRO) genoemd) verder te helpen met het project. De review wordt gedaan door drie tot vier onafhankelijke vakgenoten en wordt geleid door iemand van hetzelfde niveau als de projecteigenaar. De review-rapporten dienen vooral als generieke basis voor ‘lessons learned' (een van de kenmerken van Gateway Review is een gezamenlijk leerproces) en acties voor verdere kwaliteitsverbetering en projectsturing.
ICCIO als sponsor van Gateway Review
In het rapport van de Algemene Rekenkamer, ‘Lessen uit ICT-projecten bij de overheid – deel B', wordt Gateway Review expliciet aanbevolen. Al was het alleen al vanuit het oogpunt ‘hoe het van elkaar leren' kan worden bevorderd. In dat kader is een professionele Gateway-organisatie opgericht. Belangrijke sponsor is de Interdepartementale Commissie van cio's, ICCIO, die vanuit een gemeenschappelijk perspectief werkt en het mede tot haar taak rekent om juist dat rijksbrede leerproces te faciliteren en te stimuleren dat de verschillende departementen Gateway Review ook daadwerkelijk in de praktijk gaan gebruiken.
Inzicht, ondersteuning, draagvlak en samenwerking
Het Gateway Review-proces geeft (overheids)bestuurders en uitvoerders van programma's en projecten, op een heel pragmatische wijze, en vooral ook in een kort tijdsbestek, inzicht en ondersteuning bij de realisatie van de doelen waarvoor zij verantwoordelijk zijn. Daarnaast geeft het zekerheid voor de overgang naar een volgende fase in een programma of project, biedt het handvatten en realisme in tijd- en kostenplannen en realisaties, creëert het draagvlak bij de betrokkenen voor status en vraagstukken tijdens de verschillende fasen, bevordert het lerend vermogen, samenwerking en brengt het beleid en uitvoering en daarmee acceptatie dichter bij elkaar door over en weer participatie in reviewteams van verschillende overheden in verschillende programma's en projecten. Inmiddels zijn er in 2010 vijf reviews gedaan en staat de teller voor de rest van het jaar al op 28.
Mijn eigen ervaring met Gateway Review, waarin het programma voor de Modernisering van de Gemeentelijke Basisadministratie persoonsgegevens (mGBA) als case werd ingebracht voor een Gateway Review 0, is uiterst positief en vooral ook als nuttig ervaren. Wat opvalt is dat je als reviewer ‘fact finding' moet doen zonder dat je een oordeel velt (er geldt bovendien een ‘code of conduct' voor alle betrokkenen). Dit vereist een hoge mate van behendigheid in communicatieve vaardigheden, met name interviewtechnieken en vooral ook een ‘open mind'-benadering, opdat je objectief alle gewenste informatie boven water kan halen in een sfeer van vertrouwen. Last, but not least geldt bij de Gateway Review-methode, dat er daadwerkelijk ook een projecteigenaar is. Daar waar je in het recente verleden nog wel eens werd geconfronteerd met een stuurgroep in die rol, geldt nu de ‘SRO' (de senior responsible owner) als de projecteigenaar. Gateway Review is daarmee, mijns inziens, absoluut waardevol en zal zonder twijfel haar bijdrage (gaan) leveren aan de kwaliteitsverbetering van (ict-) projecten bij de overheid.
Willem Beelen
Directeur publieke sector
Inter Access
Beste Willem,
Het was nuttig om als IT-dienstverleners aan deze workshop deel te nemen. De overheid heeft nu en waardevol instrument om ICT-projecten tijdig bij te sturen. Ik schreef zelf ook een blog over Gateway onder :http://www.mindz.com/profiles/boisevain/blog/2010/2/16/Gateway
Jouw gevoel van humor (het heeft ongeveer de kleur van die appel) was klasse!
Groet, Jan Willem
Geachte heer van Beelen; Beste Willem,
Ook ik heb de eendaagse workshop in januari 2010 gevolgd. Ik kan mij dan ook volledig vinden in de laatste alinea van je artikel. Doch ik ben van mening dat ook de Gateway methode niet alleen kan bijdragen tot succesvolle projecten binnen de (locale) overheid. De oplossing moet nu vooral worden gezocht in het inrichten van een integraal Risicomanagement binnen de overheid, met een goede selectie van de methodes ( o.a. de Gateway) voor het inrichten van de risicomanagementprocessen.
Dat het tijdig laten reviewen van ontwerpen van nieuwe IT – Projectplannen en Functionele ontwerpen verstandig is, zal iedereen beamen. Maar wat zelden gebeurt bij IT projecten is dat de uiteindelijke realisatie kosten worden vergeleken met de oorspronkelijk geplande kosten. De uiteindelijke beheerskosten zijn daarbij nog vaak een veelvoud van de bouwkosten.
In dit artikel wordt jammergenoeg ook alleen over de Gateway 0 fase gesproken. Ik zou wel eens meer informatie willen krijgen over de verhouding tussen de geschatte en de uiteindelijke kosten van IT projecten. Als het bouwtrajecten zij zoals de aanleg van de ijzeren rijn of de bouw van de metro in Amsterdam dan worden we als krantenlezer met enorme budgetoverschrijdingen geconfronteerd, maar hoe zit het met de IT-projecten (en dan niet alleen bij de overheid, maar ook bij de banken en in de industrie)?
Noem mij cynisch, maar directeuren van Inter Access en Logica die hierover staan te juichen? Wat is hier mis, wat is hun belang?
In diverse andere artikelen heb ik al aangegeven dat ik vind dat de Gateway Reviews verkeerd zijn ingericht. En de eerste weinig effectieve gevolgen heb ik al gezien: reviews die de echte problemen niet signaleren,onvoldoende conclusies trokken en matige aanbevelingen opstelden.
De op dit gebied meest “gebruikte” Best Practice is PRINCE2. Tussen aanhalingstekens want een ineffectieve variant, PINO (PRINCE In Name Only), wordt veel vaker toegepast. Een aantal principes wordt namelijk, vooral in ICT kringen, genegeerd.
– Zo maakt PRINCE2 een onderscheid tussen doel (Business Case) en middel. Hierdoor zijn er geen ICT projecten, alleen projecten met een zakelijke rechtvaardiging, al dan niet met een ICT component. Wanneer alleen al gesproken wordt over ICT projecten, ligt de focus verkeerd, wordt de specialist centraal gezet, de gebruiker genegeerd en zal kwaliteit “pragmatisch” worden benaderd (een eufemisme voor; je moet niet zeuren en blij zijn dat je wat krijgt).
Zo is dit dus fout 1 die men bij Gateway Reviews maakt.
– Dan stelt PRINCE2 ook terecht dat klant en leverancier in een project altijd tegengestelde belangen hebben. Het middel van de klant is het doel van de leverancier. De omzet van de leverancier is de kostenpost van de klant; bij interne leveranciers gaat het om macht en politiek. Als gevolg hiervan stelt PRINCE2 dat de klant leidend dient te zijn, zelfs de project manager kan het beste van klant afkomen. Wanneer niet mogelijk dan het liefst een onafhankelijke maar een PM van de leverancier is vragen om moeilijkheden. Dit principe zie je in “ICT projecten” helaas niet vaak. Met alle gevolgen van dien wordt vaak de beste technisch specialist van de leverancier als PM aangesteld. In PRINCE2 termen zou dat een (technisch) teammanager dienen te zijn.
En wat doet men bij de Gateway Reviews (fout 2)? Dat gebeurt onder de aansturing van CIO’s: interne leveranciers dus! Geen wonder dat de externe leveranciers dit geweldig vinden.