Met minder mensen meer werk doen

In tijden van recessie kijken veel bedrijven naar hun organisatie. Waar mogelijk wordt 'vet' weggesneden, wat inhoudt dat de omvang van het personeelsbestand slinkt. Toch verwachten managers dezelfde of zelfs betere resultaten. Minder mensen moeten dus meer werk doen, maar hoe realiseer je dat als organisatie? Onze experts van het topic Loopbaan aan het woord.

Boudewijn van Achter, managing partner, senior consultant en personal coach, LRM Group Veenendaal

Alleen door samenspel kunnen minder handen toch meer werk doen. De kans dat een rode kaart er de oorzaak van is dat we straks in Zuid-Afrika ook een wedstrijd met tien man gaan spelen is bijna een gegeven. Wat gebeurt er als er nog maar tien man in het veld staan? Op de eerste plaats wordt er direct gecommuniceerd en gecontroleerd wie welke taak krijgt. Samenwerking is geboden. Persoonlijke voorkeuren verdwijnen. Het team neemt over. Duidelijk moet zijn waar voor gekozen wordt. Zonder al te veel gepraat wordt professioneel aangevoeld wat de bedoeling is. Iemand die niet luistert of meedoet wordt openlijk gecorrigeerd.

Met 10 man spelen kan alleen als je goed op elkaar ingespeeld bent en echt op elkaar vertrouwt. Iedereen zal een tandje moeten bijzetten en nauwkeuriger gaan opereren. Hou je aan de afspraken. Iemand in het veld moet als generaal gaan optreden. De rest moet zich aan de eigen taak, de positie en de gemeenschappelijke tactiek houden. Het helpt enorm als er aanmoedigingen van het publiek komen. Hoe meer waardering des te harder kan je lopen en blijven gaan. Het is aan de trainer en de technische staf om nadien de zaak goed te analyseren om later als zich weer een minderheidssituatie voor doet de beste aanwijzingen te kunnen geven. Minder kan eigenlijk alleen als het individu en het team echte professionals zijn en gezamenlijk meer willen geven.

Paul-Peter Feld, director HR & Organisation, Xerox Nederland

Meer productiviteit halen uit werknemers, daar draait het om als je het hebt over 'met minder mensen meer werk doen'. Meer productiviteit uit mensen halen is echter te realiseren op verschillende manieren. De motivatie en de passie van mensen kunnen hierbij van essentieel belang zijn. Je kunt op een andere manier kijken naar het hr-beleid door meer sociale innovatie toe te passen. Het afbouwen van het 'aantal handjes' is een snelle, doeltreffende, maar ook defensieve methode en alleen op korte termijn financieel interessant. Want het 'meer met minder mensen'-principe is uitputtelijk. Op een gegeven moment heb je gewoonweg die ruimte niet meer om te verminderen. Daarbij is het zeer inflexibel, want wat je vandaag niet nodig hebt, kan morgen weer heel anders zijn.

De passie van mensen is een duurzame bron. Je moet hier dus kritisch naar kijken bij je werknemers. Uit diverse onderzoeken blijkt dat 60 tot 70 procent van de werknemers niet lekker op hun plek zitten. Door te investeren in deze mensen (niet noodzakelijkerwijs in termen van geld, maar vooral met oprechte aandacht) en ze de functie en uitdagingen te geven waarin ze zich wel gelukkig voelen, neemt de productiviteit van hun werk toe. Helaas worden deze bronnen van talenten en passies nog maar weinig aangeboord en vaak onderschat. Dat is jammer, want als de talenten en passies op de juiste manier worden ingezet, ben je in staat de productiviteit aanzienlijk te verhogen, zonder daarin meteen te moeten snijden in personeel.

Petra van Trommel, directeur, Astorium Werving, Detachering & Interim

Als de omzet en winst onder druk staan, zullen bedrijven kijken hoe zij meer uit hun mensen kunnen halen en al het vet uit de organisatie willen snijden. De taakverdeling, werkzaamheden en competenties bij het personeel zullen onder de loep worden genomen en de output per persoon zal worden bekeken. Je ontkomt dan niet aan het maken van onderlinge vergelijkingen in productiviteit en het stellen van een productiviteitsnorm. Vervolgens zal individueel bekeken worden wie aan de norm voldoet en wie niet, dus wie ruimte heeft. Bij die personen zal de overflow aan werkzaamheden terecht komen van de mensen die uit de organisatie zijn gesneden of op flexibele basis werkzaam waren. Indikken en meer met minder mensen doen is het resultaat.

In bovenstaand proces is beschikking over goede, betrouwbare managementinformatie essentieel. Immers, je wilt niet de key-kracht eruit snijden en met het zwakke schaap blijven zitten. Ict zal daarom de productiviteitcijfers moeten kunnen produceren. Lijnmanagers zullen als input daarop moeten aangeven bij ict welke processen belangrijk zijn voor het meten van de productiviteit en wat de key performance indicators in de huidige markt zijn om te meten. Ict kan vervolgens aan de slag. Hierin ligt een kans voor ict om het management te helpen de organisatie op te schonen om deze slanker en strijdbaar te maken om de huidige marktomstandigheden het hoofd te bieden.

Pita van Arkel, algemeen directeur, Broekhuis Training Groep

Het verhogen van productiviteit is een belangrijk onderwerp in tijden van recessie. Met minder mensen meer werk doen! Of misschien met het gelijk aantal mensen meer werk doen en de klanttevredenheid verhogen doordat er meer tijd besteed kan worden aan de individuele klant.

Tegenwoordig werkt iedereen met de pc maar hebben over het algemeen de medewerkers onvoldoende kennis om de softwarepakketten waarmee wordt gewerkt optimaal te benutten. Met als gevolg dat slechts 20 procent van een applicatie wordt gebruikt. Onbegrijpelijk hoe vaak we denken dat we met een pakket kunnen werken. In feite veroorzaakt het ontbreken van gedegen kennis van een pakket verlies van tijd. En tijd kost geld. Verborgen kosten die in elke organisatie snel en eenvoudig verholpen kunnen worden. Een goede analyse van functierollen en benodigde kennis van systemen geeft al snel een helder beeld welke kennis ontbreekt.

Slechts met een relatief kleine investering zijn dergelijke verborgen kosten snel en effectief te verhelpen en kan de organisatie met minder mensen méér doen. Daarbij wordt een daadwerkelijke bijdrage aan de verhoging van de productiviteit geleverd.

Marcel van der Meer, managing recruiter, klikwork ICT recruitment outtasking

Ondanks de recessie is het een feit dat we een nieuw tijdperk tegemoet gaan. Een schaarste van kenniswerkers en ook ict'ers. In de huidige markt kan door inzet van 'het nieuwe werken' productiviteitsverhoging gerealiseerd worden. Mensen kunnen door inzet van de juiste ict- middelen meer doen in dezelfde tijd. Daarnaast, en dat is een belangrijke spin-off, worden werknemers loyaler en wordt de werkgever interessanter voor de arbeidsmarkt en voor het aantrekken van nieuw talent. Werkgevers profiteren niet alleen nu maar ook op termijn van de investeringen in het het nieuwe werken. Belangrijk is dat het nieuwe werken wordt gedragen door de directie en dat ict slechts ondersteunend is en niet leidend. Het vereist een nieuwe managementstijl, meer sturen op resultaat en output dan op aanwezigheid. Ik merk bij veel organisaties dat managers nog steeds de insteek hebben 'als ik hem/haar zie, dan wordt er gewerkt'.

Ron Looijen, eigenaar, IT-Contracts.nl

Ik ben ervan overtuigd dat inzet van flexibele arbeid (zzp'ers/inhuurkrachten) bijna altijd garant staat voor effectiviteit en efficiëntie. Ict'ers zijn dure arbeidskrachten en lang niet elke competentie hoeft 52 weken per jaar fulltime in-house voorhanden te zijn. Veel organisaties kunnen af met een (ad hoc) pool van flexibele ict-specialisten. Voor elk project kan zo de juiste kandidaat geselecteerd worden qua opleiding en ervaring. Doordat een organisatie geen loze uren betaalt, niet opdraait voor opleiding, pensioen en dergelijke is de organisatie per saldo bijna altijd goedkoper uit met een inhuurkracht en kan zo met minder mensen meer werk gedaan krijgen.

Peter Ambagtsheer, eigenaar/managing consultant, Mentaspex

Momenteel krimpen veel ict-bedrijven. Tegelijkertijd wordt na overnames op overhead bezuinigd, waarbij een dienst schaalbaar wordt gemaakt met ict en/of ondergebracht in een SCC. Medewerkers zien de afslankingen als bewijs dat loyaliteit niet wederzijds is. De motivatie neemt af doch voor baanbehoud zullen mensen tijdelijk harder werken. Medewerkers zullen opnieuw ontdekken met wie ze moeten schakelen. Vertrouwen en loyaliteit gaan dan weer groeien. Ict kan daarbij ondersteunen met communicatie zoals interne, sociale media. Daarvoor is het lijnmanagement overigens verantwoordelijk. Bovendien moet de volgende generatie medewerkers straks aan de slag zonder negatieve gevoelens over de moeilijke tijden.

Bij 'meer werk met minder handen' ligt meestal de nadruk op meer (proces)automatisering en meer ict. Zeker na overnames wordt in veel applicatielandschappen gesnoeid. Door standaardisatie en meer functionaliteit per applicatie, ontstaat een grotere 'load' op een kleiner aantal applicaties. Daarvoor moet de ict-afdeling zich aanpassen.

Leveranciers en opdrachtgevers bekijken contracten in de risicozone opnieuw om te heronderhandelen. Dienstverleners geven zelfs opdrachten terug, als deze de evaluaties financieel ongunstig blijken. Toch gaan de ict-staven zich niet meteen uitbreiden. Als bij de outsourcing de kosten belangrijker zijn dan focus op business, dan zijn kosteneffectieve dienstverleners winnaars, aannemend dat de kwaliteit hetzelfde blijft. Dan wordt meer uitvoerend werk uitbesteed en richten de ict-staven en directies zich nog meer op regie. De eisen (opleiding-, werk- en denkniveau) aan de mensen zullen dan stijgen, met nog meer nadruk op businessinzicht.

Marie-José Veerhuis, business consultant crm en customer intelligence, Rond Consulting

Projectmatig werken kan leiden tot het verhogen van efficiëntie en productiviteit. Door werkzaamheden te clusteren in projecten met taken, deliverables en deadlines, ontstaat er voor betrokken medewerkers duidelijkheid wat productiviteit en efficiency bevordert. Medewerkers moeten projectmatig kunnen werken, dit betekent specifieke training. Zij moeten vrijgemaakt worden voor het deelnemen aan projecten. Binnen organisaties is het denkbaar dat er twee groepen medewerkers ontstaan; een groep die zich bezighoudt met de dagelijkse operationele werkzaamheden en een tweede groep die zich bezighoudt met projecten.

Bedrijfsprocessen moeten periodiek kritisch doorgelicht worden en daar waar mogelijk opnieuw worden ontworpen en ingericht. Alleen zo worden overbodige handelingen geïdentificeerd en geëlimineerd. De omgeving verandert en een organisatie moet mee veranderen. Daarom zijn er altijd weer mogelijkheden voor het stroomlijnen van bedrijfsprocessen en dus organisaties. De handen die worden bespaard kunnen worden ingezet op nieuwe innovatieve activiteiten van de organisatie.

Talentmanagement in het algemeen en performancemanagement in het bijzonder kunnen een rol spelen bij het verhogen van de productiviteit. Het meten van prestaties en het in kaart brengen van expertise, ervaring, maar ook het moment van uittreding is van groot belang. Door deze informatie te benutten, kunnen steeds weer de juiste mensen met de juiste vaardigheden steeds opnieuw op die plekken in de organisatie worden ingezet waar zij het beste tot hun recht komen en de hoogste toegevoegde waarde leveren voor de organisatie.

Peter Schrijen, directeur/eigenaar, Biforte

Verdere flexibilisering van arbeid en samenwerking tussen partijen in realisatieketens is een globale beweging waarvan we nu alleen nog maar het begin van waarnemen. Inzicht, verandering van mindset en met name ook verandering in het opzetten en nastreven van realistische prestatie-indicatoren zijn de randvoorwaardelijke aspecten waarmee managers en organisaties nu worstelen.

Het afscheid nemen van een zogenaamde afrekencultuur is de eerste hobbel die genomen moet worden. We lijken nu een afrekencultuur te hebben, die alleen maar echt afrekent wanneer er positieve resultaten worden behaald en die negatief afrekent als anderen niet positief kunnen afrekenen. Samenwerking en initiatief zijn aspecten die vandaag de dag maar matig gestimuleerd worden.

Meer met minder, maar ook leuker en met een positieve ondersteuning van ict is ook op korte termijn haalbaar. Een loopbaan hebben houdt in dat je eruit haalt wat er in zit en als je iets leuk vindt, wordt dat makkelijker. Dus laten we maar inzetten op de globale beweging die is ingezet en deze versnellen, want de randvoorwaarden voor de 'nieuwe ' loopbaan worden dan gecreëerd. Denk positief, want als je denkt dat iets niet gaat lukken, is de kans erg groot dat je gelijk krijgt.