Zwolle virtualiseert en krijgt adequate infrastructuur

In de strijd om de beste business cases van 2009 had ook Pecoma Business Technology een inzending gedaan. Met het project 'Virtualisatie werkplekken gemeente Zwolle' dongen zij mee naar de prestigieuze Computable-prijs. Het project en aangekoppelde business case gaan over het zo optimaal mogelijk inzetten van ict-werkplekken tegen een zo laag mogelijke prijs, met een hoge mate van beschikbaarheid waarmee de gemeente Zwolle zich kan meten met andere 100.000+-gemeenten.

De gemeente Zwolle heeft als ambitie om in 2010 tot de top van excellente gemeenten te behoren, die excellente dienstverlening en optimale participatie van burgers, bedrijfsleven en maatschappelijke organisaties nastreeft en volop gebruik maakt van ict ter optimalisering van de bedrijfsprocessen en verbetering van de interne en externe communicatie. Deze prestaties vereisen een adequate infrastructuur.

'Hier vallen onder het geheel aan werkplekken, servers, netwerken, databases, middleware, telefonievoorzieningen, kantoorautomatiseringmiddelen, beheerhulpmiddelen en ontwikkelhulpmiddelen', aldus Karen Kaitjily van Pecoma. 'Een 'adequate infrastructuur' betreft de optimale beschikbaarheid, interoperabiliteit, betrouwbaarheid, exclusiviteit, integriteit en services van machines, platforms en haar netwerkvoorzieningen. De sectie beheer (afdeling Informatie) draagt zorg voor het beheer van de infrastructuur. De prestaties van infrastructuur worden beïnvloed door ontwikkelingen in de bedrijfsvoering (vraagkant), nieuwe technische mogelijkheden en aanbieders die op de markt verschijnen (aanbodkant) en knelpunten in de huidige uitvoering van het beheer (beheerszijde).'

Groene ict

De afgelopen negen jaar zijn medewerkers op de grote locaties voorzien van pc's en laptops. De dislocaties met hooguit drie werkplekken beschikken over een vpn-verbinding via kabel of adsl, eerst via Citrix/Metaframe en de laatste jaren via Terminal Server. Door technologische verbeteringen van andere concepten is het niet vanzelfsprekend om bij het huidige concept te blijven. Groene ict (een milieubewuste en energie efficiënte ict-infrastructuur) staat steeds vaker op de agenda bij overheid en bedrijven. De Europese Commissie heeft het initiatief genomen met onlangs gepresenteerde strengere regels rond CO²-emissierechten.

Ook de Nederlandse overheid gaat groene ict actief stimuleren. Stroomverbruik wordt naar verwachting fors duurder en nieuwe regels voor CO²-emissierechten zullen de prijzen nog verder opdrijven. De huidige KA-infrastructuur van de gemeente Zwolle is verouderd, met als gevolg complexiteit aan ict-werkplekken,verouderde pc's, laptops en een diversiteit aan modellen/typen, lange inlogtijden (vijf tot tien minuten) op de werkplekken, hoge energiekosten, hoge beheerskosten door de decentrale inrichting en lokale applicaties.

Facetten

Het project is onderverdeeld is verschillende facetten. Zo wilde Zwolle een energiebewuste en een duurzame oplossing wat resulteert in een significante kostenvermindering in energieverbruik. Ook zochten ze een significante kostenvermindering in werkplekbeheer door standaardisatie en het terugdringen complexiteit aan ict-werkplekken. Zwolle zocht tevens naar inzichtelijke en voorspelbare kosten in werkplekbeheer, een snellere inlogtijd voor gebruikers, functionaliteit voor de gebruikers overal beschikbaar (flexwerken)  en ze wilden voorbereid zijn op de toekomst.

'Pecoma maakt voor het uitvoeren van projecten gebruik van haar projectmanagement methodiek PPM', aldus Kaitjily. 'Deze methodiek is een projectmanagementmethode die gebaseerd is op het Prince2-concept, echter met een pragmatische insteek zodat efficiënter met de beschikbare doorlooptijd kan worden omgegaan. De gemeente Zwolle is verantwoordelijk voor het totale project en het opstellen van de PID (project initiation document). Pecoma zal voor de deelprojecten een PvA maken welke aan de PID zal worden toegevoegd. Het totale projectplan zal onderling worden afgestemd. Voor de uitvoering van het project levert Pecoma een projectleider voor het implementatie- en ontwerpteamen voor het migratieteam.'

Besparingen

Voor de Gemeente Zwolle levert dit project op structurele basis een divers aantal zaken op. Ten eerste wordt het energiegebruik aanzienlijk beperkt waardoor een jaarlijkse kostenbesparing van circa 75.000 euro reëel is. Ten tweede worden de beheerkosten verlaagd waarbij het de verwachting is dat twee FTE bespaard kunnen worden. Ten derde levert dit project een situatie op waarbij de medewerkers snel in kunnen loggen, flexibel binnen locaties, over locaties en desgewenst thuis kunnen werken. Ten vierde levert dit project een bijdrage op het gebied van het bewust maatschappelijk verantwoord ondernemen van de Gemeente Zwolle.

Kaitjily: 'Dit project is met name op technologisch vlak vernieuwend. De gemeente Zwolle is de eerste gemeente met meer dan duizend werkplekken waarbij het op VMware gebaseerde VDI-concept breed is ingevoerd. Door deze technologie krijgt deze gemeente veel mogelijkheden om ondanks het centraliseren van de werkplekomgeving voldoende flexibiliteit te geven qua functionaliteit en vrijheid voor de gebruikers. Tevens bieden VMware-tools veel mogelijkheden om efficiënt om te gaan met de benodigde energie en systemen daadwerkelijk uit te schakelen indien deze niet belast worden.'

Leerpunten

Pecoma maakt voor het uitvoeren van projecten gebruik van haar projectmanagement methodiek PPM. Deze methodiek is een projectmanagementmethode die gebaseerd is op het Prince2-concept, echter met een pragmatische insteek zodat efficiënter met de beschikbare doorlooptijd kan worden omgegaan.

'Er is een gezamenlijk document opgesteld met de leerpunten ', aldus Kaitjily. 'In grote lijnen komt het er op neer dat je in een project van deze omvang goed om blijven communiceren, duidelijke scheidingen aan moet brengen in proeftuin, acceptatie en uitrol. De rolverdelingen moeten duidelijk genoeg zijn en alle betrokkenen in het project (systeembeheerders, productbeheerders, etc.) goed zijn opgeleid voor het nieuwe VDI-beheer en/of het packagen van de applicaties zodat iedereen zich direct betrokken voelt bij het project. Dat geldt ook voor de gebruikers. Duidelijke handleidingen, onsite ondersteuningen en vooraf goede uitleg en communicatie. Daarnaast is het goed om altijd voldoende tijd te nemen voor het gehele testtraject. Zet duidelijke mijlpalen.'