In twee vorige artikelen 'Zoeken naar flexibiliteit met BPMS' deel 1 en deel 2 heb ik de vraag gesteld of je een BPMS een bijdrage levert aan flexibiliteit, en mijn conclusie daar was: Nee, een BPMS levert geen bijdrage aan deze zo gewenste flexibiliteit of 'Agility'. Naar aanleiding van deze artikelen heb ik de nodige reacties en discussie gehad, en hier wil ik graag een en ander samenvatten.
BPMS vs. erp
Terecht wordt verwezen naar het oude zeer van de in erp-systemen vastgebakken processen, die in het geheel niet of alleen tegen zeer hoge kosten aanpasbaar waren. Tevens had je daar het risico dat stukjes proces in verschillende systemen zaten. Het goede nieuws is dat je met een BPMS de processen expliciet maakt buiten deze in de applicatie gebakken processen. Dat is toch een stap vooruit?
Ja, als je een BPMS vergelijkt met deze oude situatie, dan kun je zeker spreken over toegenomen flexibiliteit. Maar tegelijk, overschat deze toegenomen flexibiliteit niet, voor alles behalve de meest simpele aanpassingen in het proces is nog steeds veel tijd nodig van idee tot succesvolle invoering.
Functionele rijkheid
Van verschillende kanten kreeg ik de opmerking dat in een BPMS heel veel functies zitten waar je direct gebruik van kunt maken zonder deze zelf te hoeven bouwen. Denk aan zaken als ondersteuning voor menselijke taken en workflow, ondersteuning voor langlopende processen die hervat kunnen worden wanneer dat nodig (ook wel 'dehydration store' genoemd), ondersteuning voor dynamische bedrijfsregels (business rules engine) en zaken als event routering.
En dat is zeker een valide punt! Als het gaat om veel functionaliteit scoort het BPMS zeker hoog, en niemand wordt er wijzer van om dat allemaal zelf te moeten bouwen! Andere reacties ging over soorten processen en het kiezen van de juiste ict-ondersteuning bij elk soort proces. Daar wil ik volgende keer verder over schrijven. Reacties blijven welkom!
LS,
persoonlijk ben ik van mening dat men zeer goed de werkzaamheden & processen van de individuele werknemers vast kan leggen in een BPMS suite en deze ook koppelen.
Alleen de onderliggende koppelingen, zoals verbindingen naar bestanden, programmas en naar buiten kunnen in de meeste gevallen alleen door een kundige systeembeheerder worden uitgevoerd.
Zelf zie ik hiervoor AuraPortal als zijnde zeer geschikt en goed inzetbaar en tot op zekere hoogte door de ‘gevorderde leek’ zelf in te richten.
Middels dit pakket is er sprake van grotere flexibiliteit binnen een onderneming met name bij ziekte, vakantie en/of vervanging. Je legt namelijk veel van de kennis welke in de hoofden van de medewerkers zit, vast in de BPMS suite.
We hebben het BPMS dat geïntegreerd is in het ERP hier zelf gebouwd. Eigenlijk is een BPMS in de basis vrij simpel systeem in vergelijking met het daadwerkelijk inrichten van vele bedrijfsprocessen. Een BPMS dat perfect aansluit op de praktijk is daarom wenselijk & haalbaar.