Test: Basecamp en GoPlan samenwerkingssoftware

Basecamp is vooral in de VS erg populair. Het is er de marktleider voor samenwerkingssoftware in de cloud. Concurrenten zoals GoPlan, besproken in dit deel van deze serie, en 5PM, dat aan bod komt in het volgende deel, zijn zwaar geïnspireerd op Basecamp. Bovendien laten ze je Basecamp-gegevens eenvoudig importeren.

We kunnen Basecamp het best omschrijven als een online projectsamenwerkingssysteem. Het helpt je projecten te beheren, documenten in één plek te organiseren en ze te delen met en tussen teams. De producent is het Amerikaanse 37signals en die heeft drie andere applicaties die met Basecamp samenwerken: het CRM-pakket Highrise, het bedrijfsorganisatiepakket Backpack en een IM-systeem dat Campfire heet.

Functionaliteit
Basecamp koppelt activiteiten met documenten en mensen in projecten. De webinterface toont standaard een dashboard waarin je in één oogopslag alle courante activiteiten en deadlines ziet, plus eventuele berichten en waarschuwingen. Er zijn tabbladen voor Te-Doen, Mijlpalen en Mensen, maar die zijn altijd globaal ten opzichte van de ingelogde gebruiker. Verder zijn er tabbladen voor Whiteboards, Chat, Tijd en Bestanden. Die Whiteboards zijn in feite witte bladen ‘papier’ die je aan een project kunt toevoegen, mét notities en graphics. Het is wel een beetje eigenaardig dat Basecamp hiervoor geen WYSIWIG-interface biedt. Het is mogelijk tekstcodes te gebruiken, maar die moet je dan met codes invoeren, zoals sterretjes om een woord vet te maken. Hoewel Basecamp samenwerkt met de andere producten van 37signals, ondersteunt het niet de in Europa meer bekende en gebruikelijke CRM- en IM-systemen. Dat is een beperking als je Basecamp wil integreren met jouw eigen CRM-systeem. Oordeel
Het goede nieuws is, dat Basecamp erg eenvoudig in het gebruik is. Het is zeker geschikt voor kleine organisaties. Voor grotere groepen mensen en projecten zien we het echter niet zitten omdat je dan toch al snel door de bomen het bos niet meer ziet.

Productinfo
Product: Basecamp
Producent en Leverancier: 37signals LLC, www.basecamphq.com
Adviesprijs (excl. BTW): vanaf 24 dollar per maand (kleine groepen) tot 149 dollar per maand (top-of-the-line)

GoPlan
Ook GoPlan is een online dienst waar teams kunnen samenwerken rond projecten. Het is van oorsprong Portugees, maar perfect in het Engels vertaald en internationaal beschikbaar. Functionaliteit
Het dashboard van GoPlan biedt een overzicht van alle projecten, de mensen die eraan werken, de mijlpalen die gehaald moeten worden en de tijdsbesteding van iedereen die bij het project betrokken is. Er zijn menu’s voor Activiteiten, Projecten, Mensen, Status updates en Agenda. Interessant is dat je je eigen subdomein krijgt en dat vervolgens alle onderdelen van het project via eigen url’s en rss-feeds bereikbaar zijn. Per project kun je discussies, een agenda, taken, documenten en tickets toevoegen. De interface is erg eenvoudig en vanzelfsprekend. Hoewel het soms wat veel clicks kost om een item toe te voegen of te wijzigen zijn er voor veel gebruikte onderdelen snellere manier om iets in te voeren. Zo kun je direct in het menu bijvoorbeeld een nieuwe taak toevoegen aan een project via de functie Quick Tasks. Het is ook mogelijk snel categorieën en tags toe te voegen of bestanden aan taken te hechten. Tickets, taken en dergelijke kunnen optioneel ook gemaild worden naar de betrokkenen. De dienst biedt ook een realtime chatfunctie. Sommige onderdelen zoals het timesheet kun je in csv-formaat exporteren. Verder kun je de gegevens van Basecamp importeren. De toegang tot GoPlan is standaard via SSL beveiligd. Oordeel
Ook GoPlan is erg eenvoudig in het gebruik. Het is vooral geschikt voor kleinere teams. Een nadeel is dat de dienst soms erg traag reageert. Dit kan een tijdelijk probleem zijn geweest tijdens onze testperiode. Maar het is toch iets om even uit te proberen voor je in deze dienst investeert. Er is gelukkig een gratis, door advertenties ondersteunde versie waarmee je dit kunt doen.

Productinfo
Product: GoPlan
Producent en Leverancier: Webreakstuff, www.goplanapp.com
Adviesprijs (excl. BTW): vanaf 10 dollar per maand (kleine groepen) tot 80 dollar per maand (ongelimiteerd)

Johan Zwiekhorst en Jozef Schildermans