De bouw van het nieuwe informatiesysteem Cajis is gestopt omdat het te groot dreigde te worden, en daardoor onbestuurbaar. Ook speelden bezuinigingen een rol bij deze beslissing. Er is ongeveer twaalf miljoen euro uitgegeven aan de ontwikkeling ervan. Delen ervan zullen worden benut bij het opstarten van nieuwe projecten. Dat stelt het ministerie van Justitie in een reactie op eerdere berichtgeving hierover in Computable.
Cajis staat voor Capaciteit en Justiabelen InformatieSysteem. Het gevangenisinformatiesysteem was bedoeld voor de Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) en werd ontwikkeld door het Shared Service Centrum ICT, de ICT-uitvoeringsorganisatie van de DJI in Gouda. Volgens woordvoerder Job van de Sande van Justitie is achter Cajis een punt gezet omdat het project dreigde te ontsporen. 'Cajis diende diverse doelstellingen, zoals capaciteitsmanagement, informatie over justiabelen, plaatsingen en insluitingen, waardoor de scope van het project steeds groter werd en minder bestuurbaar.'
Herbruikbaar
Verder speelde in het besluit om te stoppen met Cajis mee dat DJI moet bezuinigen op de ict-huishouding, aldus Van de Sande. Daartegenover staat dat DJI bezig is met het opzetten van een moderne informatievoorziening die oude systemen moet vervangen en waarmee 'toekomstgerichte beslissingen kunnen worden genomen', aldus Van der Sande. Hij stelt dat de kennis en de producten die Cajis toch hebben opgeleverd, de basis zullen vormen bij het opstarten van nieuwe projecten die wel passen binnen het architectuurlandschap van DJI. De dienst houdt voorlopig het huidige gevangenisinformatiesysteem TULP (Ten Uitvoer Legging Persoonsgebonden straffen) aan, met bouwjaar 1993.
De mislukte ontwikkeling van Cajis heeft circa 12 miljoen euro gekost, meldt de woordvoerder. Het sneven van het project heeft geen directe gevolgen voor medewerkers van het Shared Service Centrum ICT. Wel worden de contracten van een zevental inhuurkrachten ontbonden.
@Bas
Sorry hoor, maar van te voren alles uit specificeren is juist de reden waarom dit soort projecten mislukken. De werkelijkheid is veel te complex om van te voren uit te kunnen specificeren.
Analisten hebben er juist op dit project een rommeltje van gemaakt. Dit komt mede door gebrekkige input vanuit de business.
Wederom, en ik hoop echt dat DJI er iets mee gaat doen, een aantal tips om van CA-JIS toch wat te maken:
– Eerst organiseren dan automatiseren!
– Probeer niet alles ineens te doen, kleine stapjes, incrementeel (niet zoals Bas zegt alles van te voren uit specificeren). Focus op de 20 procent van de functionaliteit waarmee 80 procent van de taken kan worden uitgevoerd;
– Big-bang invoering werkt niet! Probeer te leren van je systeem IN PRODUCTIE;
– KISS en YAGNI (!)
– Zorg dat de juiste mensen aanhaken bij het project, niet alleen een paar kerngebruikers die niet dagelijks met het systeem gaan werken;
– Neem op het juiste moment de juiste beslissingen.
– Tot slot: kappen met die belachelijke project aanpak. Probeer misschien eens te kijken naar een Kanban achtige aanpak. Incrementeel het project financieren en niet van te voren een hele applicatie financieren en aan het einde zien dat je geld op is.
Het antwoord is waarschijnlijk noch waterval/V-model noch incrementeel, maar: kleiner, simpeler, houd het overzichtelijk, naar de menselijke maat. De overheid is te groot/complex geworden, dat is door niemand te behappen. We horen al jaren dat de specs op tijd definitief moeten zijn, dat de ICT-leveranciers niet duidelijk zijn wat er kan, etc., het zal allemaal deels waar zijn maar de oorzaak ligt in de complexiteit.
Wat hierbij momenteel op veel plaatsen al een pijnlijk rol speelt en nog meer kan spelen bij het volgende kabinet: bij het bezuinigen op mensen vergeet men vaak te bezuinigen op werk. De grote, complexe processen blijven, het werk blijft en wordt dus uitbesteed. Eén keer raden of de overheid zo uiteindelijk duurder of goedkoper wordt. Ofwel, de belastingbetaler is nog meer geld kwijt.
Volgens sommigen is de keuze voor een bepaald proces het antwoord op alle problemen. Dit is een misvatting.
Hoe belangrijker het proces wordt gemaakt, hoe meer mensen zich er achter zullen verschuilen en hoe minder men juist het hoofd boven het maaiveld zal steken. Het wordt de responsibility-trashcan. Het *bestaan* van documenten wordt belangrijker dan de inhoud ervan.
Natuurlijk is een goed, helder gedefinieerd proces noodzaak, maar wat bij grote, complexe projecten belangrijker is dan het proces is de kwaliteit van de analyse en de overall architectuur. Mijn ervaring is dat een groot project meestal veel vertraging oploopt (en/of faalt) als de analyse en architectuurdocumenten niet precies genoeg uitgedetailleerd zijn.