Het is inmiddels ruim twintig jaar geleden dat er een idee werd gelanceerd dat een revolutie in de printindustrie teweeg zou brengen. Eind tachtiger jaren van de vorige eeuw sprak iedereen over het papierloze kantoor. Maar wat is daar nu werkelijk mee gebeurd?
Ict-organisaties blazen het papierloze kantoor sinds kort weer nieuw leven in, maar daarmee zijn de problemen die met het concept samenhangen nog niet uit de lucht. De eerste uitdaging met het papierloze kantoor was dat het idee al ontstond voordat er ook maar één realistisch alternatief was voor papier. In de jaren tachtig waren het de computers die als hét alternatief voor papier zouden gelden. Natuurlijk hebben ze een ware revolutie veroorzaakt op het gebied van werken in een kantooromgeving, maar de voordelen van papier wogen niet op tegen de nadelen van het weglaten.
Scantechnieken, enterprise content management systemen, end-to-end documentmanagement oplossingen en een breed aanbod aan netwerk- en online samenwerkingstools hebben allemaal gezorgd voor een verbetering van workflowprocessen en meer (kosten)efficiënte werkomgevingen. Voor individueel gebruik is de opkomst van internet met crossmediale toepassingen (denk aan het boeken van een vlucht), smartphones met allerlei apps, de iPad voor het lezen van documenten en boeken belangrijke toepassingen geworden. En in veel gevallen hebben deze ontwikkelingen sterk bijgedragen aan het terugdringen van papier.
Telkens wanneer het idee van het papierloze kantoor voorbij kwam, was het interessant en veelbelovend. Ook de rol van papier op zichzelf is aan het veranderen. Processen veranderen en worden steeds meer papieronafhankelijk en virtuele documenten beginnen steeds meer op boeken te lijken door de mogelijkheid om virtueel te bladeren of de mogelijkheid notities te maken in bijvoorbeeld pdf-documenten. Elektronische documenten zijn steeds vaker onderdeel van officiële procedures, een rol die eerder alleen voor papieren documenten was weggelegd. En slimmexml- documenten houden zelfs veel meer rekening met de lezer dan met de auteur.
Is een papierloos kantoor dus een optie?
Jazeker! Het is niet óf' maar ‘wanneer'. Zeker als de kwaliteit van de beeldschermen, computers en netwerktoegangen toeneemt, zodat dit niet onder doet voor de eenvoud, bruikbaarheid, beschikbaarheid, kosten en leesbaarheid van papier.
En in de afgelopen jaren is gebleken dat het erg belangrijk is geweest dat het idee ooit is geopperd. Hiermee is onze werkomgeving geëvolueerd en is ons idee over werken met papier zeker veranderd. En niet alleen voor de revolutionairen in de kantooromgeving…
Ik merk in mijn eigen kantoor dat er beduidend minder papier in omloop is dan voorheen. Heeft te maken de ICT-mogelijkheden dhr. Feld noemt, maar zeker ook met het flexwerk-concept. Mensen hebben vaak geen eigen bureaus meer, werken thuis of onderweg en willen geen papier meeslepen. Je zou kunnen zeggen: het papierloze kantoor heeft een impuls gekregen door het kantoorloze werken.