Als beheerconsultant merk ik dat organisaties worstelen met het plaatsen van de ‘outsourcingsknip’. Wat doe je zelf en wat geef je aan welke derde partij? Hieronder een paar ideeën rondom beheersing van de keten van vraag en aanbod.
De moeilijkheid zit ‘m in hoe de activiteiten worden verdeeld en belegd bij interne afdelingen of externe leveranciers en hoe deze partijen gaan samenwerken. Vroeger hanteerde je de indeling in functioneelbeheer, applicatiebeheer en technischbeheer en klaas was Kees. Maar wat is er gebeurd dat mensen er nu mee worstelen?
Kijk naar de interfaces. Herinner je nog de stokoude ontwerpprincipes van sterke binding en losse koppeling? Ja, dat werkt nog steeds. Wij evolueren naar een wereld waarin informatiesystemen uit losjes gekoppelde componenten bestaand, ondersteund door eveneens losjes koppelde organisaties die leveren en ondersteunen die componenten. Maar zo simpel is het nog niet: er zijn nog vele gebieden waar het lastig is aan te duiden waar de applicatie ophoudt en de infrastructuur begint. Waar een aantal activiteiten (zoals programmeren) autonoom kan worden uitgevoerd, moeten andere activiteiten in nauwe samenwerking en onderlinge afstemming met andere partijen worden uitgevoerd.
Bij uitbesteding er is nu eenmaal altijd een grijs gebied. Zie je die over het hoofd en je hebt een probleem. Hoe groter het grijze gebied en het belang van de applicaties, hoe meer aandacht je moet besteden om organisaties te contracteren die niet alleen competent zijn in de uitvoering van hun kerntaken, maar ook bedreven in het samenwerken met andere organisaties. Als je twee organisaties contracteert met de impliciete verwachting dat ze met elkaar gaan samenwerken, krijg je meer dan je verwacht had. En daarmee bedoel ik iets anders dan de kwaliteit van de dienstverlening.
Dus bij het nemen van uitbestedingsbeslissingen over complexe landschappen, analyseer de grijze gebieden en leg de ‘knip’ op basis van enerzijds de noodzaak van nauwe samenwerking en anderzijds het vermogen van leveranciers om samen te werken. Uitbestedingsstrategie gaat tegenwoordig meer over het creëren van een netwerk van losjes gekoppelde interacties dan iets anders. Net als de organisatorische vormgeving principe van 'decentraal als het kan, centraal als het moet', geldt hier ‘losjes gekoppeld als het kan, in nauwe samenwerking als het moet '.
