Electronische of digitale HRM-systemen in organisaties bieden een schat aan gegevens. Mits goed ingezet, zijn vele overzichten en trends op tafel te krijgen waarmee managers hun beleid kunnen vaststellen. Dat gebeurt op zowel algemeen beleidsniveau (strategisch niveau) als op individueel, operationeel niveau.
De beschikbaarheid van zoveel informatie brengt managers gemakkelijk in de verleiding om maatregelen te verbinden aan hetgeen een eHRM-systeem weergeeft. Vergelijk bijvoorbeeld de loonsom met een externe benchmark; komt dat ongunstig uit dan wordt een manager al snel terughoudend om salarisverhoging te geven. Hetzelfde geldt bij gebleken verschillen tussen individuele, gelijk presterende medewerkers. Het ligt voor de hand om dan voor harmonisatie te kiezen.
Vanuit managementoogpunt gezien is het echter verstandiger om niet de cijfers het beleid te laten sturen, maar om vanuit beleid stuurfactoren aan te wijzen die met eHRM te bewaken zijn. Neem bijvoorbeeld de beloning van mannen en vrouwen. Eerlijk en op duurzaamheid gericht management streeft vanzelfsprekend gelijke behandeling na. Uit eHRM-analyses is gemakkelijk na te gaan, wat daarvan terecht komt. Een ander hot topic is gelijke behandeling en bevordering. eHRM zou tenminste jaarlijks moeten tonen hoe groot de progressie is.
Het is hiervoor belangrijk dat de gegevens die aan eHRM-systemen worden toegevoegd, eveneens worden gekozen vanuit de strategische en operationele doelstellingen, in plaats van deze doelstellingen te kiezen uit wat eHRM 'toevallig' kan ophoesten. Een onverwacht knelpunt mag best tot maatregelen leiden, maar juist vanuit de strategie moet de leiding in de organisatie kiezen, welke functie eHRM daarin vervult. Stel bijvoorbeeld dat kennisontwikkeling centraal staat in de strategie. Dan is het belangrijk om (ook) voor de eHRM-systemen vast te stellen op welke manier deze moet worden geregistreerd, gemeten, geanaliseerd met statistische pakketten en weergegeven met rapportagetools. Als dit eenmaal gelukt is, blijft het nodig om ook de leidinggevenden op operationeel niveau te doordringen van de noodzaak het niet alleen aan systemen over te laten, maar zelf bewust en aantoonbaar keuzes te maken vanuit de doelstellingen. eHRM maakt dit beter zichtbaar, maar de keuze voor doelstellingen en maatregelen blijft liggen bij de leiding.
Dat zoveel rapportages mogelijk zijn, kan leiden tot ad-hoc beleid omdat er toevallig ergens een lampje gaat knipperen. eHRM is de beste enabler voor beleid, als het management eerst doelen stelt, maatregelen kiest en daarna vastlegt hoe eHRM met tracking & tracing en reporting in een relevant dashboard kan voorzien.
