Bedrijf struikelt over wensen mobiele medewerkers

Nu medewerkers steeds mobieler worden en mogelijkheden van de werkgever eisen om buiten de deur te kunnen werken, worstelen bedrijven met het beleid dat hiervoor moet worden opgesteld. Wat sta je je werknemers toe? Hoe faciliteer je de mogelijkheden om buiten kantoor te kunnen werken? Sta je privéapparaten toe op het bedrijfsnetwerk? En hoe zit het met de veiligheid? Vragen waar de experts van het topic Mobility antwoord op proberen te geven.

Maarten Venhoven, business unit manager ICT Mobility Solutions, MoxX Mobility

Wie kent ze niet de grote koppen in de Computable: ‘FrieslandCampina besteedt zijn werkplekbeheer uit', ‘Rijkswaterstaat schrijft nieuwe aanbesteding uit voor beheer van werkplekdiensten' of ‘Ordina brengt beheer 3500 interne werkplekken onder bij Getronics'. Niemand vraagt zich meer af wat werkplekbeheer inhoudt. We weten allemaal ongeveer wat het behelst en zou moeten kosten. Dat ‘we' het niet zelf moeten doen maar moeten uitbesteden blijkt vanzelfsprekend uit iedere business case.

Maar als we het hebben over ‘mobiel' werkplekbeheer heet het plots ‘device management' en staan we aan de introductiefase van een geheel nieuwe dienst. De vanzelfsprekendheid is verdwenen en eindgebruikers lijken tegenovergestelde opvattingen aan te hangen. Hoe komt dit? Onderschat men de impact van ‘uitval in het veld'? Of neemt men uitval als verdongen feit aan en wordt om die reden veel tijd gestopt in het in stand houden van back-up paper work-processen? Eén ding is zeker, net als de pc die onmisbaar is geworden zal ook de steeds uitgebreidere functionaliteit op het mobile device ertoe leiden dat deze onmisbaar wordt. Waarbij uitval geen optie meer is. Ik lees al steeds vaker in RFP's dat men een 100 procent beschikbaarheidseis stelt…!? Mijn verwachting is dat mobile device management binnen afzienbare tijd net zo vanzelfsprekend zal zijn als regulier werkplekbeheer, echter met haar eigen specialisatie door de extreem hoge eisen die gebruikers eraan zullen stellen.

Alex Bausch, oprichter, VeiligMobiel

De hedendaagse mobile workforce werkt steeds meer vanuit het 'anywhere'-principe. Technologisch is het mogelijk, economisch is het aan te bevelen omdat het vaak goedkoper is dan reizen en bovendien is het milieuvriendelijk. Consumenten gebruiken mobiele technologie zowel in hun werk als privéomgeving. Mobiele apparaten en applicaties zijn het episch centrum die de hedendaagse mobiele lifestyle mogelijk maken. Deze ontwikkeling is een belangrijke driver voor enterprise managed mobility.

Mobiele werkers gebruiken steeds vaker hun eigen apparaten zoals smartphones of smartpads op het werk. Hierdoor is de ict-afdeling niet meer in controle. Sterker nog, de iPhone en vooral de iPad hebben gebruikers wakker geschud dat rijke mobiele applicaties werken en ook op de werkvloer realistisch zijn. Zij verwachten met dezelfde handige mobile tools en apps te kunnen werken die ze privé gewend zijn te gebruiken. Smartpads, zoals de iPad, vervangen in rap tempo kleine netbooks en worden het gezicht van deze blended lifestyle-ervaring. Veel organisaties vragen zich nu af of dit nu een bedreiging of kans is. Zij proberen weer in controle te komen en zoek een balans tussen monitoren en beheren/beveiligen van bedrijfsgegevens zonder aan de privacy van de gebruiker te tornen. Deze fragmentatie speelt zich niet alleen af op lifestyle- maar ook op andere vlakken. Mijn advies: omarm managed mobility en maak het strategisch onderdeel van de bedrijfsvoering, in plaats van opportunistisch of angstvallig negeren.

Keimpe Bleeker, consultant en eigenaar, Ynform

Het bedrijfsproces moet altijd leidend zijn en de vraag moet daarom omgekeerd worden: wanneer een bedrijfsproces vereist dat medewerkers buiten de deur digitaal moeten kunnen werken, vereist dat beleid wat gericht is op de uit te wisselen informatie en de systemen en technieken waarmee dat moet gebeuren. De continuïteit van de bedrijfsvoering moet altijd voorop staan. Mobiel werken is veel meer dan alleen onderweg je e-mail kunnen doen. Ook hier is het bedrijfsproces leidend en niet de beschikbaarheid van middelen. Het apparaat moet passen in de werkomstandigheden van de medewerker en aansluiten op de ict-beheersuitgangspunten. Zaken als toepasbaarheid, communicatiebehoeften en omgevingsomstandigheden schetsen het kader voor de toe te passen apparaten.

De bedrijfsmatige inzet van privéapparaten zou ik beperken tot enkele functionaliteiten. Het koppelen van bedrijfskritische systemen met privéapparaten die buiten de securityaandacht vallen en waarvan de betrouwbaarheid en beschikbaarheid niet beleidsmatig ingepast zijn, kan een groot risico voor het bedrijfsproces betekenen. Wel ontstaat er meer ruimte als in toenemende mate gebruik gemaakt wordt van SaaS en webgebaseerde functionaliteit waarvoor geen cliënt op de mobiele hardware nodig is. Ook dit is weer sterk afhankelijk van het bedrijfsproces en de gekozen ict-oplossingen. Voor het bepalen van het beheermodel spelen veel factoren een rol. Is remote maintenance toe te passen? Al met al is er geen standaard voor aan te geven.

Aart Merkelijn – de Boer, consultant, NNB

Het selecteren van mobiele hardware voor de medewerkers ‘buiten' is geen sinecure. Elke dag komen er nieuwe toestellen bij. Het is belangrijk overzicht te houden door aandacht te besteden aan vijf onderwerpen: functionaliteit, integratie, robuustheid, service en tco. Eerst stellen we in samenwerking met de klant vast welke functionaliteit gewenst is. Datacommunicatie, locatiebepaling en datacollectie (barcode, rfid) worden bekeken en bijpassende toestellen gezocht. Bij veel verschillende functionaliteit is Integratie een vraagstuk. Past alles in één behuizing? Of is het misschien wel aan te bevelen een aparte gsm of printer (met aparte batterij) te gebruiken?

In moeilijke omgevingen buiten zullen hogere eisen gesteld worden aan de duurzaamheid en stevigheid van de toestellen. Moet er valbescherming geboden worden of bescherming tegen stof en water? De verwachtingen omtrent service en support zijn vooral afhankelijk van het werkproces en de rol van de toestellen daarin. Reparaties, indien gewenst, moeten snel worden uitgevoerd en vragen over de softwareontwikkeling of beheer moeten snel en adequaat worden beantwoord. De tco is doorslaggevend voor de keuze voor hardware. Daarbij dienen alle kosten meegenomen te worden, onder andere aanschaf, onderhoud, downtime, vervanging en nieuwe ontwikkeling en uitrol van software (wanneer toestellen niet meer leverbaar zijn). Uit deze vijf gebieden krijg je een totaalplaatje dat een goed onderbouwde keuze voor mobiele hardware mogelijk maakt.

Rob Manders, consultant mobiele toepassingen, Q-ray

Voor het beheer van mobiele apparaten kun je bij meer dan één apparaat niet meer om een goed management pakket heen. Gelukkig zijn er voldoende pakketten op de markt die dit ondersteunen. Minstens zo belangrijk is het dat deze pakketten ook de beveiliging ondersteunen. Zo kan een mobiel apparaat bijvoorbeeld worden dichtgezet voor ander gebruik dan voor die waarvoor deze is bedoeld. Verder kan hij automatisch worden voorzien van de benodigde bedrijfssoftware. Daarnaast kan de data altijd volledig worden versleuteld. Dat is de enige manier waarop de beveiliging nog enigszins op orde kan worden gehouden. Een gebruiker van een mobiel apparaat weet vaak door de verschillende datareplicatiemechanismen niet eens welke gegevens er op zijn apparaat staan.

Een andere uitdaging voor de mobile workforce manager is het plannen van de (tijdige) beschikbaarheid van de apparaten. Daarvoor moeten goede afspraken worden gemaakt met leveranciers of distributeurs. Deze moeten voldoende apparaten op voorraad hebben en deze bij een defect ook snel ter plaatse kunnen vervangen. Ook moet vooruit worden gekeken of de verkrijgbaarheid niet stopt waardoor dan noodgedwongen moet worden overgestapt op een ander type apparaat waarop mogelijk de bestaande bedrijfssoftware niet meer werkt of waarvan de leverancier afdwingt dat de softwaredistributie alleen nog maar via de online winkel van de apparaat- of besturingssoftwareleverancier kan verlopen. Waar vaak ook weer extra kosten aan zijn verbonden.

Charles Hendriks, enterprise architect, Schiphol Group

Qua beleid staat ondersteuning van de bedrijfsprocessen centraal  en niet het invoeren van een leuke gadget. Situationele aspecten als waar doet wie wanneer wat bepalen de randvoorwaarden. Houd rekening met het pareto-principe; voorzie eerst maar eens in 80 procent van de noodzakelijke gevallen.

Begin qua uitrusting met een gecontroleerde omgeving, geef zelf apparaten uit en timmer deze dicht. Benader met privétoestellen portals die alleen een browser behoeven. Vooral integriteit van het toestel moet centraal staan om de juiste werking te kunnen garanderen. Voor taakgericht werken betekent dit een stevig (rugged) dichtgezette (installeren eigen software is niet mogelijk) centraal uitgegeven apparaat van hetzelfde type, hetzelfde model met dezelfde chipset, etc. Stel de beheerder in staat klachten te kunnen bepalen wat er wanneer en waardoor fout ging. De beheerder moet over de mogelijkheid beschikken centraal alle uitgegeven apparaten te kunnen managen.