58 procent van de Nederlandse overheidsinstellingen behandelt elektronisch ontvangen inkoopfacturen op een ouderwetse manier: ze drukken de factuur af en verwerken hem handmatig. Vooral bij uitvoeringsinstanties, ministeries en kleine gemeenten gebeurt dit vaak. Bijna de helft van grote gemeenten verwerkt inkoopfacturen wel volledig papierloos en geautomatiseerd. Dat toont onderzoek van het ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie.
Het onderzoek, dat werd uitgevoerd door het bureau EIM, onderscheidt vier manieren waarop overheden met e-facturen omgaan. (1) De factuur wordt geprint en handmatig verwerkt, (2) de factuur wordt geprint en geautomatiseerd verwerkt, (3) de factuur wordt niet geprint en wel handmatig verwerkt en (4) de factuur wordt niet geprint en wel geautomatiseerd verwerkt.
Minder handmatig
In vergelijking met een eerdere onderzoeksmeting in juni 2008 worden elektronische facturen minder vaak handmatig verwerkt nadat ze zijn geprint. Gebeurde dat toen nog in 71,5 procent van de gevallen, in 2010 dus nog 58 procent. Tegenwoordig komt het vaker voor dat de e-facturen na het printen geautomatiseerd wordt verwerkt.
Slechts 17,6 procent van alle Nederlandse overheidsinstellingen verwerkt de ontvangen e-facturen geautomatiseerd en zonder ze te printen. Bij de ministeries ligt dat percentage op 25. Een ander kwart wordt niet geprint, maar wel handmatig verwerkt. De resterende helft wordt geprint en handmatig verwerkt.
Doelstelling
Uit hetzelfde onderzoek blijkt dat de Nederlandse overheid er niet in is geslaagd om in 2010 10 procent van de inkoopfacturen elektronisch te ontvangen en verwerken. Dat doel stelde het kabinet zich in 2009. Van de bijna 14,4 miljoen facturen, was in 2010 bijna 6 procent elektronisch. De ministeries scoren wel hoog: van de bijna 1,2 miljoen ontvangen facturen was 15,8 procent digitaal aangeleverd. Het zijn vooral lagere overheden, zoals gemeenten, provincies en waterschappen, die weinig facturen elektronisch ontvangen.
Begin januari 2011 meldde het ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie dat alle 78 organisaties van de Rijksoverheid klaar zijn om facturen elektronisch te ontvangen. Het is de bedoeling dat vanaf 2018 ook lagere overheden, zoals provincies, waterschappen en gemeenten, elektronische facturen kunnen ontvangen en verwerken.
Printen en handmatig verwerken?
|
Overheidstype |
1 |
2 |
3 |
4 |
|
Gemeente < 20.000 |
71,1 |
16,8 |
2,7 |
9,4 |
|
Gemeente 20.000-100.000 |
41,9 |
34,3 |
0,0 |
23,8 |
|
Gemeente > 100.000 |
23,8 |
23,8 |
4,8 |
47,6 |
|
Provincie |
11,1 |
66,7 |
11,1 |
11,1 |
|
Waterschap |
17,4 |
60,9 |
0,0 |
21,7 |
|
Ministerie |
50,0 |
0,0 |
25,0 |
25,0 |
|
Overige uitvoeringsorganisaties |
68,8 |
13,0 |
2,6 |
15,6 |
|
Totaal |
58,0 |
22,3 |
2,2 |
17,6 |
1: factuur wordt geprint en handmatig verwerkt
2: factuur wordt geprint en geautomatiseerd verwerkt
3: factuur wordt niet geprint en wel handmatig verwerkt
4: factuur wordt niet geprint en wel geautomatiseerd verwerkt
Bron: Eenmeting (Elektronische) Facturen Business-to-Government (B2G) (EIM december 2010)
Ik vind dat er vooral gekeken moet worden naar het aspect dat de overheid bijna de helft van de facturen WEL automatisch verwerkt. Niets is minder menselijk dan aan een oud proces vast te houden. Daarom vind Ik de titel aanstootgevend en niet passen in het proces dat gaande is.
Dat er ruimte is voor verbetering geloof ik wel, maar wat vooral interessant is, is het feit dat de overheid een goed voorbeeld geeft inzake het verwerken van digitale facturen. Dit biedt het bedrijfsleven, en de automatisering in het bijzonder, ruime kansen om komende jaren hard te werken aan goede software en hardware om facturatie eenvoudiger en efficinter te maken. Ook zal een snellere betaling in het vat zitten. Dit zijn louter positieve berichten.
Pas als het bedrijfsleven – en de particulier zelf – bijna alles digitaal doen, dan zou de titel passend zijn, maar voorlopig wordt de meerderheid van de facturen geprint.