De provincie Friesland gaat subsidieaanvragen en de archivering van bijbehorende stukken automatiseren met een document- en dossiermanagementsysteem op basis van Microsoft Sharepoint. Het gaat om het product 360 van de Zweedse leverancier Sofware Innovation. Het pakket is door Microsoft-dienstverlener Wortell uit Lijnden in het Nederlands vertaald en aangepast aan de in Nederland geldende wet- en regelgeving van de Archiefwet. De subsidie-aanvragen werden voorheen handmatig verwerkt.
Voor de provincie Friesland is dit het eerste project volgens de methode zaakgericht werken. Bij die werkwijze worden alle officiële documenten die bij een subsidiezaak horen, zoals inkomende en uitgaande brieven, besluiten, controlelijsten en mailwisseling in één digitaal dossier opgeslagen.
360 (360 graden) is gebaseerd op Microsoft Sharepoint en maakt het mogelijk de complete informatiehuishouding van een organisatie te digitaliseren.
De provincie werkt aan de implementatie van een servicegeoriënteerde architectuur om aan te kunnen sluiten op de Nederlandse Overheid Referentie Architectuur (Nora). De provincie heeft de ambitie om steeds meer te gaan samenwerken met andere instanties. Daarnaast wil de provincie bezuinigen door zo efficiënt mogelijk te werken en hebben de Friezen tot doel gesteld om zoveel mogelijk zonder papier te werken.
Vijfduizend subsidie-aanvragen
Het contract heeft een looptijd van drie jaar. Het zaaksysteem wordt gebruikt door zeventig medewerkers van de afdeling subsidies. Jaarlijks worden vijfduizend subsidie-aanvragen gedaan. In totaal werken ongeveer duizend mensen bij de provincie.
Sharepoint: het Microsoft-equivalent van /dev/null. Alles wat je erin stopt vind je gegarandeerd nooit meer terug!
Ik draai thuis al een hele tijd tests met Sharepoint Server en Sharepoint Foundation en ben nog nooit iets kwijt geraakt.