Het college van Gedeputeerde Staten van de provincie Limburg pakt op twee fronten de falende informatievoorziening aan. Een plan van aanpak voor een strategisch informatiebeleid en een projectplan om ict-knelpunten op te lossen moeten voorkomen dat er weer projecten zoals het vernieuwingstraject Aristoteles mislopen. Dat kostte de provincie een paar miljoen euro.
Het dagelijks bestuur van de provincie Limburg reageert in een brief aan de provinciecommissie op het recente onderzoek van adviesbureau Necker van Naem. Volgens Gedeputeerde Staten komen de conclusies en bevindingen van het rapport overeen met die van eerdere onderzoeken. Het college ziet dan ook geen aanleiding om de aanpak van de ict-problematiek aan te passen.
Deze aanpak blijkt uit twee onderdelen te bestaan. Het eerste spoor is gericht op het opstellen van een strategisch informatieplan (een samenhangende automatiseringsvisie en een daarop steunend informatiebeleid). Beginnend met een nulmeting moet de uitrol hiervan eind 2011 zijn afgerond.
Sporenbeleid
Het tweede spoor is het oplossen van knelpunten in de, zoals Gedeputeerde Staten het noemt, de procesautomatisering middels een projectplan. Deze maand wordt een nieuwe oplossingsvariant voor Aristoteles gekozen. De relatie met de oorspronkelijke leverancier TAF (The Agile Factory) verliep moeizaam. Het bedrijf wilde zich in een eerder stadium terugtrekken en ging uiteindelijk in 2010 failliet. Necker van Naem constateert in het rapport dat er een risicovolle situatie was ontstaan, gezien de afhankelijkheid van deze leverancier/ontwikkelaar en de wijzigingen die aan de programmatuur nodig zijn om Aristoteles naar tevredenheid te kunnen gebruiken.
Gedeputeerde Staten merkt in de brief verder op dat er al maatregelen zijn getroffen om de postroutering en archivering op de rails te krijgen. Ook meldt het college dat in het kader van het brede organisatieontwikkelingsplan 'Toekomstvast Limburg' het omgaan met grote projecten een structureel aandacht krijgt.
Bankroet
Het project Aristoteles is gestart in 2005 en voorziet in digitalisering van documenten en een verdere automatisering van werkprocessen, in het bijzonder de subsidieverlenings-, besluitvormings-, personeelsinformatie- en facilitaire processen. In 2006 werd een raamcontract afgesloten met leverancier TAF (voorheen Condor). Volgens Dagblad de Limburger bleek in 2009 dat 170.000 documenten verkeerd waren gearchiveerd en dat het systeem niet aan de wettelijke eisen voldoet. Voor het project is zo'n zes miljoen euro uitgetrokken; de schadepost zou al opgelopen zijn tot zo'n 2,5 miljoen euro.
Maar liefst vier onderzoeken heeft de provincie Limburg laten uitvoeren over het mislukken van het ict-vernieuwingstraject Aristoteles. Drie ervan (twee audits van Berenschot over de informatievoorziening en een onderzoek van Integis over het omgaan met kritiek in het project) zijn in opdracht van Gedeputeerde Staten uitgevoerd. De Provinciale Staten hebben het rapport van Necker van Naem uitgezet.
Oorzaken echec
Necker van Naem somt in het rapport 'Onderzoek informatievoorziening Aristoteles' acht oorzaken op voor het mislukken van Aristoteles en de geconstateerde eenzijdige informatievoorziening vanuit de ambtelijke organisatie:
1: Geen specifieke stuurgroep voor project procesautomatisering:
2: Project procesautomatisering als iteratief ingestoken;
3: Ict-insteek met onvoldoende aandacht voor gebruiksvriendelijkheid;
4: Integraal management bevordert eenzijdigheid informatie;
5: Weinig formele uiting aan kritiek vanuit organisatie;
6: Betrokkenheid vanuit directie en afdelingshoofden onvoldoende of onduidelijk;
7: Beperkte rol vanuit business control;
8: Moeizame relatie met leverancier.
Ieder Project, wat ‘een’ Project ook moge wezen, het bestaat uit een aantal activiteiten met een onderlinge logic tov elkaar, een geschatte of berekende doorlooptijd per activiteit, één of meerdere begrensde resource(s) in aantal en per tijdseenheid; en een structuur om te kunnen selecteren en te sorteren;
Indien men per Project het volgende zou kan opstellen:
– definiëren van activiteiten
– bepalen van doorlooptijd, geschat of berekend
– als resource(s) wie de activiteiten uitvoert
dan is het mogelijk om, per Project, periodiek een perfect verloop van uitvoering te laten geworden aan het Management. Meer, periodiek bekomt men rapporten met activiteiten die moeten of kunnen starten en/of afgewerkt worden, een periodiek zeer gedetailleerd en verantwoordt relaas.
Betreffende structurering, alle gegevens kunnen, zoals gewenst, worden geselecteerd en gesorteerd.
Het systeem biedt diverse troeven. Niet alleen de ‘haperingen per resource’ kunnen worden vastgesteld ook een ketting van eventuele achterlopende activiteiten tov targets wordt periodiek weergegeven.