Sinds 12 april 2011 is het elektronisch patiëntendossier volledig beschikbaar in het Groene Hart Ziekenhuis (GHZ). Iedere medisch specialist en verpleegkundige heeft de beschikking over Norma, het EPD-systeem van leverancier MI Consultancy. Het GHZ heeft drie jaar aan de implementatie gewerkt en is zeer tevreden over de toegenomen kwaliteit en beschikbaarheid van de registratie.
De invoering van Norma in het GHZ verliep stapsgewijs. Uiteindelijk ging gemiddeld iedere twee maanden een vakgroep ‘digitaal’. De verpleging zou aanvankelijk parallel meelopen met de vakgroepen, maar nam een voorsprong op de artsen. Zij waren reeds in de herfst van 2010 geheel over op Norma, omdat de inrol voorspoediger verliep dan was voorzien.
Dossier aangepast
Voor 22 vakgroepen, de verpleging en de kinderverpleging zijn digitale formulieren ontwikkeld. Dit heeft het ziekenhuis zelf in nauw overleg met de vakgroepen en eindgebruikers gerealiseerd. Er werd gefaseerd ingerold: eerst poliklinisch met voor een zeer korte periode enigszins uitgedunde spreekuren. Daarna volgde de kliniek. Als het nodig was, werd na iedere inrol binnen een maand het dossier aangepast met ervaringen uit de praktijk. Volgens Michiel Veen, consultant bij MI Consultancy, is het succes vooral te danken aan heldere projectdoelstellingen en goed verwachtingsmanagement. 'Het GHZ heeft bewust gekozen om eerst alles dat op papier gaat digitaal aan te bieden via Norma.'
Pieter Hooftman, projectleider EPD, viel maar zelden te verleiden tot zaken als verregaande integratie met andere systemen, beslissingsondersteuning en meer geavanceerde workflow-management. 'Die waren voor later.' Hoewel deze functionaliteit met Norma te realiseren is, leidt juist het aanbieden van alleen het noodzakelijke tot een geslaagd project. 'Door de grote snelheid was er gemiddeld iedere acht weken weer een succes. Daarnaast hadden de artsen en verpleegkundigen veel inspraak. De acceptatie was daarom groot. Het GHZ bewijst dat deze aanpak de sleutel tot succes is.' Nu alles is ingerold, heeft iedereen eenzelfde uitgangspositie om mee te denken over extra toegevoegde waarde van een EPD, zoals verregaande beslissings- en werkprocesondersteuning.
Goede beveiliging en beschikbaarheid
De beveiliging en beschikbaarheid van het EPD heeft veel aandacht gekregen. Iedere zorgverlener in het GHZ krijgt alleen toegang waarvoor hij is geautoriseerd, op basis van een door de Raad van Bestuur vastgestelde autorisatiematrix. Bovendien kan hij, indien toegestaan, vanuit huis het EPD beveiligd raadplegen.
Verder zijn praktische maatregelen getroffen om in geval van een grote calamiteit zo snel mogelijk een EPD-kopie aan te bieden via laptops, opdat de patiëntenzorg geen gevaar loopt. Bij bijvoorbeeld stroomuitval blijven de patiëntgegevens altijd inzichtelijk, zolang de extra krachtige laptopbatterijen het uithouden.
Alternatief voor ZIS-EPD
Norma is een EPD-systeem dat werkt met ieder Ziekenhuis Informatiesysteem (ZIS). Het is een alternatief voor de EPD's van ZIS-leveranciers en biedt als meerwaarde multidisciplinaire registratie, waardoor data niet beperkt blijft tot het eigen specialisme. De ziekenhuizen passen zelf de dossiers zonder te programmeren aan aan de werkprocessen in het ziekenhuis. Omdat de leverancier nauwelijks nodig is, zijn de projectkosten aanzienlijk te beperken. Ook kunnen dossiers die ontworpen zijn door andere ziekenhuizen toegevoegd worden, waardoor gebruik gemaakt kan worden van reeds opgedane expertise elders.
De projectgroep EPD van het GHZ is inmiddels opgeheven: de opdracht is voltooid, het Norma-EPD is volledig uitgerold. Er is nu een beheersorganisatie ingericht, waarbinnen de zorgverleners periodiek hun EPD-wensen kunnen uiten en laten bijwerken.
