‘Nieuwe Werken’ frustreert functioneel beheer

Invoering van 'Het Nieuwe Werken' vraagt specifieke aandacht voor de rol van de functioneel beheerder. Zonder voldoende focus op de transitie van de processen, procedures en communicatie rondom functioneel beheer zal het gat tussen business en ict verbreden en het rendement van functioneel beheer drastisch afnemen.

Geen vast kantoor, geen vaste werkplekken, geen vaste werktijden en overal en altijd gebruik kunnen maken van de (ict-)middelen die het dagelijks werk mogelijk maken. Oftwel: Het Nieuwe Werken. Voor veel mensen en organisaties een prima uitkomst. Men is efficiënter, productiever en met meer motivatie aan het werk. Het vraagt wel iets van de organisatie en de mensen. Managers moeten een omslag maken van aanwezigheids-aansturing naar resultaat-aansturing; de ict-afdelingen zien hun afdelingen steeds meer centraliseren en hun systemen 'verclouden'. Ook zal er meer druk komen te liggen op ondersteuning doordat men vaker 's avonds en 's weekends werkt. En de functioneel beheerders? Dat is een verhaal apart….

Functioneel beheerders zijn actief op het snijvlak van ict en de business. Men kruipt dicht aan tegen de eindgebruiker om te weten wat er speelt en welke wensen en eisen er omgezet moeten worden in wijzigingen, nieuwe functionaliteiten en nieuwe systemen. Daarnaast is de communicatie met en de sturing van de ict-afdeling en -leveranciers een belangrijk onderdeel van de primaire taken van een functioneel beheerder. Beide aspecten zijn van groot belang voor het goed functioneren en renderen van de afdeling functioneel beheer. Zie hier het dilemma van de functioneel beheerder met betrekking tot Het Nieuwe Werken. De gebruikers verspreiden zich door het land en de ict verzamelt zich steeds meer op één plaats. Hoe de communicatie tussen business, ict en functioneel beheer in deze nieuwe situatie op voldoende niveau te brengen en te houden?

Een kant en klare oplossing is niet te geven. Veel is namelijk afhankelijk van de mensen en samenhang binnen de organisatie. In sommige bedrijven zijn de lijntjes tussen gebruikers, ict'ers en functioneel beheerders van nature dusdanig kort dat men geen moeite heeft de benodigde contacten te onderhouden, ook al zit men op afstand. Management, let op! Wees zuinig op een dergelijke cultuur en borg deze, het is te waardevol om te laten afglijden.

In andere organisaties zal dit niet zo gemakkelijk zijn. Eindgebruikers en Iict'rs die het motto 'uit het zicht is uit het hart' hanteren zullen veel minder contact zoeken met de functioneel beheerders. Dit zullen ze alleen doen als er echt noodzaak is. Functioneel beheer kan dan alleen nog maar reactief acteren en zal het contact met de belangrijkste stakeholders verliezen. Daarmee zal het rendement van functioneel beheer drastisch dalen.

Indien men echt gaat voor 'Het Nieuwe Werken' ligt dus ook een schone taak voor het management om samen met de functioneel beheerders te zoeken naar manieren om de binding met ict en eindgebruikers te organiseren en te borgen. Ik ben zelf een aantal zaken in de praktijk tegengekomen die goed bleken te werken. Stuur een functioneel beheerder twee keer per jaar op stage en laat hem een weekje meelopen met een eindgebruiker of ict'er. Organiseer informele bijeenkomsten (eventueel onder regie van een externe partij) waarbij vanuit alle drie de gezichtspunten wordt gesproken over nieuwe ontwikkelingen op de respectievelijke vakgebieden. Je staat er versteld van wat dergelijke initiatieven kunnen opleveren. Ze zorgen niet alleen voor kennisuitwisseling maar ook voor het broodnodige onderlinge begrip en het verlagen van de contactdrempel.

Kortom, het succes van functioneel beheer bij 'Het Nieuwe Werken' valt of staat met de juiste (ver)binding tussen de eindgebruiker, ict'er en functioneel beheerder. Geef dit aspect voldoende aandacht en neem het mee in de projectplannen. Het zou zonde zijn om na de invoering te moeten concluderen dat de organisatie wel 'Nieuw Werkt' maar het gat tussen business en ict oude vormen aanneemt.