Allerlei sociale en demografische factoren zorgen ervoor dat werkgevers nu en in de nabije toekomst steeds moeilijker aan goed personeel kunnen komen, dat geldt voor bijna elke branche. Deze verwachte schaarste op de arbeidsmarkt dwingt bedrijven om goed na te denken over hun toekomstige behoefte aan personeel.
Om dit probleem het hoofd te kunnen bieden, is een goede, vooruitziende blik nodig. Maar laten we eerlijk zijn: nog weinig bedrijven denken op deze manier na over hun toekomstige personeelsbehoefte. De huidige economische situatie is alles behalve stabiel, waardoor managers al blij zijn als ze weten hoe het eind van het komende kwartaal eruit ziet – laat staan waar het bedrijf over drie tot vijf jaar staat. Ook is het vaak lastig of vrijwel onmogelijk om de totale behoefte op de middellange en lange termijn centraal in kaart te brengen.
Toch is dat geen excuus om niet na te denken over de toekomstige behoefte aan personeel en met name over wat ze moeten kennen en kunnen. Via strategische personeelsplanning ontstaat er een duidelijk overzicht van de personeelsbehoefte van een organisatie voor de komende jaren en natuurlijk in hoeverre de benodigde competenties nu al aanwezig zijn in combinatie met de verwachte ontwikkeling van het personeelsbestand (instroom, doorstroom, uitstroom, opleidingen etc). Zo zal een bedrijf dat grote infra-structuur- of bouwprojecten uitvoert, gebaat zijn bij inzicht in de verwachte capaciteit op lange of middellange termijn. Ze zullen er zeker van moeten zijn dat er voldoende geschikte capaciteit is om projecten te kunnen binnenhalen en binnen afspraken en kosten uit te voeren. Wanneer inzichtelijk wordt welke competenties er voor bepaalde ontwikkelingen binnen de markt of binnen het bedrijf nodig zijn, kunnen mensen bijvoorbeeld bijgeschoold worden en kunnen eventuele knelpunten aangepakt worden.
Software kan helpen om dit inzicht te verkrijgen. Een systeem voor strategische personeelsplanning kan, mede op basis van historische gegevens, helpen om de toekomstige behoefte aan competenties/kwalificaties helder in kaart te brengen. Dit kan op bedrijfsniveau, maar ook op divisie- of afdelingsniveau en natuurlijk ook uitgezet in de geografie en de tijd. Behalve de behoefte (vraag) aan competenties, wordt ook het aanbod aan competenties voorspeld. Door vraag en aanbod inzichtelijk te maken, zijn organisaties in staat om al in een vroeg stadium de knelpunten helder te benoemen en kunnen tijdig corrigerende acties worden genomen. Deze acties kunnen divers zijn, zoals het aantrekken (of eventueel afvloeien) van personeel, bijscholing, verplaatsen van werk, zorgen voor meer vraag door het binnenhalen van opdrachten etc. Aangezien zulke beslissingen een grote impact hebben op de organisatie en veel tijd en voorbereiding kosten, is het des te belangrijker is om dit tijdig in kaart te kunnen brengen. Software voor capaciteitsmanagement kan hierbij een belangrijke rol spelen.
Met een tekort van 300.000 tot 500.000 werknemers in 2015, de instroom van de generatie Y en een fenomeen als het nieuwe werken, zouden HR, management en directie meer aandacht moeten hebben voor (oplossingen voor) strategische personeelsplanning. Uit diverse onderzoeken blijkt dat dit nu nog niet of in ieder geval in onvoldoende mate het geval is en daarmee sluiten veel directies hun ogen voor de toekomst.
Strategische Personeelsplanning is in vrij korte tijd een van de belangrijkste HRM thema’s geworden. In de HRM vakbladen worden met regelmaat artikelen over dit onderwerp gepubliceerd. Een gelijknamige Linkedin group die ik eind vorig jaar over SPP heb opgericht heeft inmiddels ruim 200 (vak)leden.
Voor HRM dus geen ondergeschoven kindje!
Strategische Personeelsplanning gaat met name over evidence based personeelsbeleid.
Hiervoor is nodig:
1. Informatie over het huidige personeelsbestand en in hoeverre dit aansluit op de huidige vraag naar personeel.
2. Informatie over de toekomstige vraag naar personeel uit b.v. een scenario studie.
3. Informatie over het toekomstig geprognosticeerde aanbod aan personeel.
Het gaat dan niet alleen over aantallen maar ook over o.a. kwaliteiten en kosten.
Naast bestaande personeelsinformatiesystemen en personeelsmanagementinformatiesystemen kan ICT slechts een beperkte bijdrage leveren aan strategische Personeelsplanning. In de praktijk kom ik over het algemeen eenvoudige Excel toepassingen tegen.
Het prognosticeren van de toekomstige bezetting kan je complex maken en automatiseren door z.g.n. Markov modellen toe te passen. Hiervoor is dan wel goede historische informatie voor nodig over in- door- en uitstroom van personeel. De praktijk is dat deze historische info door b.v. reorganisaties, fusies en introducties van nieuwe functiehuizen vaak niet in de juiste kwaliteit voorhanden is.
Waarschijnlijk is om bovenstaande reden strategische personeelsplanning binnen het ICT vakgebied een ondergeschoven kindje.
Hans van Dijk – Projectleider Strategische Personeelsplanning