De gemeenten Emmen, Borger-Odoorn en Coevorden hebben gekozen voor een speciaal voor de lokale overheden ontwikkeld datacentrumconcept van Oracle. Dat is gebaseerd op een gezamenlijke poel met licenties waarin bestaande contracten worden opgenomen. Door dit gemeenschappelijk licentiebeleid verwachten de drie Drentse gemeenten de komende vijf jaar ongeveer 500.000 euro minder meerkosten te hebben dan ten opzichte van de oude licentie-aanpak.
Sinds een jaar of vier werken Emmen, Borger-Odoorn en Coevorden samen op ict-gebied volgens het gastheermodel. Daarbij fungeert Emmen als 'gastheer' en de andere twee gemeenten als 'gasten' die gebruikmaken van de bij Emmen beschikbare kennis en vaardigheden. Ook kopen de drie gemeenten gezamenlijk hardware en software in. Een gastheermodel is geen 'shared service center' omdat de bestaande ict-afdelingen intact blijven en niet in een aparte organisatie worden ondergebracht.
Emmen, Borger-Odoorn en Coevorden hebben voor de inrichting van een nieuw datacenter gekozen voor het gemeenteconcept van Oracle. Dat gaat uit van een gezamenlijk licentiebeleid, waarbij gemeenten gebruik kunnen maken van de laatste technologie van de Oracle-oplossingen. Binnen het nieuwe contract worden de drie gemeenten als één klant gezien, met een gemeenschappelijke poel met licenties waarin de bestaande contracten opgenomen zijn. De gemeenten besparen hierdoor op licentiekosten.
5 ton besparing
Een woordvoerster van de gemeente Emmen vertelt dat het bepalen van de directe financiële voordelen van de keuze voor het Oracle-concept niet eenvoudig is. Zij stelt dat de kostenverlaging naast de kosten voor licenties bepaald wordt door andere zaken die een gevolg zijn van het gebruik van nieuwe technologie. Daaronder vallen aspecten als een efficiënter beheer, een grotere betrouwbaarheid, het verbeteren van de beschikbaarheid en een verbetering van de dienstverlening. 'Als we puur naar de kosten van de licenties kijken, dan is berekend dat de gemeenten de komende vijf jaar ongeveer 500.000 euro minder meerkosten hebben dan ten opzichte van de oude licentie-aanpak.'
Het Oracle-model moet zich nog wel in de praktijk bewijzen. De gemeente Emmen is inmiddels samen met Oracle een proefproject gestart om te bepalen hoe elk van de drie deelnemende gemeenten het best kan profiteren van de samenwerking.
Delen
Het delen van een datacentrum heeft voor de drie gemeenten ook het voordeel dat er één centrale omgeving is die 24 uur per dag, zeven dagen in de week wordt bewaakt. Hierdoor kunnen de serviceniveaus worden verbeterd en krijgen de gemeenten de beschikking over geavanceerdere technologie die hen in staat stelt effectiever diensten te verlenen. Backoffice-applicaties die de drie gemeenten op de gezamenlijke Oracle-database hebben draaien zijn onder andere het personeelsinformatiesysteem Beaufort van Raet, documentmanagementsoftware Corsa van BCT en het financiële pakket Key2Financiën van Centric.
