Circle Software brengt Verseon naar Groningen

De provincie Groningen heeft gekozen voor het Verseon Zaaksysteem van Circle Software. De softwareleverancier gaat het huidige zaaksysteem van Filenet vervangen door de eigen software. Het contract heeft een looptijd van tien jaar en kan na drie jaar jaarlijks door de provincie worden opgezegd. Circle Software moet het zaaksysteem bij de provincie Groningen in augustus 2012 opleveren.

De live-gang van het Verseon-zaaksysteem staat gepland voor de herfst van 2012. Dan stappen de eerste twee afdelingen over. De rest van de afdelingen sluiten in 2013 geleidelijk aan. Het bestaande Filenet-systeem wordt uitgefaseerd en gemigreerd naar Verseon. Het uiteindelijke doel is een nieuwe manier van werken; informatie delen, samenwerken, volledig digitaal en zaakgericht.

Volledig digitaal

De provincie heeft ervoor gekozen om haar informatiehuishouding op orde brengen door organisatiebreed het concept zaakgericht werken in te voeren. Met het veranderproject ‘Ter Zake!' werkt de provincie toe naar een organisatie die volledig digitaal werkt, waarbij ze alle relevante (zaak)informatie centraal digitaal opslaat, beheert en aanbiedt.

Met digitaal zaakgericht samenwerken stapt de provincie af van het volledig digitaliseren van processen, omdat dit te complex is gebleken. Tot dusver heeft Groningen de bestaande processen en details in een workflowsysteem proberen uit te werken. Dit kost volgens de provincie veel energie, tijd en geld en leidt veelal tot een oplossing die niet als erg gebruikersvriendelijk wordt ervaren door de eindgebruiker. Met het Verseon-zaaksysteem is de provincie in staat om processen op hoofdlijnen, en dus sneller, te digitaliseren. Tevens wordt volgens Groningen voorkomen dat eindgebruikers, met name de professionals, zich in een keurslijf geduwd voelen.

Proof of concept

Voor het leveren van het zaaksysteem schreven in beginsel acht deelnemers in. Na een voorselectie werden drie van hen uitgenodigd om het selectietraject af te ronden met een uitgebreid proof of concept. Hiervoor moesten Circle Software en twee concurrenten een aantal cases uitwerken en beschikbaar stellen aan de provincie. Op die manier kreeg de provincie beter inzicht in de gebruikersvriendelijkheid voor de eindgebruiker en de beheerder.