Gemeente Naarden kiest voor het webbased zaaksysteem Liber van ecm-leverancier BCT om zijn dienstverlening naar burgers en bedrijven te optimaliseren. Daarbij worden alle componenten van Liber ingezet, te weten Berichtencentrale, Zaakafhandeling, Zakenmagazijn en KlantContactSysteem. Naarden hoopt met Liber de klaar te zijn voor de toekomst, waarin digitale dienstverlening steeds belangrijker wordt.
Gemeente Naarden gebruikt al sinds 1998 het document management systeem Corsa van BCT. Door een voorgenomen fusie met gemeenten Bussum, Muiden en Weesp werd de keuze voor een zaaksysteem uitgesteld. 'Toen de fusie niet door bleek te gaan, hebben we besloten door te pakken met de overgang naar het zaakgericht werken', zegt beleidsmedewerker informatisering Hyang Schöndorff. 'Daarbij hebben we gezocht naar een kant-en-klare oplossing die goed aansloot op Corsa.'
Functionaliteiten en interface
De gemeente had bij de introductie van Liber al eens een demonstratie gezien, maar volgens Schöndorff was de software toen nog volop in ontwikkeling. 'Onlangs kregen we echter een nieuwe presentatie van BCT en we waren echt onder de indruk van de functionaliteiten en de eenvoudige interface. Samen met onze goede ervaringen met BCT als leverancier gaf dat de doorslag voor onze keuze voor Liber.'
De gemeente koos in eerste instantie voor de oplossingen Zaakafhandeling, Zakenmagazijn en Berichtencentrale. Dit zijn volgens Schöndorff de essentiële onderdelen van een zaaksysteem. Hiermee kan gemeente Naarden eenvoudig inspelen op integratievraagstukken zoals e-overheidsbouwstenen en open standaarden als StUF-ZKN 310, StUF-BG en StUF-EF. De zaakafhandeling zal worden gerealiseerd volgens de Gemma-processen.
Werkprocessen optimaliseren
De keuze voor het Liber KCS lag minder voor de hand. Schöndorff: 'Een KCS is meer een op zichzelf staand product, maar we vonden het uiteindelijk van toegevoegde waarde voor de ondersteuning van ons klantcontactcentrum. We zijn al bezig de frontoffice opnieuw in te richten, dus de implementatie van het KCS zal daarbij helpen de werkprocessen te optimaliseren.'
De komende weken wordt de planning rondom de implementatie samen met BCT verder uitgewerkt. Voor Schöndorff is een gedegen voorbereiding essentieel. 'We zullen eerst onze werkprocessen onder de loep moeten nemen en waar nodig herdefiniëren. Als de basis goed is, volgt de techniek vanzelf. Bovendien vinden we het erg belangrijk om onze medewerkers goed voor te lichten, want het is toch een nieuwe manier van werken. Een zaaksysteem kan technisch gezien perfect in elkaar steken, maar als gebruikers er niet goed mee overweg kunnen, is de kans groot dat het project mislukt. Vandaar dat we de gebruiksvriendelijkheid ook zo belangrijk vinden.'
Kwaliteitsimpuls
Schöndorff heeft hoge verwachtingen van Liber. 'Ik denk dat we dankzij Liber straks efficiënter kunnen werken. We hebben meer inzicht in processen en kunnen, zeker door het gebruik van zaakdossiers, medewerkers en zaken beter aansturen. Als kleine gemeente komt het nogal eens voor dat bepaalde statusinformatie over bijvoorbeeld een vergunning bij één persoon ligt. Die informatie is straks eenvoudig in het webbased systeem terug te vinden. We kunnen dus burgers en bedrijven sneller van de juiste informatie voorzien. De nieuwe manier van werken met Liber zal een echte kwaliteitsimpuls geven aan de organisatie.'
